12 خطوات بسيطة للتخطيط للاجتماعات الفعالة

إذا كنت مثل معظم الناس الذين أعرفهم، فإن فكر قضاء يوم في اجتماعات متتالية يجلب مشاعر الرهبة. قد تكون الاجتماعات مملة، وغالبا ما تكون غير ضرورية، وبالتأكيد يستغرق وقتا بعيدا عن غيرها من الأعمال. ولكن الاجتماعات يمكن أن تكون فعالة جدا ومثمرة إذا ما خطط لها الحق.

12 خطوات بسيطة لتخطيط الاجتماعات الفعالة

هل تحتاج حقا إلى اجتماع؟

أولا، تقرر ما إذا كان التخطيط لاجتماع ضروري حقا.

في كثير من الأحيان، نفكر في اجتماع رسمي كأفضل طريقة لتبادل المعلومات أو مناقشة الموضوع. ولكن إذا كان يمكن تسليم الأخبار الخاصة بك عن طريق البريد الإلكتروني أو مؤتمر عبر الهاتف، أو فقط عن طريق حشد عدد قليل من الناس في مكتبك لمدة 15 دقيقة، ثم تخطي الاجتماع الرسمي.

فقط دعوة الناس الذين يحتاجون حقا إلى هناك

من أي وقت مضى دعيت إلى اجتماع وتساءل - في منتصف الطريق - لماذا كنت هناك؟ لا تضيعوا وقت الناس من خلال دعوتهم إلى اجتماع أنهم لا يحتاجون للحضور. ولن يكون ذلك اجتماعا فعالا. هل يحتاج شخص ما من المحاسبة إلى حضور الاجتماع للإجابة على أسئلة الميزانية؟ ثم دعوة فرد واحد من المحاسبة الذي هو مناسبة لتلك المهمة.

إذا كان هناك حاجة إلى إبلاغ زميل أو مشرف بما تم مناقشته في اجتماع ما، فلا يلزمك دعوتهم إلى الاجتماع الفعلي. ببساطة إعداد ملخص الاجتماع وإرسالها لهم بعد ذلك. وسوف نقدر الوقت المنقذ ولديك ضمان أن - لأنك وضعت المعلومات في الكتابة - أنهم على علم تام للمناقشات.

إرسال الاجتماع تذكير

الحياة مشغول والتقويمات بسرعة تصبح حجز مع الأنشطة المجدولة. أرسل تذکیر اجتماع المتابعة قبل یومین من الاجتماع. وهذا سيؤكد أولئك الذين أجابوا أنهم سيحضرون ويتيح لك أيضا معرفة في وقت مبكر إذا تغيرت الجداول الزمنية والمشاركين الرئيسيين لا يمكن أن تجعل من وقت الاجتماع المقرر.

لديك جدول أعمال

لتخطيط الاجتماعات الفعالة، يجب عليك أولا التخطيط لما سيتم مناقشته. ما هو الهدف من الاجتماع؟ ما الذي تسعى لتحقيقه؟

وضع جدول أعمال الاجتماع في وقت مبكر وتوزيعه على الحضور. حدد وقت البدء وقم بتضمين قائمة قصيرة بالمواضيع التي سيتم تناولها. لا تنزلق اجتماعك الخاص بجدول أعمال طويل ومفصل بشكل مفرط. حدد بالاسم أي أفراد سيكونون مسؤولين عن الإبلاغ عن منطقة معينة.

كن واضحا حول التوقعات

عندما ترسل إخطارا للاجتماع أولا، كن واضحا حول الغرض منه وتوقعاتك. هل ينبغي أن يدور الاجتماع حول العرض والحضور يجب أن تكون على استعداد لتدوين الملاحظات؟ أو هل هذه جلسة لتبادل الأفكار حيث يتوقع من الحضور أن تظهر مع الأفكار والاقتراحات؟

في بعض الثقافات المؤسسية، يتم جمع الموظفين للاستماع فقط ومن ثم العودة إلى مساحات العمل الخاصة بهم. وفي شركات أخرى، يشارك الموظفون بحرية. وفي أماكن العمل التعاونية الحالية، لا يكون التفاعل وتبادل الأفكار موضع ترحيب في الاجتماعات فحسب؛ غالبا ما يكون الغرض من الاجتماع نفسه.

ابدأ في الوقت

إذا كنت الشخص الذي عادة ما يظهر للاجتماعات في الوقت المحدد، ثم كنت أفهم كيف محبط هو عندما الاجتماع الفعلي لا تحصل على الذهاب لمدة 15 دقيقة كما الناس هزيلة في الغرفة.

ما يحدث حتما هو المضي قدما، يعلم الجميع أن هذه الاجتماعات لا تبدأ أبدا في الوقت المحدد الجميع يبدأ في الظهور في وقت متأخر.

تتولى مسؤولية الاجتماع. ابدأ فورا في وقت البدء المحدد. اغلاق الباب والبدء. هؤلاء المتسلقون سوف تحصل بسرعة على رسالة أنهم يصلون في وقت متأخر، وأنها يجب أن تجعل فقط هذا الخطأ مرة واحدة.

يبقيه قصيرة وبسيطة

معظم الاجتماعات المقررة لمدة ساعة عندما - في كثير من الحالات - 30 دقيقة أو حتى 45 دقيقة سوف تكفي. عندما يتم تخصيص الكثير من الوقت، والنتيجة المعتادة هي أن الوقت يضيع. يستمر الناس بعد انتهاء الاجتماع أو يقضون وقتا طويلا على بند معين من بنود جدول الأعمال. إبقاء الاجتماعات قصيرة وإلى هذه النقطة.

البقاء على موضوع

جدول الأعمال وحده لن تدير اجتماعك بكفاءة. التمسك بجدول الأعمال والحفاظ على المناقشات من تجول قبالة على الظلال.

عنوان أي أسئلة خارج الموضوع، مشيرا إلى أنه موضوع لاجتماع آخر، فإنه سيتم التعامل مع القطاع الخاص، أو ما شابه ذلك. لا أحد يحب اجتماع هارب حيث أخذ الغرض من الاجتماع المقعد الخلفي إلى محادثة أخرى.

خذ اجتماعات أصغر خارج قاعة المؤتمرات

يجلس في نفس قاعة المؤتمرات المألوفة التي تم جمعها حول نفس الطاولة المألوفة هي فقط - مألوفة. لتشجيع الموظفين على التفاعل والتفكير بشكل خلاق، وإجراء مناقشات حية، والنظر في اتخاذ الاجتماع خارج قاعة المؤتمرات القياسية.

فكر في الاجتماع على طاولة خارج إذا كان المكان والطقس يسمحان. حاول التجمع في منطقة مشتركة تحتوي على أرائك وطاولات صغيرة بدلا من طاولة مؤتمرات كبيرة وكراسي دوارة.

لا تخافوا من اتخاذ نهج مختلف

إذا كان النهج إلى الاجتماع لا يعمل، لا تخافوا من تبديل الدورة. على سبيل المثال، إذا كانت جلسة العصف الذهني تسفر عن غرفة هادئة مع حوار قليل جدا، قم بتغيير الاتجاه. كن مرنا وأولي اهتماما لكيفية تقدم الاجتماع العام.

استخدام التكنولوجيا

خطة لاستخدام التكنولوجيا للحفاظ على الحضور المشاركة. في العالم الرقمي اليوم، يستخدم معظم الناس لرؤية الرسومات أو أشرطة الفيديو لدعم الكلمات التي يسمعونها. نداء إلى هذه العقلية ودمج السمعي البصري عند التخطيط لاجتماعك.

أجهزة الكمبيوتر المسقطة على شاشات كبيرة والعروض الذكية المجلس التي تشجع على التفاعل هي تغيير موضع ترحيب من العروض التقديمية طويلة بويربوانت القياسية.

أرسل ملخص الاجتماع

في غضون يوم واحد من الاجتماع، أرسل ملخصا موجزا لما تم مناقشته. نشر هذا عبر البريد الإلكتروني لجميع الحاضرين، تلك التي لم تتمكن من حضور الاجتماع، وتلك التي تحتاج إلى أن تكون على علم.كما تشمل أي بنود العمل، وتحديد من هو المسؤول عن كل بند وكذلك تاريخ الاستحقاق.