تعلم وظيفة مجلس المشروع

هل يتضمن مشروعك مجلس إدارة للمشروع؟ يمكنك أيضا أن تسميها مجموعة توجيهية أو لجنة توجيهية. توضح هذه المقالة أدوار ومسؤوليات هذه الوظيفة الهامة في مجال الحكم.

لنبدأ بالقول إن مجلس المشروع هو جزء مهم من الهيكل التنظيمي لأي مشروع. إذا لم يكن لديك واحدة، يجب عليك التحدث إلى مديرك حول الحصول على واحد اقامة.

يرأس مجلس المشروع من قبل الراعي المشروع، وعادة ما تشمل عددا من كبار أصحاب المصلحة الآخرين، فضلا عن مدير المشروع.

هناك عادة ثلاثة إلى خمسة أشخاص في المجلس. وهم جميعا أصحاب المصلحة الرئيسيين في المشروع والأشخاص الذين لديهم القدرة على إنجاز الأمور للمشروع.

خلاصة القول: إنها مجموعة من الأشخاص الذين يلتقون للمساعدة في الإشراف على المشروع والحفاظ على المضي قدما في الاتجاه الصحيح.

يتم إنشاء لوحات المشروع في بداية دورة حياة المشروع وتعمل طوال المشروع حتى يتم إغلاقه. دعونا نلقي نظرة على 4 أدوار رئيسية من مجلس المشروع.

1. يوفر مجلس إدارة المشروع الحوكمة

أولا، يوفر مجلس إدارة المشروع حوكمة حاسمة. وهي تضمن أن يتم الالتزام بالسياسات على مستوى المؤسسة ومستوى المحفظة أو البرنامج. وهي توفر الرقابة على ما يقوم به فريق المشروع. ويتحملون، جنبا إلى جنب مع الجهة الراعية للمشروع، المسؤولية عن نجاح تنفيذ المشروع، وهذا الدور الحكمي يضمن أن فريق المشروع يتصرف بطرق أخلاقية وضمن حدود مقبولة للشركة.

يقومون بذلك عن طريق استجواب مدير المشروع وتقديم المساعدة والدعم.

2. مجلس إدارة المشروع يوفر التوجيه

غالبا ما تكون هناك قرارات يتم اتخاذها بشأن المشروع، وبعضها يقع خارج نطاق اختصاص مدير المشروع. عندما يكون مدير المشروع غير قادر على اتخاذ القرار، وهو أمر ينبغي مناقشته مع عدد أكبر من أصحاب المصلحة من الراعي فقط، فإنه سوف يذهب إلى مجلس المشروع.

دورهم هو الحفاظ على المشروع على الطريق من خلال توفير التوجيه المناسب للفريق. وهي تساهم في وضع الرؤية في بداية المشروع وإبقاء المشروع على المسار الصحيح طوال الوقت.

3. یقوم مجلس إدارة المشروع باتخاذ القرارات

مجلس إدارة المشروع ھو في المقام الأول ھیئة اتخاذ القرار. دورهم هو جعل القرارات التي تحافظ على المضي قدما في المشروع عن طريق إزالة المشاكل ومساعدة مدير المشروع رؤية طريق واضح إلى الانتهاء بنجاح.

سيقوم مدير المشروع بتقديم توصيات إلى مجلس إدارة المشروع. ويمكن أن يشمل ذلك توصيات لمعالجة ما يلي:

• المخاطر، مثل خطط التخفيف لمواجهة التحديات المحتملة
• المشكلات
• مشاكل في توفير الموارد، مثل عدم توفر أعضاء الفريق المناسبين
• تأخيرات الجدول
• تجاوزات الميزانية.

مجلس المشروع ليس بالضرورة أن يتصرف بناء على توصية مدير المشروع. كمجموعة، يمكن أن تأتي مع اقتراحات أخرى للمضي قدما، وكثيرا ما يفعلون. وهذا غالبا ما يكون لديهم صورة أكبر، وجهة نظر الشركة للبيئة المشروع من مدير المشروع لا، لذلك هم قادرون على رؤية طرق بديلة واختيار أفضل واحد في ذلك الوقت.

4. مجلس إدارة المشروع يوافق على الإنفاق

وأخيرا، يوافق مجلس إدارة المشروع على الميزانية الإجمالية.

عادة ما تتم إدارة كل أمر شراء أو بند ميزانية ثم من قبل مدير المشروع: لا تحتاج إلى الذهاب إلى مجلس إدارة المشروع للحصول على كل فاتورة موقعة مقابل الدفع.

ومع ذلك، وعلى مستوى المشروع بشكل عام، فإن مجلس إدارة المشروع له دور يؤديه في الموافقة أولا على الطريقة التي ستنفق بها المال (خطط ميزانيتك) ثم في رصد الإنفاق الجاري لضمان أن المشروع يسير على الطريق الصحيح.

سوف تحتاج أيضا إلى الاعتماد على مجلس المشروع عندما يبدو وكأنك تحتاج إلى إنفاق أموال الطوارئ أو احتياطيات الإدارة. ويمكنها أن تأذن بالإفراط في الإنفاق وأن تساعد فرق المشاريع على الحصول على أموال إضافية حيث يمكن تبرير ذلك.

بشكل عام، يوفر مجلس إدارة المشروع وظيفة أساسية للحوكمة والتوجيه لفريق المشروع. توجههم ومشورة تساعد مدير المشروع توجيه المشروع في الاتجاه الصحيح، وأنها وضعت تماما للدخول في ومساعدة إذا كان أي شيء يبدأ على غير ما يرام.