5 شروط إدارة المشروع يجب أن تعرف

إدارة المشروع هي مهمة تأتي مع الكثير من المصطلحات والمصطلحات. بمجرد أن تعرف ما يعنيه كل شيء، فإنه من السهل جدا لمتابعة المناقشات والمساهمة بشكل فعال. وسوف يعزز الثقة بك في العمل إذا كنت تستطيع أن تفهم ما يتحدث عنه الجميع، وتساعدك على الحصول على أخذ أكثر جدية في العمل إذا كنت تستخدم المصطلحات الصحيحة نفسك.

فيما يلي دليلنا على شروط إدارة المشروع السبعة التي يجب أن تعرفها.

1. المخاطر

"المخاطر" عبارة عن مصطلح يتعلق بما قد يحدث خطأ في مشروعك. على سبيل المثال، إذا كنت تقوم ببناء كتلة مكتبية جديدة، فقد يرتفع سعر الصلب وقد يؤثر ذلك على ميزانيتك. ولكن قد لا ترتفع. وبالمثل، إذا كنت تخطط لاستضافة نزهة الشركات السنوية الخاصة بك خارج، قد يكون الطقس الجيد، ولكن قد المطر. باختصار، هناك خطر لم يحدث بعد.

من المهم أن تعرف ما هي المخاطر التي تحيط بمشروعك لأنه يمكنك بعد ذلك التخطيط لها. يمكنك وضع خطة "ب" أو خطط الطوارئ إلى عمل لمحاولة تجنب المخاطر التي تحدث في المقام الأول. مع سعر الصلب والطقس ليس هناك الكثير الذي يمكن القيام به في الواقع لمنعهم من الحدوث، ولكن يمكنك وضع خطط في حال القيام به.

على سبيل المثال، يمكنك استئجار سرادق أو تخزين مع المظلات بحيث إذا كان المطر في يوم نزهة، يمكن للناس لا يزال لديهم الوقت المناسب.

هذه المقالة حول ما يجب تضمينه في سجل المخاطر الخاص بك سوف تساعدك على البدء.

2. المشكلة

غالبا ما يتم الخلط بين القضايا والمخاطر من قبل أعضاء فريق المشروع، ومن المهم كمدير مشروع للتأكد من أنك تتحدث عن القضايا عندما تقصد القضايا والمخاطر عندما تقصد المخاطر.

إذا كان الخطر هو شيء لم يحدث بعد، فإن المشكلة هي ما حدث.

المشكلات هي مجرد مشاكل يواجهها فريق المشروع.

كنت قد رأيت ذلك قادم (والتعامل معها كمخاطر للبدء) أو قد يكون غير متوقع تماما. في كلتا الحالتين، لقد حدث الآن وعليك أن تفعل شيئا حيال ذلك!

3. معلم

المعالم هي نقاط في الوقت الذي علامة لحظات رئيسية خلال المشروع. غالبا ما تستخدم في:

• بداية مرحلة
• نهاية المرحلة
• نهاية جزء كبير من العمل أو مهمة كبيرة
• مع ملاحظة مهلة محددة محددة في الوقت المحدد
• التواريخ على الخطة

فكر في المعالم كنوع من التاريخ الذي تكتبه على تقويمك في المنزل - اللحظات الهامة الهامة في مشروع مثل الانتهاء من الاختبار، أو طرف الإطلاق.

المعالم هي واحدة من المكونات 9 من مخطط جانت، لذلك سترى لهم على جداول المشروع الخاص بك عرض الماس.

4. الراعي

الراعي المشروع يجلس على مجلس المشروع. هم الشخص الذي "يمتلك" المشروع ويحصلون على المزايا.على سبيل المثال، إذا كنت تقوم بتشغيل نظام جديد لتكنولوجيا المعلومات لفريق المصنع لاستخدامه، فإن المدير العام للمصنع سيكون الراعي للمشروع. وسيشكل فريق تكنولوجيا المعلومات جزءا من فريق المشروع ولكنهم لن يأخذوا دور رعاية.

الراعي المشروع هو الشخص الذي يمكن أن تتحول إلى عندما كنت في حاجة إلى توجيه الإدارة العليا. يمكن أن يكون هذا:

• إلغاء حجب المشكلة
• العثور على بعض الموارد
• الموافقة على الميزانية
• اتخاذ القرارات
• أوافق على المواصفات النهائية

وهلم جرا. يقوم مدير المشروع بتقديم تقارير فعالة إلى الجهة الراعية طوال مدة المشروع، سواء من حيث هيكل إدارة الخط أو حرفيا، مع تقارير المشروع الأسبوعية أو الشهرية (أو في الوقت الحقيقي).

معرفة المزيد عن دور الراعي المشروع.

5. أصحاب المصلحة

أصحاب المصلحة هم الأشخاص الآخرين المشاركين في المشروع والمتأثرين به. وسيكون لدى بعض المشاريع مجموعات واسعة من أصحاب المصلحة تغطي كل إدارة في المنظمة. وستكون نطاقات أخرى أكثر محدودية.

بعض أصحاب المصلحة خارج مؤسستك، مثل الحكومة أو الهيئات التنظيمية. كما يجب إبقائها على علم بالمعلومات ذات الصلة.

سيكون معظم أصحاب المصلحة داعمين (أو متناقضين) للتغييرات الناجمة عن المشروع الخاص بك، ولكن ليس كل منهم سيكون!

سوف يجتمع أصحاب المصلحة الذين لن أرحب بمشروعك بأذرع مفتوحة! الحصول على بعض النصائح للتعامل مع أصحاب المصلحة الصعبة في هذه المقابلة مع خبير إدارة المشروع ديفيد برايد.