يجب أن تعرف شروط إدارة المشروع

يمتلك مجال إدارة المشاريع، مثله مثل أي مجال آخر من مجالات الخبرة، مفردات فريدة مليئة بالمختصرات والمصطلحات المتخصصة. تتضمن المصطلحات والمفاهيم الأساسية الثلاثة التي يجب فهمها ما يلي:

• النطاق
• المخاطرة
• الافتراضات

تقدم هذه المقالة ملخصا لهذه الشروط الأساسية الثلاثة لإدارة المشروع وتتضمن روابط واقتراحات لقراءة إضافية.

النطاق

في مجال إدارة المشروع، النطاق هو مجموعة من الحدود التي تحدد مدى المشروع.

يصف النطاق ما سيتم تسليمه إلى العميل نتيجة لمبادرة المشروع.

فهم النطاق يسمح لمدير المشروع وفريق المشروع بفهم ما يقع داخل أو خارج حدود المشروع. إذا كان هناك شيء "ليس في نطاق" فإنه لا يدرج في أعمال التخطيط للمشروع. وتعتبر الأنشطة التي تقع داخل حدود بيان النطاق "من حيث النطاق" ويتم إدراجها في الجدول الزمني والميزانية. إذا كان النشاط يقع خارج الحدود، فإنه يعتبر "خارج نطاق" وليس من المقرر ل.

سواء كنت مدير مشروع أو جزءا من فريق المشروع، فستحتاج إلى التفكير في ما إذا كان هناك شيء ما في نطاق أو خارج النطاق أثناء تقدمك.

على سبيل المثال، تخيل أن أحد العملاء قد طلب منك إنشاء موقع ويب. عند تحديد نطاق (أو تعيين حدود) المشروع، فإنك تشير إلى العناصر التالية في النطاق:

• تصميم الموقع والإطار السلكي
• إنشاء سرير اختبار
• ترميز إلى الإطار السلكي المعتمد < تطوير الرسومات لموضوع الموقع
• اختبار وتصحيح الأخطاء قبل جعل الموقع عام

خلال المشروع، يطلب منك العميل تضمين فيديو لمحة عامة عن الشركة. لم يتم تحديد الفيديو في نطاق المشروع وبالتالي فهو خارج النطاق.

في حين أنك قد تكون سعيدا للقيام بعمل الفيديو مقابل رسوم إضافية، وهذا يتطلب مراجعة لنطاق والتكلفة والتقدير الزمني للمشروع.

في حالة عدم وجود وثيقة نطاق واضحة ومتفق عليها، قد تكون قضية الفيديو مثيرة للجدل بين فريقك وممثلي العميل. وقد سمح لك بيان نطاق واضح بنزع فتيل الوضع والتعامل مع التغيير بطريقة منظمة.

فكيف يمكنك تحديد ما هو داخل أو خارج النطاق؟ عليك أولا أن تحدد جميع تفاصيل المشروع الذي تعرفه حاليا استنادا إلى المناقشات مع العميل أو مالك المشروع. ثم ستحتاج إلى وضع افتراضات رئيسية من شأنها أن تدفع ما يتم النظر فيه داخل النطاق أو خارجه.

الافتراضات

في مرحلة ما من حياتك ربما كنت قد قيل، "أبدا افتراضات. "ومع ذلك، جعل الافتراضات في إدارة المشروع هو النشاط اليومي.تساعدك الافتراضات على تحديد النطاق والمخاطر وضبط تقديراتك للوقت والتكلفة. بطبيعة الحال، من الضروري توثيق والتحقق من صحة الافتراضات الخاصة بك.

فكر في شيء بسيط، مثل إنشاء كتاب. لنفترض أن صديقك لديه فكرة عن كتاب طاولة القهوة وطلب منك إدارة المشروع. طلبه الأول هو ميزانية حتى يتمكن من تأمين التمويل.

عند تحديد النطاق، من الواضح أن صديقك غير مؤكد على العديد من التفاصيل، بما في ذلك عدد الصفحات، وإدراج الصورة، ونمط الغطاء ووزن الورقة لاستخدامها في الصفحات. وبما أن كل هذه العوامل سوف تؤثر على تكلفة وتعقيد الإنتاج، سيكون لديك لجعل افتراضات حول مواصفات والتحقق من صحة هذه الافتراضات مقبولة أو غير مقبولة مع صديقك.

بعد مزيد من المناقشة، يخبرك صديقك بأنه يعتزم تضمين 50 صورة في الكتاب. يمكنك وضع افتراضك على 50 صورة أو، وتوقع أن هذا العدد سوف تزيد مع مرور الوقت، يمكنك أن تجعل افتراض أنه سيكون هناك بين 75-90 صفحة مع الصور.

يمكنك أن ترى كيف تؤثر الافتراضات بشكل مباشر على الجدول الزمني أيضا. على سبيل المثال، تخيل أنك تقود مشروعا في متنزه يتضمن بناء مجموعة سوينغ.

عند إعداد مشروعك يتم منحك الميزانية وتعيين أعضاء الفريق، واحد منهم هو المسؤول عن المواد. عند إنشاء الجدول الزمني الخاص بك تسأل الشخص المسؤول عن المواد عندما يصل الاسمنت. ورد هذا الشخص بأنه غير متأكد من موعد وصول الأسمنت ولكنه يعتقد أنه سيكون بين 1 يونيو و 10 يونيو. عند بناء نطاقك وجدولك الزمني، فإنك ستقوم بافتراض أن الاسمنت سيصل في موعد أقصاه 10 يونيو. مثال يوضح منافع اثنين لوضع افتراضات.

الفائدة الأولى هي أن افتراض استلام الاسمنت في موعد لا يتجاوز 10 يونيو يسمح لك بالتخطيط للأنشطة التي تعتمد على الأسمنت قادمة. والفائدة الثانية هي أنه يوفر للشخص المسؤول عن المواد موعدا نهائيا لتسليم الأسمنت، الذي يمكنه بعد ذلك نقله إلى مورده. وقد وضعت دون قصد موعدا نهائيا رئيسيا للمضي قدما في المشروع.

وضع الافتراضات يضع المعايير التي غالبا ما يتم إعادة النظر فيها خلال المشروع لمساعدة فريق المشروع في البقاء ضمن النطاق، في الوقت المحدد وضمن الميزانية. ولكن ماذا يحدث عندما تكون الافتراضات خاطئة؟ هذا هو المكان الذي يأتي فيه الخطر.

المخاطرة

وبمجرد الانتهاء من بناء النطاق الخاص بك وتحديد الافتراضات التي هي وراء النطاق والتقديرات، سوف تحتاج إلى البدء في تقييم مجالات الخطر. المخاطر هي نفسها في إدارة المشروع كما هو الحال في العالم الحقيقي؛ بل هو خطر أو فرصة التي يمكن أن تخلق الضرر. (ملاحظة: يقدم معهد إدارة المشاريع وهيئة إدارة المشروعات بمبوك تعريفات مفصلة للمخاطر وأنواعها وتحديد إطار إدارة مخاطر المشروع.)

تحتوي جميع المشاريع على مخاطر، وإذا كنت مدير المشروع أو مالك المشروع ، فإنه ليس فقط مسؤوليتكم عن توقع المخاطر ولكن أيضا عملك على إبلاغ الأثر المحتمل لتلك المخاطر على فريق المشروع والاستعداد للتخفيف من المخاطر.

المخاطر تأتي بدرجات متفاوتة. أحيانا المخاطر يمكن أن يعني فقط أن المشروع سوف تعمل بشكل مختلف قليلا أو اتخاذ منعطف غير متوقع صغير. في بعض الحالات، ومع ذلك، يمكن أن يؤدي إلى مخاطر كارثية النتائج التي تحول المشروع الخاص بك على رأسه.

دعونا نستخدم سيناريو الملعب من المثال الاسمنت أعلاه. واحد من المخاطر هو أن الأسمنت لا يصل بحلول التاريخ المفترض من يونيو 10. ما هي الآثار المحتملة لهذه المخاطر؟ وقد تأخرت جميع الأنشطة التي خلفت بعد أن تم صب الإسمنت نتيجة لهذه المشكلة.

المخاطر يمكن أن تكون إيجابية أيضا. النظر في التأثير على المشروع إذا كان الاسمنت يظهر في وقت سابق مما كان متوقعا. في حين يبدو هذا نتيجة إيجابية، فإنه لا يزال يخلق مشكلة لتوقيت وتسلسل جميع الخطوات الأخرى في المشروع.

يعمل مديرو المشاريع مع فرق مشاريعهم لتبادل الأفكار وتحديد المخاطر المحتملة. وهم يأخذون هذه العملية خطوة أبعد وينظرون إلى الشدة المحتملة للمخاطر واحتمال حدوثها. وعالوة على ذلك، فإنهم يحددون األفراد األفضل لتحديد متى تحدث المخاطر ويضعون خططا متفق عليها لتخفيف المخاطر.

لدى العديد من الشركات نماذج تفصيلية للمخاطر تطورت على مر الزمن ومن خبرة مع مشاريع أخرى. وقد قامت بعض الصناعات بتجميع بيانات المخاطر التي تستخدم كنقطة انطلاق لتحليل المخاطر. العديد من الصناعات تمارس تحليل إحصائي مفصل جدا لتخطيط المخاطر أيضا.

الخلاصة

المصطلحات: النطاق، الافتراضات، والمخاطر، كلها مهمة في عالم إدارة المشاريع. استخدام هذه المقالة كنقطة انطلاق لاستكشاف هذه وغيرها من المصطلحات الهامة إدارة المشروع بمزيد من التفصيل.