تريد أن تعرف كيفية إدارة المشروع المثالي؟

هل تريد إكمال المشاريع بنجاح؟ في الوقت المحدد، ضمن الميزانية، وإشراك الأشخاص المناسبين لضمان التكامل؟ وستضمن خطوات إدارة المشروع هذه ممارسة إدارة فعالة للمشروع.

خطوات إدارة المشاريع

1. حدد المشروع بناء على احتياجات العميل المعبر عنها، أو أهداف مؤسستك الحالية، أو أولويات مؤسستك.
2. تجميع الفريق الذي يجب أن يمتلك المشروع لإنشاء تنفيذ إيجابي والتكامل. تأخذ في الاعتبار مختلف نقاط القوة والخبرة التي تحتاجها لإنتاج النتيجة المرجوة. أيضا، والنظر في المجالات التي تحتاجها مؤسستك لتنفيذ ودمج الحلول.

1. حدد متطلبات العميل الداخلي أو الخارجي من نتيجة أو مخرجات المشروع.
2. حدد نطاق المشروع والنتيجة المرجوة. وكجزء من هذا التعريف، حدد أين يبدأ المشروع وينتهي. ما هي الخطوة الأولى؟ ما هو الأخير؟
3. حدد أهدافا قابلة للقياس تمكنك من معرفة أن المشروع قد تم إنجازه. حدد ميزانيتك للمشروع. حدد الأشخاص والساعات المطلوبة لإكمال المشروع.
4. حدد كيفية التواصل بين التقدم والإنجازات عبر مؤسستك، وجمع المساهمات من أعضاء المنظمة الذين ليسوا ضمن الفريق.
5. مخطط تدفق العملية الحالية. أو، بالنسبة لمشروع معين، قم بإدراج الخطوات اللازمة لإنجاز المشروع.
6. قياس كيفية أداء المشروع الحالي في الوقت الحالي إذا كان هذا المشروع جاريا. دراسة البيانات لضبط أهدافك وتوقعاتك.
7. حدد ما إذا كانت هناك حاجة إلى معلومات إضافية أو موارد أو أشخاص لإكمال المشروع. جلب الأشخاص والموارد المحددة في المجموعة. ضع في اعتبارك أنه في كل مرة تضيف فيها أشخاصا إضافيين إلى الفريق، سيعيد الفريق إدخال المراحل الخمس لتطوير الفريق، لذا أضف الأشخاص في وقت مبكر من المشروع متى أمكن ذلك.

1. قم بإنشاء خطة عمل لاستكمال خطوات المشروع. تعيين الأشخاص المناسبين لإكمال كل خطوة. حدد تاريخ الاستحقاق عند إنجاز كل خطوة. تأكد من أن الأشخاص لديهم الوقت اللازم لتخصيصه للمشروع.
2. تحديد طريقة مستمرة لتتبع ما إذا كنت تقوم بإنجاز الخطوات كما هو مخطط لها. عقد اجتماعات أسبوعية، وإعداد تقويم التخطيط مركزيا، وتوزيع على نطاق واسع دقائق الاجتماع، أو قائمة الخطوات على لوحة بيضاء عامة.

1. تنفيذ خطة العمل. توثيق الأساليب المستخدمة لإنجاز كل خطوة. سوف تحتاج إلى أن تكون قادرة على تبادل الخطوات والأهداف وتكرار الإجراءات التي اتخذها الفريق التي كانت ناجحة، إذا كان هذا هو مشروع مستمر أو المتكررة بشكل دوري.
2. حدد كيف سيقوم الفريق بقياس وتسجيل وتتبع فعالية تنفيذ المشروع وعملية التخطيط للمستقبل.
3. باستخدام البيانات التي تم جمعها، تقييم النتائج. كيف كان المشروع يلبي التوقعات ويلبي المخططين والمشاركين؟ إن لم يكن، لماذا لا؟ وثيقة للمشاريع المستقبلية.
4. احتفل بإنجازات الفريق.
5. حدد كيف يمكنك تطبيق الدروس المستفادة والخطوات التي تمت خلال هذا المشروع لمشاريعك المستقبلية. البحث عن طريقة لدمج خطوات أفضل الممارسات لإدارة المشروع.

نصائح إضافية لضمان نجاح المشروع

1. اشرك الأشخاص المناسبين الذين يمتلكون العملية ويمكنهم تحقيق النجاح أو التنفيذ.
2. قم بتوثيق خطواتك حتى يتمكن الفريق الذي يتبع أو ينفذ مشروعك العام المقبل من الحصول على المعلومات المناسبة التي يحتاجها لتكرار خطواتك الناجحة وعملية التخطيط.
3. احتفظ بأية نماذج أو نشرات أو مستندات أو مستندات اتصال أو دقائق فريق أو كل البيانات الأخرى المتعلقة بالمشروع في ملف يمكنك الوصول إليه لتخطيط المشروع التالي.
4. اجعل الأشخاص مسؤولين أمام الفريق. وللمشاريع طريقة لإنزال المواعيد النهائية والفشل عندما يتعذر على أعضاء الفريق أن يتحملوا المسؤولية عن الالتزامات والنتائج.
5. لا تتصرف كما لو كان فريق الديمقراطية حيث كل شخص لديه صوت حتى على كل مكون من مكونات المشروع. انها ليست، وإذا كنت تتصرف بهذه الطريقة، سوف تفشل جهودكم. تذكر أن زعيم يحدد لهجة وتيرة. ويأخذ الزعيم الصدارة في التوقعات والقرارات النهائية.
6. التوافق في اتخاذ القرار هو فخ. وهو يتسبب في غرق المجموعات إلى القاسم المشترك الأدنى، وليس الحل الأفضل، في قراراتها. في ما يلي كيفية الاختلاف بنجاح كقائد أو عضو في الفريق.