5 خطوات لنظام حفظ السجلات التجارية الذي يعمل

ربما كنت قد سمعت التعبير، "القمامة في، القمامة خارج. "هذه العبارة، التي طبقت أصلا على أجهزة الكمبيوتر والبرمجيات، وتعمل أيضا بالنسبة للجانب المالي من عملك. إذا كنت ترغب في النجاح، ستحتاج إلى إنشاء نظام مالي يزيل القمامة ويتيح لك معلومات دقيقة ومفيدة لمعرفة كيف تقوم بذلك، ومن ثم تعرف متى تتصرف على هذه المعلومات.

وهنا خمس خطوات سهلة في إنشاء نظام بسيط لحفظ السجلات المالية: التقاط، تحقق، سجل، مراجعة، قانون.

أولا، التقاط المعلومات.

إذا لم يكن هناك، فإنه غير موجود. كما يمكنك بدء عملك، والحصول على هذه العادة من التقاط كل شيء، لذلك يصبح تلقائيا. "التقاط" هو أصعب، وأهم جزء من هذه العملية. انها مسألة تشكيل عادة جمع المعلومات. تتبع كل المبلغ الذي تنفقه لعملك وكل المبلغ الذي تأخذه في المبيعات. لا تقلق عند هذه النقطة حول القيام بأي شيء مع المعلومات. ما عليك سوى التأكد من أن كل شيء يتم التقاطه يتضمن (أ) وصفا للبند، (ب) المبلغ، و (ج) التاريخ.

ثانيا، تأكد من اكتمال المعلومات وتصحيحها.

كل أسبوعين، وقضاء ساعة تمر عبر كل شيء والتحقق من ذلك. تحقق من أن جميع المعلومات المتوفرة لديك جاهزة للتسجيل.

تأكد من أنك قمت بتضمين التاريخ والمبلغ، وتفاصيل كافية عن ما كانت عليه النفقات التي يمكنك تسجيلها بدقة. على سبيل المثال، ملاحظة ل "ورقة، $ 3. 55، 7/12 "قد لا تكون معلومات كافية. ماذا كانت الورقة؟ هل كانت هذه الصحيفة قد اشتريتها للمكتب؟ أو هل اشتريت ورقة من الورق للكمبيوتر؟

قم بإعداد وقت محدد للحصول على موعد مع نفسك في نهاية أسابيع بديلة (كل يوم جمعة أخرى، على سبيل المثال) للتحقق من كل شيء. لا تنتظر طويلا. وكلما كنت تنتظر للقيام بذلك، وأكثر صعوبة سيكون لتذكر وجمع المعلومات.

الثالث، سجل المعلومات لحفظه.

التسجيل يعني وضع المعلومات المالية الخاصة بك في شكل قابل للاستخدام. بعد فحص كل شيء، تحويله إلى كاتب الحسابات الخاص بك لتسجيل، أو تسجيل ذلك بنفسك. القيام بذلك شهريا. إدخال المعلومات في جدول بيانات أو برامج المحاسبة. قد تجد أيضا أن البرمجيات عبر الإنترنت يعمل بالنسبة لك، لذلك أنت ومراقب الحسابات الخاص بك يمكن أن نرى على حد سواء المعلومات ومناقشتها. فقط تأكد من الحصول على كل شيء سجلت كل شهر، حتى تتمكن من مراجعته.

رابعا، توحيد ومراجعة المعلومات.

بعد تسجيل معلوماتك المالية كل شهر، طبع أربعة تقارير:

• الميزانية العمومية
• قائمة الدخل
• تقرير حسابات الشيخوخة،
• تقرير الحسابات المستحقة الدفع.

لكل تقرير، يمكنك تضمين مقارنة مع معلومات التقرير نفسها من الشهر الماضي. إيلاء اهتمام خاص لمعلومات محددة ضمن هذه التقارير.

وأخيرا، أكت، بناء على ما تعرفه.

في معظم الحالات، "أكت" يمكن أن يعني لا تفعل شيئا، إذا كان كل شيء يبدو كل الحق.

في حالات أخرى، قد يعني ذلك إجراء تغيير. إنشاء "نقاط الزناد" حيث المعلومات يجبر لك على التصرف. في ما يلي بعض نقاط التشغيل المقترحة:

1. الميزانية العمومية . إذا کنت ترى أن الالتزامات تتزاید کل شھر لمدة ثلاثة أشھر (وھو ما یعني علی الأرجح أن الأصول و / أو النفقات تتزاید أیضا)، یخفض الإنفاق.
2. قائمة الدخل . إذا رأيت أن نفقات معينة تتزايد كنسبة مئوية من المبيعات، اسأل نفسك لماذا تتزايد. إذا كان من الضروري زيادة، قد ترغب في خفض الإنفاق على النفقات الأخرى، للحفاظ على مستوى الربح الخاص بك.
3. حسابات الذمم المدينة . كن حزما في الذهاب بعد بطيئة دافعي. فكلما طالت مدة سداد الدين، لم يعد من المرجح أن تحصل على المال. إعداد نظام المجموعات، كما نوقشت أعلاه، للتأكد من أنك تدفع على الفور، وأن بطيئة دافعي لا يترك لتفترض أنك لا تريد أموالك.
4. الحسابات الدائنة . دفع ما يمكنك في أسرع وقت ممكن. محاولة لدفع في وقت مبكر للحصول على خصومات. إذا كنت لا تستطيع دفع جميع الفواتير الخاصة بك، ودفع تلك التي سوف تتسبب في تكبد عقوبات، أو التي سوف تؤثر على التصنيف الائتماني الخاص بك. حتى لو كان شخص آخر هو المسؤول عن دفع الفواتير، أنت الشخص الذي هو المسؤول في نهاية المطاف عن التأكد من دفع ديون عملك.

حتى لو كنت غير مألوف مع الأنظمة المالية، يجب أن تكون قادرا على تعيين هذا واحد في الحركة والحفاظ على تشغيله. الجزء الأكثر صعوبة هو جمع المعلومات. مرة واحدة كنت قد شكلت "عادة جمع"، ستجد بقية سيأتي جنبا إلى جنب معها.

تذكر ككرا - كابتشر معلومات مالية لنشاطك التجاري تحقق كل أسبوع آخر سجل ومراجعة ، ثم قانون حسب الضرورة للحفاظ على الوضع المالي الخاص بك تتحرك بسلاسة. إذا كنت تتبع هذا النظام خمس خطوات بسيطة، عليك تقليل "القمامة" والمشاكل التي تأتي معها، وسوف تعظيم الوضع المالي الخاص بك.

نظام مالي منظم تنظيما جيدا سيحافظ على جدوى أعمالك المالية لسنوات عديدة قادمة.