6 طرق لجعل عملك رسائل البريد الإلكتروني أكثر احترافا

يعتمد العديد من أصحاب الأنشطة التجارية الصغيرة على البريد الإلكتروني كوسيلة أساسية للتواصل التجاري. هذا ليس مفاجئا. البريد الإلكتروني سريع وسهل ويوفر درب الورق. ولكن هذا لا يعني أن رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك، وخاصة عندما يتعلق الأمر الاتصالات التجارية، وينبغي أن تكون مريحة. في الواقع، يمكن أن الاتصالات البريد الإلكتروني الفقراء يكلفك العملاء في حين يضر علامتك التجارية وسمعتك.

إرسال البريد الإلكتروني للأعمال التجارية المهنية يأتي إلى خلق العادات التي تركز على الاتصالات واضحة وموجزة ومناسبة.

1. استخدام عنوان البريد الإلكتروني للأعمال

عندما تكون مالك نشاط تجاري، وتدير نشاطا تجاريا نيابة عن شركتك، فتأكد من أنك تستخدم عنوان بريد إلكتروني لنشاطك التجاري. ومن الناحية المثالية، يعني ذلك أن لديك عنوان نشاط تجاري (i. e، يورنام @ يوربوسينيس. كوم) الذي تستخدمه لجميع الاتصالات التجارية.

إذا لم يكن ذلك ممكنا، يمكنك إنشاء عنوان بريد إلكتروني مجاني يتضمن اسم نشاطك التجاري (على سبيل المثال، يوربوسينزنام @ غميل. كوم). إن استخدام عنوان بريد إلكتروني شخصي غير مرتبط بشكل واضح بنشاطك التجاري يمكن، في أسوأ الأحوال، أن يضر بكفاءتك المهنية وفي كثير من الحالات قد لا يؤخذ على محمل الجد.

2. إبقاء الرسائل قصيرة وحلوة

ليس هناك شيء خاطئ مع شرح الأشياء بتفصيل كبير؛ فإنه يمكن توفير الوضوح والحد من سوء الفهم. ولكن عندما تبدأ رسالة البريد الإلكتروني لتبدو وكأنها رواية، يمكنك أن تفقد بسرعة انتباه المستلم وخلط بين المشكلة مع المعلومات غير ذات الصلة. ولتجنب ذلك، قم بالالتزام بموضوع واحد لكل بريد إلكتروني، وعندما تحتاج إلى تضمين المزيد من المعلومات، استخدم العناوين الفرعية الجريئة حتى تكون أهم التفاصيل واضحة.

3. استخدام خطوط الموضوع الوصفي

هل سبق لك أن فتحت رسالة بريد إلكتروني استنادا إلى هذا الموضوع، وانتهى الأمر إلى الخلط تماما ومزعج قليلا عندما كان عن شيء مختلف تماما؟ نظرا لأنك تحتفظ بكل رسالة بريد إلكتروني تكتبها تقتصر على موضوع واحد في كل نصيحة أعلاه، يجب عليك أيضا التأكد من أن سطر الموضوع يعكس هذا الموضوع ولا شيء آخر.

وهذا لن يساعد المستلم فقط، ولكنه سيساعد أيضا على تسهيل إدارة بريدك الوارد بالبريد الإلكتروني.

4. تون إيت دون

من السهل ترك الأشياء تطير عندما ترسل بريدا إلكترونيا لأنك قد تشعر وكأنك محمي بواسطة شاشة الكمبيوتر، ولكن يمكن بسهولة أن يساء فهم بعض المحادثات في البريد الإلكتروني. في الواقع، من دون توجيهات اللفظية لتخفيف الرسالة التي ترسلها، يمكن أن تؤخذ أي بريد إلكتروني بطريقة خاطئة. إذا كنت ترسل رسالة قد تكون موضع تساؤل، فأعد قراءتها قبل الإرسال، وإذا كنت لا تزال غير متأكد، فربما يكون من الأفضل لك التقاط الهاتف.

5. جعل توقيعك على البريد الإلكتروني مفيدا

قد تكون عمليات الاقتباس والترقيات والرسائل الإخبارية الاشتراك في توقيع البريد الإلكتروني فعالة في بعض الحالات، ولكن يجب ألا تلجأ هذه البنود أبدا باستخدام توقيع البريد الإلكتروني الخاص بك لما يعتزم استخدامه ل - تقديم معلومات الاتصال الخاصة بك.يجب أن تتضمن رسالة البريد الإلكتروني أو الرد الأولي توقيعا بالبريد الإلكتروني يحتوي على الاسم الكامل والشركة وعنوان ورل كحد أدنى. رقم الهاتف والعنوان وإعادة كتابة عنوان البريد الإلكتروني الخاص بك لا يضر إما.

6. تحقق من التدقيق الإملائي والمصحح

التدقيق الإملائي سهل. اجعله إعدادا افتراضيا في برنامج البريد الإلكتروني للتحقق من جميع الرسائل قبل إرسالها.

البريد الإلكتروني هو أكثر رسمية وهناك المزيد من التساهل مع الأخطاء الإملائية والنحوية، ولكن يبدو فظيعا لإرسال رسالة مليئة بالأخطاء. آخر شيء تريده هو جعل انطباعا سيئا لأنك كنت التسرع في إرسال بريد إلكتروني وتخطي فحص التدقيق الإملائي والنحوي.

البريد الإلكتروني هو وسيلة هامة للاتصال في مجال الأعمال التجارية، حتى لو لم يكن تفضيلك الأول. بعد اتباع هذه الممارسات التجارية البريد الإلكتروني أفضل تساعدك على إبقاء الاتصالات البريد الإلكتروني الخاص بك المهنية والإنتاجية، ويمكنك أن تكون على ثقة من أن الانطباع الذي تقوم به هو واحد جيد.