7 البريد الإلكتروني نصائح الإدارة لزيادة الإنتاجية بسرعة

واحدة من التحديات الأكثر شيوعا لأصحاب الأعمال الصغيرة هو تحقيق التوازن بين الحاجة للحصول على الكثير إنجازه في ما يبدو أبدا ما يكفي من الوقت. نحن في كثير من الأحيان مجموعة مفرطة في المواعيد، ومعظمنا يمكن أن تستفيد من بعض الوقت الاضافي، أو على الأقل استخدام أكثر إنتاجية من الوقت لدينا.

عندما يتعلق الأمر بإدارة الوقت، فإن معرفة كيفية استخدام الوقت بشكل أكثر إنتاجية غالبا ما يكون تحديا. وهناك مكان جيد للبدء هو إدارة البريد الإلكتروني. وهذا هو أحد المجالات التي تتصدر قائمة القتلة الوقت لكثير من أصحاب الأعمال الصغيرة.

لأن البريد الإلكتروني هو شكل مستمر من أشكال التواصل، وليس لدينا سيطرة كاملة على التدفق الوارد، نحن بحاجة إلى العمل على تحسين إنتاجيتنا في كيفية تلقينا وتنظيمها والرد عليها وحتى فكر في البريد الإلكتروني. ستساعدك النصائح التالية في إنشاء نظام لإدارة بريدك الإلكتروني بطريقة تدعم الإنتاجية بدلا من تناولها بعيدا.

1. إيقاف الإشعارات.

البريد الإلكتروني يميل إلى أن يأتي في جميع الأوقات من النهار والليل، لذلك فمن الضروري أن تتحكم في كيفية تدفق الرسائل الواردة يناسب يومك. قم بإيقاف تشغيل إشعارات الرسائل الجديدة على كل من الكمبيوتر والهاتف الذكي لمنع الانحرافات والاضطرابات المستمرة لجدولك الزمني، والتحقق من البريد عندما يكون مناسبا لك.

2. حدد كيفية استخدام البريد الوارد.

هناك العديد من الفلسفات المختلفة عندما يتعلق الأمر بإدارة البريد الوارد الخاص بك البريد الإلكتروني. يمكنك استخدام البريد الوارد الخاص بك باعتباره كاتشال، تحد من الرسائل ذات الأولوية العالية فقط، أو جعله قائمة مهام العمل.

المفتاح هو اختيار غرض واحد للبريد الوارد والعصا معه.

3. إنشاء قوائم بيضاء للبريد الإلكتروني وقوائم سوداء.

يسمح معظم عملاء البريد الإلكتروني ومزودي خدمة البريد الإلكتروني للمستخدمين بإجراء قوائم بالعناوين الآمنة لضمان الحصول على تلك الرسائل، أثناء وضع القائمة السوداء أو حظرها، ما تعتبره عناوين البريد المزعج. خصص بعض الوقت لتحديث هذه القوائم باستمرار للحفاظ على نظافة البريد الإلكتروني الوارد.

4. تعيين الموقت وعملية دفعة.

بعض أصحاب الأعمال الصغيرة يستفيدون من وجود جيوب من الوقت في يومهم فقط للبريد الإلكتروني. إذا كان هذا يعمل بالنسبة لك، تخصيص كمية معينة من الوقت خلال النهار للرد على الرسائل، ونقل عناصر العمل إلى قائمة المهام الخاصة بك، وحذف غير المرغوب فيه والحصول على لمحة سريعة عن ما يحتاج انتباهكم المقبل.

5. استخدام قواعد لأتمتة العملية.

لتبسيط عملية إدارة البريد الإلكتروني إلى أبعد من ذلك، استخدم قواعد في برنامج البريد الإلكتروني الخاص بك تقوم بفرز الرسائل ونقلها وتنظيمها وتنظيمها. على الرغم من أن الأمر سيستغرق بعض الوقت لإنشاء قواعد تدعم الطريقة التي تستخدم بها البريد الإلكتروني، فبمجرد إنشائك، يمكنك خفض جزء كبير من وقت معالجة البريد الإلكتروني.

6. الحصول على السبق من الهاتف الذكي الخاص بك.

العديد من أصحاب الأعمال الصغيرة لديهم الهواتف الذكية حتى يتمكنوا من البقاء على اتصال وعلى رأس العمل، حتى عندما يكونون خارج المكتب.إذا كنت تحقق في كثير من الأحيان البريد الإلكتروني على الجهاز المحمول الخاص بك، يمكنك حفظ قدر كبير من الوقت من خلال قراءة والبدء في معالجة الرسائل أثناء كنت المحمول. حتى لو كنت مجرد جعلها عادة لحذف غير المرغوب فيه والرسائل التي لا تحتاج إلى حفظ، يمكنك الاستفادة من وجود صندوق بريد مبسط عند العودة إلى المكتب.

7. إذا كنت لا تقرأ ذلك، إلغاء الاشتراك!

البريد الإلكتروني الرسائل الإخبارية وغيرها من رسائل البريد الإلكتروني والتسويق يمكن أن يكون وسيلة رائعة للبقاء على اتصال مع العملاء والزملاء والشركاء وغيرها من الشركات كنت مهتما، ولكن هذه الرسائل يمكن أن تتراكم بسرعة.

إذا لم تكن قد قرأت رسالة بريدية متكررة معينة في العديد من المشكلات، فقم بإيقاف اشتراكك. إن تحديد الرسائل الإخبارية عبر البريد الإلكتروني والرسائل التلقائية الأخرى إلى الرسائل التي تقرأها بانتظام يمكن أن يكون طريقة سهلة لتخفيض العدد الأكبر في البريد الوارد.

لمزيد من الأدوات لمساعدتك على أن تصبح أكثر إنتاجية في الأعمال التجارية الصغيرة الخاصة بك، واستكشاف هذه القائمة من 101 تطبيقات الإنتاجية.