المھام التي یجب علیك معرفتھا کیفیة التصرف بغض النظر عن المھنة

يفترض أصحاب العمل أن الأشخاص الذين يستخدمونهم يعرفون كيفية أداء مهام معينة. على سبيل المثال، سيتوقع مديرك أن تعرف كيفية كتابة بريد إلكتروني احترافي والإجابة على الهاتف بشكل صحيح. هذه المهام بسيطة جدا، ولكن البعض الآخر أكثر تعقيدا - على سبيل المثال الاعتذار عن خطأ. هذا ليس شيئا الجميع يعرف كيفية القيام به. هنا ثماني مهام، بعض بسيطة وبعض لا، أن الجميع يجب أن يتقن:

1. إرسال بريد إلكتروني احترافي: إذا كان عمرك أقل من 30 عاما، فمن المحتمل جدا أنك تستخدم البريد الإلكتروني منذ كنت تعرف كيفية الكتابة. ما قد لا تعرفه هو أن هناك فرقا كبيرا بين إرسال البريد الإلكتروني إلى أصدقائك واستخدام هذه الوسيلة للمراسلات المتعلقة بالعمل. عند الكتابة إلى أصدقائك، قد تكتب في جميع الأحرف الصغيرة، واستخدام العامية والاختصارات، وربما حتى السماح الأخطاء الإملائية والنحوي سيئة تنزلق من قبل. على النقيض من ذلك مع البريد الإلكتروني المهنية، حيث هذه الأشياء نفسها هي من بين "لا" التي يجب أن تكون منتبهة عند المقابلة مع زملاء العمل، رئيسك أو العملاء. اقرأ المزيد: نصائح لكتابة البريد الإلكتروني المهني.
2. كتابة مذكرة أو رسالة تجارية: من الصعب تصور إرسال نسخة ورقية من مذكرة أو رسالة بدلا من رسالة بريد إلكتروني، ولكن يمكن أن يحدث ذلك. في حال كان ذلك من أي وقت مضى، يجب أن تعرف كيفية القيام بذلك بشكل صحيح. اقرأ المزيد: تنسيق رسالة الأعمال المناسبة.

1. الإجابة على الهاتف وإجراء المكالمات الهاتفية: لقد تم إجراء واستقبال المكالمات الهاتفية حياتك كلها. بطبيعة الحال، أنت تعرف كيفية القيام بهذه المهمة البسيطة جدا: يمكنك التقاط الهاتف ويقول مرحبا (أو إذا إجراء مكالمة، نسأل عن الشخص الذي تريد التحدث). هذا أمر جيد للمكالمات الهاتفية الشخصية ولكن ليس للمكالمات التجارية. عندما تجيب على مكالمة، عليك دائما أن تحدد نفسك وتذكر اسم قسمك أو شركتك. أعط اسمك للشخص الذي يجيب على الهاتف عندما تكون المتصل ثم أخبره أو الشخص الذي تحاول الوصول إليه. اقرأ المزيد: كنت قد لي في مرحبا: التعرف على السليم آداب الهاتف.

1. تقديم العروض: عندما تلتقي بشخص جديد، فمن مهذب أن يقدم نفسك له. بل هو أيضا حسن الخلق لإدخال الناس على بعضهم البعض. في حالة العمل ذات الصلة، من الأفضل دائما استخدام الاسم الأول والأخير. على سبيل المثال، قل "مرحبا، أنا مريم سميث" عندما تلتقي بشخص ما للمرة الأولى. يمكنك أيضا القيام بذلك عند الدخول إلى شخص كنت قد التقيت من قبل ولكن الاسم الذي لا تذكر. في هذه الحالة، يمكنك إضافة "أعرف أننا التقينا قبل ولكن أخشى أن نسيت اسمك". وهناك احتمالات أنها لا تذكر لك إما! عندما يقول الآخرون، على سبيل المثال، "جون جونز، أود منك أن تلتقي بيتر سميث.
2. أخذ محضر اجتماع: العديد من الوظائف تنطوي على حضور الاجتماعات، على الأقل في بعض الأحيان.في كثير من الأحيان يكون مطلوبا أن يتم الاحتفاظ السجلات المكتوبة، ودعا دقائق من هذه التجمعات.في وقت ما، الشخص الذي يدير الاجتماع قد نطلب منك أن تأخذ هذه الدقائق، وعند القيام بذلك، يجب عليك تسجيل أسماء الحضور الذين هم موجودين وتدقيق بعناية وتلخيص كل ما يناقشون.كما سيكون لديك لكتابة ما يصل دقائق بعد الاجتماع اقرأ المزيد: أخذ محضر الاجتماع
3. كتابة قائمة المهام: في كثير من الأحيان أو في بعض الأحيان، قد تضطر إلى تزييف المهام المتعددة، وأفضل طريقة لتتبع كل منهم هي الاحتفاظ بقائمة 'القيام' جميع المهام التي كنت مسؤولا، ذات الأولوية حسب تواريخ الاستحقاق سواء كنت تستخدم التطبيق الهاتف، برامج الكمبيوتر أو قطعة من الورق، تأكد من يمكنك التحقق من أو الخروج من البنود كما يمكنك إكمال لهم.أيضا، لاحظ التاريخ لا تقم بحذف العناصر لأنك تريد أن تكون قادرة على تتبع على إس لقد أكملت.
4. الاعتذار عن خطأ: من أجل الاعتذار عن خطأ، سوف تضطر إلى الاعتراف أنك جعلت ذلك. هذا شيء صعب القيام به، ولكن من الضروري. من الضروري أن تتصرف بسرعة، بمجرد إدراكك للخطأ، والتحدث إلى رئيسك أو أي شخص آخر سيؤثر عليه. حاول وضع خطة في الاعتبار لتصحيح الخطأ. اقرأ المزيد: ماذا تفعل إذا قمت بخطأ في العمل.
5. الاتصال في المرضى: لا أحد يحب الحصول على سوء، ولكن أكثر من ذلك، فإن معظم الناس يكرهون يدعو المرضى للعمل. وقد أدى لنا سوق عمل غير مستقر إلى الاعتقاد بأن وجودنا في المكتب (أو أينما كان مكان عملك) سيكون في غاية الأهمية. في حين أنه صحيح أنه يجب أن لا تأخذ أيام مرضية دون داع، يجب أن تحاول تجنب إصابة زملاء العمل الخاص بك. البقاء في المنزل إذا كان لديك شيء يمكنهم التقاط! تأكد من اتباع إجراءات إخطار صاحب العمل. اقرأ المزيد: الاتصال في المرضى للعمل.