كيفية تخطيط حدث ممول ناجح لجمع التبرعات

يعرف مخططو الحدث الخاص - وخاصة في العالم غير الربحي - أن تنظيم حدث لجمع التبرعات في الهواء الطلق فكرة رائعة. هذه الأنواع من الأحداث، مثل غيرها من الأفكار جمع التبرعات المجتمع، تتطلب أن التخطيط لحدث العام المقبل يبدأ على الفور بعد انتهاء الحدث لجمع التبرعات هذا العام. من المهم استخلاص المعلومات من الحدث ومناقشة ما سارت على ما يرام وما يمكن تحسينه في حين أن الحدث لا يزال طازجا في عقول الفريق.

مناقشة النجاحات والتحسينات تضمن أن هذه الميزات قد يتم تضمينها أو تعزيزها لحدث العام المقبل. ويضيف هذا التخطيط الاستباقي أيضا قيمة لمقدمي مشروع القرار. و لا محالة، كل المجتمع الناجح يمشي الأمل في النمو والتوسع من سنة إلى أخرى.

ولكن من المهم الاستمرار في التركيز على الهدف الأساسي لعقد مثل هذه الأحداث: جمع التبرعات. حتى بالنسبة لأولئك المخططين الحدث الذين سبق لهم عقد المشي المجتمع، واحدة من أهم الأوقات للتخطيط يحدث فعلا بعد انتهاء المشي. من أجل التعرف على العديد من جوانب تخطيط وتنفيذ مسيرة جمع التبرعات المجتمع، ونحن في طريقنا للحصول على وراء الكواليس نظرة في حدث عيد الأم الذي استضافته منظمة Y-مي الثدي سرطان شيكاغو.

- 2>>

Y-مي عيد الأم سرطان الثدي ممول لجمع التبرعات

تأسست Y-مي من قبل اثنين من الناجين من سرطان الثدي في عام 1979. وكان غير هادفة للربح اشتهر لسرطان الثدي الوطني متعدد اللغات برنامج الخط الساخن لمرضى سرطان الثدي.

اكتسب البرنامج شهرة كخط ساخن مجاني مجاني على مدار 24 ساعة في البلاد يعمل كليا من قبل الناجين من سرطان الثدي الذين هم مستشارين نظراء مدربين. ولكن المنظمة نظمت أيضا مسيرة لجمع التبرعات السنوية في عيد الأم، والتي دعمت برامجها وخدماتها. مرة أخرى في عام 2007، جمع Y-مي أكثر من 7 ملايين دولار مع ما يقرب من 43000 مشوا من 12 مدينة.

بحلول عام 2008، شاركت 15 مدينة. لسوء الحظ، أغلقت Y-مي أبوابها في عام 2012، ولكن إرث جمع التبرعات السنوي لا يزال دراسة حالة كبيرة لمخططي الحدث غير ربحية.

يمكن أن يعزى جزء كبير من نجاح جمع التبرعات لشركة Y-مي إلى نهج منظم للتخطيط ومراعاة أهم الأهداف أولا. كانت ليز كلوغ، المديرة السابقة للمناسبات الخاصة في المنظمة، تقول بعد عامها القياسي في عام 2007: "لدينا خطة لنقاط مختلفة في الوقت المناسب أثناء عملية التخطيط. لذا، سنتخذ خطوات لتعزيز تلك النقاط الأكثر أهمية في الوقت المناسب للتأكد من نجاحنا. على سبيل المثال، في مدينة حيث قد نستضيف حدث للمرة الأولى، يجب علينا أن نركز على التأكد من أن لدينا مكان عظيم ومكان حيث الناس سوف ترغب في العودة. في الطريق يمكننا التركيز على أي المقاهي ونحن سوف تسقط الكتيبات."دعونا نلقي نظرة على كيفية تنظيم كلوغ وفريق التخطيط الحدث Y-مي مثل هذا الحدث الناجح.

التخطيط الخطوة 1: تحليل الأرقام

يتطلب استضافة مشوار مجتمعي أو حدث مماثل الجمع بين عدة أهداف مختلفة، ولكن الجمعية أو المؤسسة الخيرية التي تستضيف الحدث تقوم بذلك لجمع الأموال لقضيتهم.

ولذلك، فإن الخطوة الأولى في التخطيط للحدث التالي يحدث عندما ينتهي الحدث الحالي، ومعظم هذا العمل يحيط "الأرقام".

"لقد بحثنا عن كثب الأرقام بعد انتهاء الحدث"، ويوضح ليز كلوغ ، "قارنا كيف فعلنا هذا العام مقابل السنة السابقة [. نظرنا إلى تجربة المشاركين. قمنا بتقييم فئات الرعاية لدينا. ردنا على أي رسائل البريد الإلكتروني الفورية حول الأحداث. "سوف المخططين الحدث أيضا اتخاذ خطوات فورية لضمان جميع المشاركين في الحدث هذا العام سوف تستمر في العام المقبل.

كلوغ أيضا حفر إلى التفاصيل. في تقييمها، نظرت في كل شيء من عدد المتطوعين الذين شاركوا في حجم القمصان الموزعة. ثم تسأل عما إذا كانت تحتاج إلى المزيد أو أقل للعام المقبل.

التخطيط الزمني

بالنسبة لأولئك الذين ينظمون مسيرة لجمع التبرعات من المجتمع، من المهم معرفة الخطوات التي يجب التعامل معها في أوقات مختلفة.

معظم المنظمات غير الربحية ليس لديها ترف عدد كبير من الموظفين وأعضاء لجنة المتطوعين لدفع نجاح هذا الحدث. ولكن المخططين يدركون أنهم يجب أن يتأكدوا من أنهم يعملون عن كثب مع مكتب عمدة المدينة وقسم الأشغال العامة للحصول على الحدث على التقويم العام.

يقترح كلوغ أن الخطوة الأولى بعد تحليل أرقام العام الماضي هي التركيز على توظيف الشركات. إذا لم يكن هذا الحدث برنامجا جديدا، فمن المهم الحصول على دعم الشركات لحدث العام المقبل مباشرة بعد انتهاء هذا العام. وقال كلوغ: "ركزنا على تجديد الرعايات عندما قدمنا ​​التقرير الختامي للحدث". كما أنها تقدم النقاط التالية للمخططين المهتمين بتنظيم نزهة مجتمعية كحدث لجمع التبرعات:

• تحديد الشركات الراعية
• تطوير برامج فريق المشي
• تحديد أنشطة الحدث
• بدء المشي للتوظيف
• عقد الحدث
• عقد حدث "شكرا"
• تقييم وبدء الحدث اللاحق

ستقوم شركة Y-مي أيضا بتوظيف شركة لوجستية خارجية للتعامل مع العديد من متطلباتها اللوجستية. ولكن أحد أكثر الوسائل فائدة هو تطبيق نظام للتسجيل عبر الإنترنت.

نجاح نظام التسجيل الإلكتروني

علمت Y-مي بسرعة عن أهمية استخدام الويب للتسجيل عبر الإنترنت، ومنذ ذلك الحين دعت بقوة لاستخدام التكنولوجيا للتسجيل عبر الانترنت وجمع التبرعات.

وقد استثمروا في نظام إدارة العلاقات عبر الإنترنت ليكون بمثابة موقع السباق لعام 2003. هذا النوع من النظام بمثابة موقع شخصي للمتطوعين لتقديم طعون شخصية للتبرعات وغيرها من المشاركة. فإنه يلتقط المعلومات في قاعدة بيانات واحدة، ويعمل كأداة لركاب فريق المشي لتشجيع أعضائها.وكانت النتائج كبيرة.

زاد المشاركون عبر الإنترنت من 4000 إلى 11، 594. وارتفعت التبرعات عبر الإنترنت من 5 آلاف إلى 19، 650. يعتقد فريق Y-مي أنه ساهم في الوصول إلى $ 2. 35 مليون الهدف، وكمكافأة التكنولوجيا خفضت التكاليف الإدارية بنحو 20 $. 000 <<> ويمكن أيضا أن يكون هذا النظام بمثابة أداة اتصال مهمة تسمح للمنظمة بمتابعة ومواصلة إشراك الهيئات المكونة بعد يوم السباق نفسه.

يوم السباق الزمني

غالبا ما يتم تنظيم نزهات المجتمع في الصباح. اعتمادا على تعقيد اللافتات والموقع، والإعداد لهذا الحدث قد تبدأ عادة في وقت مبكر قبل أسبوع من الحدث، مع معظم النشاط يحدث قبل بضعة أيام من المشي.

عندما تخطط شركة Y-مي لفعالياتها السنوية لجمع التبرعات، فإن الفريق سيحاول عادة الحد من المنطقة التي يمارسون فيها السير بحيث لا يتطلب قدرا كبيرا من الوقت اللازم لتنفيذ بعض مهام العمليات مثل الإغلاق أسفل الشوارع. كانت مسيرتهم عموما غير تنافسية، لذلك فإنه يساعد أيضا أنهم لم يكن لديك للنظر في المتطلبات اللازمة لبيئة سباق أكثر قدرة على المنافسة.

الجدول الزمني لسباق اليوم نفسه عادة ما يتدفق على النحو التالي:

فريق تخطيط الأحداث يصل (2. 5 ساعات قبل المشي)

• المتطوعين في الاختيار (2 ساعات قبل المشي)
• بدء التسجيل (1. 5 ساعات قبل المشي)
• خط البدء (30 دقيقة قبل المشي)
• مراسم الافتتاح (10 دقائق قبل المشي)
• يبدأ السباق
• تبدأ المرحلة الرئيسية للترفيه (بعد ساعة واحدة من بدء المشي)
• ملاحظات المرحلة الرئيسية الرسمية (بعد انتهاء المشي؛ في علامة 5 ساعات)
• ينتهي البرنامج رسميا (بعد 3 ساعات من بدء المشي)
• تنبيهات الأحداث تبدأ (بعد انتهاء الحدث رسميا)
• نصائح للتخطيط للمشي أو تشغيل المجتمع

بالنسبة للمنظمات المهتمة بتنظيم نزهة في المجتمع أو تشغيلها للمرة الأولى، يقدم كلوغ العديد من الاقتراحات التي ستساعد على ضمان حدث ناجح.

ابدأ بالقيادات الدافئة، بما في ذلك المتطوعين المترابطين بشكل جيد، والرعاة أو فريق كبير. تحديد النتائج القابلة للقياس.

• تقييم الأحداث المنافسين في مدينتك / الموقع لتحديد أفضل الممارسات ومجالات التحسين.
• العمل مع مكتب بلدية المدينة والمناطق بارك لمناقشة التصاريح اللازمة والخدمات اللوجستية الحدث الخاص بك: الوقت والمكان وعدد المشاركين. تأكد من أنك مستعد لهذه الاجتماعات.
• فهم ميزانيتك وتأكد من الحفاظ على نفقات التشغيل الخاصة بك إلى 25-30٪ لحدث جديد. بعض الجمعيات الخيرية سوف نسعى جاهدين ل15-20٪ من مجموع النفقات.
• الرعاة الآمنة لاستيعاب 100٪ من النفقات التشغيلية لهذا الحدث الخاص بك.