كيفية التخطيط بنجاح لحملة لجمع التبرعات

يعد استضافة حدث لجمع التبرعات وسيلة رائعة لجمع الأموال لمؤسسة أو سبب. وتزيد فعاليات جمع التبرعات من الوعي، وتشجع مشاركة المجتمع المحلي، وتوفر متعة جمع كل شيء مع جمع المال لسبب وجيه. التخطيط لحدث لجمع التبرعات - تماما مثل التخطيط لأي حدث آخر - يستغرق وقتا وتنظيما وإبداعا.

التخطيط لحضور جمع التبرعات

اتبع هذا الدليل السهل المتابعة للتخطيط الناجح لحدث لجمع التبرعات.

1. ما هو الهدف؟

قبل البدء في أي تخطيط فعلي للحدث، قرر أولا ما هو الهدف لحدث جمع التبرعات. معظم أحداث جمع التبرعات لديها أكثر من هدف واحد. قد يكون الهدف هو كسب الدعاية، وزيادة الوعي، وتوسيع شبكة موجودة، أو مكافأة المتطوعين لجهودهم، في حين جمع جميع الأموال في هذا الحدث. تعرف ما هي النتيجة المرجوة بحيث يمكنك تصميم حدث من شأنها أن تلبي هذا الهدف.

2. كم من المال هل نأمل أن ترفع؟

كيف يمكنك معرفة ما إذا كان حدث جمع التبرعات ناجحا إذا لم يكن لديك هدف لجمع التبرعات؟ وضع هدف واضح وقابل للقياس لجمع التبرعات. وينبغي أن يكون الهدف قابلا للتحقيق ولكنه أيضا بعيد المنال. وسيوفر ذلك حافزا إضافيا للمشاركني في هذا الحدث - والجمهور المستهدف - على السعي لتحقيق هدف جمع التبرعات.

تتبع التقدم المحرز لجمع التبرعات باستخدام المؤشرات ونشر التقدم باستخدام وسائل الاعلام الاجتماعية وقنوات التسويق الأخرى.

حث شبكة جمع التبرعات الخاصة بك للمساهمة في الوصول إلى الهدف. نضع في اعتبارنا هذا الهدف هو مبلغ من المال الذي يتم تركه بعد دفع جميع نفقات الحدث.

3. إنشاء ميزانية حدث

مع وضع هدف جمع التبرعات في الاعتبار، أنشئ ميزانية الحدث. تقديم قائمة كاملة من جميع النفقات المشاركة في استضافة هذا الحدث جمع التبرعات.

هذا يشمل:

• تكاليف تأجير المكان
• خدمات الطعام
• تأجير المعدات
• تكاليف التوظيف
• الدعوات
• الترفيه (المتحدثون الضيوف، الموسيقيين)
• أفراد الأمن
• يجب أن تعكس ميزانيتك جميع التكاليف المعروفة وتتضمن مبلغا لتغطية النفقات غير المتوقعة. ولتلبية هدف جمع التبرعات، يجب أن تتجاوز المبالغ التي يتم جمعها في الحدث جميع النفقات.

4. تعرف على جمهورك المستهدف

لتسويق الحدث بشكل فعال - سواء كان هذا جمع التبرعات أو الاجتماع أو المهرجان - فأنت بحاجة أولا إلى تحديد هوية الجمهور المستهدف. هل تحاول الوصول إلى المهنيين الشباب الذين سوف تبني قضيتكم؟ هل حدث جمع التبرعات الخاص بك شيء للجمهور عامة ويمكن لأي شخص أن يحضر؟ ولعل جمهورك المستهدف هو أصحاب الأعمال الصغيرة الذين سيساهمون بنسبة مئوية من مبيعاتهم لقضيتك.فكر في من تحاول الوصول إليه حتى تتمكن من تخصيص جهودك التسويقية.

5. التواصل مع المجتمع

عند التخطيط لحدث لجمع التبرعات، فكر في شبكة المجتمع المحلي في جهود التوعية. تواصل مع الشركات المحلية لطلب مساعدتها في توفير بعض مكونات الحدث دون أي تكلفة مخفضة.

الإيجارات كرسي

• تأجير خيمة
• ديكورات
• الطعام والمطاعم
• الموسيقى أو دي جي
• لافتات
• محلات السوبر ماركت المحلية قد تبرع المياه المعبأة في زجاجات للزوار. قد تبرع الطابعة المحلية لافتات. في مقابل مستوى معين من مشاركتهم، وتقديم الأعمال التجارية أو الدعاية البائع في شكل إدراج الشركات في المواد المطبوعة أو لافتات في هذا الحدث.

فوائد هذا التواصل المجتمعي كثيرة. تتلقى مؤسستك مواد أو خدمات بدون أي تكلفة أو مخفضة، مما يساعد على خفض النفقات الخاصة بك. وتصبح هذه الأنشطة التجارية المحلية جزءا من شبكتك، وسيعزز دعمها هذا الحدث لعملائها.

تواصل مع مجموعات خيرية أخرى للحصول على المساعدة، مثل منظمات الشباب المحلية، أو مجموعات الكشافة، أو نوادي الخدمات المجتمعية في المدارس المحلية. يمكنهم تقديم المساعدة في الإعداد، وتنظيف، وتوزيع المواد في هذا الحدث، وأكثر من ذلك.

6. إنشاء لجنة مضيفة

عادة ما يكون لفعاليات جمع التبرعات لجنة مضيفة. وينبغي أن يلتزم أعضاء اللجنة بهذه القضية والحدث، وأن يكونوا مانحين كبيرين سيشجعون الآخرين على المساهمة بمواردهم أيضا. وكثيرا ما يخدم قادة الأعمال والمشاهير المحليون في اللجان المضيفة. دورهم ليس واحدا من تخطيط الحدث. بدلا من ذلك، هو العمل لمساعدتك على الوصول إلى أهداف جمع التبرعات الخاصة بك.

7. حدث الدعاية

بمجرد تحديد تاريخ الحدث واختيار الجمهور المستهدف، فقد حان الوقت للعمل على الدعاية الحدث. وضع خطة العلاقات العامة / التسويق لحدث جمع التبرعات - واحد هو منفصل عن خطة الحدث لجمع التبرعات الخاصة بك. تضمين جدول زمني لإصدار الإعلانات وإرسال المواد، فضلا عن الطرق المتاحة للتوزيع.

الدعوات البريدية لهذا الحدث

• حملة التسويق عبر البريد المباشر
• التجمعات الاجتماعية التي تضم ممثلين عن اللجنة المضيفة
• الحضور عبر الإنترنت (موقع المنظمة، فاسيبوك، تويتر، وما إلى ذلك)
• التواصل مع شبكة المنظمات لجمع التبرعات
• التواصل مع المجتمع المحلي
• الصحف المحلية والمنشورات عبر الإنترنت
• أعمال لجنة الاستضافة والشبكة الاجتماعية
• جعل حملة الدعاية الخاصة بك أولوية. وبدون التسويق الفعال، فإن الحدث نفسه - فضلا عن قضية خيرية - سوف تذهب دون أن يلاحظها أحد، ولن يتم تحقيق هدف جمع التبرعات.

8. تنسيق مبيعات التذاكر

كجزء من خطة الحدث لجمع التبرعات الخاصة بك، وتشمل طريقة لبيع التذاكر والتوزيع. قرر كيف سيتم بيع التذاكر، وعندما يتم بيعها، وما إذا كان سيتم توزيعها قبل الحدث أو متاحة للبيك اب عند باب الحدث.تحديد ما إذا كان سيكون هناك رسوم تذكرة واحدة ثابتة لهذا الحدث أو مستويات مساهمة مختلفة، مثل سعر مختلف للوصول إلى منطقة V. I. P. أو استقبال خاص.

أيضا، قم بإنشاء طريقة لتنظيم مبيعات التذاكر، وكذلك كيفية إضافة المعلومات الشخصية من تلك التذاكر للشراء إلى قائمة جهات الاتصال الخاصة بك لجمع التبرعات. تعد معلومات الاتصال هذه جزءا ثمينا من جهودك التسويقية المستقبلية.

9. لا تنسى أن تقول "شكرا لك"

لا تجعل من الخطأ الباهظ عدم شكر المساهمين الحدث الخاص بك، رعاة الحدث والمتطوعين. خذ الوقت لإرسال الملاحظات الشخصية إلى كل من يشارك في الحدث لجمع التبرعات الخاصة بك. شكرا لمقدمي الطعام لمشاركتهم في رعاية الحدث وتوفير الطعام ممتاز. شكرا للمتطوعين الكشفية على وقتهم والطاقة في المساعدة على إقامة الخيام. أشكر البائعين الذين قدموا الإيجارات التي تشتد الحاجة إليها بخصم. انت وجدت الفكرة.