4 أسباب لماذا يحتاج مشروعك إلى عمليات موثقة

تبدأ معظم الشركات الريادية عضويا وتعرف "كيف نفعل الأشياء هنا" إلى حد كبير على الطاير. وغالبا ما يكون المالكون والمديرون مشغولون جدا لتوثيق عملياتهم ما لم تكن الأعمال فنية أو علمية للغاية، أو ما لم يتم تكليف مراقبة العمليات من قبل العملاء مثل الحكومة. إذا كنت مدرب في الأعمال التجارية بدءا من الطعام التموين لمحلات الملابس بالتجزئة لإدارة الثروات، فلن تحصل على النار لعدم وجود عمليات موثقة.

(بعد كل شيء، أنت مدرب.) ولكن عليك أن تكون في عداد المفقودين فرصا هائلة.

أسباب إنشاء عمليات مكتوبة

هناك أسباب مقنعة لضرورة أن يكون لدى نشاطك التجاري الصغير عمليات مكتوبة، حتى لو كنت الشخص الوحيد المتورط حاليا:

1. إضافة وتدريب الموظفين: إذا كانت العمليات الخاصة بك مكتوبة أسفل، يمكنك بسهولة وبسرعة تدريب الموظفين. إذا لم تقم بتوثيق العمليات الخاصة بك، عليك أن تكون مقاومة لإضافة الموظفين لأن فكر تدريبهم هو شاقة جدا. صيد 22!
2. القدرة على الحصول على القروض التجارية: إذا كنت بحاجة إلى تمويل لعملك، فإن البنك أو المقرض الآخر سوف تحتاج إلى فهم العمليات الخاصة بك. فإنه يجعل بيان قوي عندما يمكنك إظهار المقرض كيف نظمت أنت وأن لديك حقا التعامل مع العمليات.
3. تأمين أرباح أكبر: عمليات التوثيق تعرض العيوب في كيفية القيام بالأشياء. سترى الاختناقات والتناقضات التي لم تدرك هناك. حركة إضافية في عملية الأعمال يكلفك الوقت والمال. القضاء عليه يساوي الوقت المحفوظ وزيادة الأرباح.

1. موضع البيع في نهاية المطاف: إذا كنت ترغب في بيع عملك يوما ما، فإن المشتري يريد تقييم العمل الداخلي أولا. عرض المشتري دليل العملية الخاص بك يزيد من احتمال بيع فضلا عن قيمة المشتري ينظر للشركة. بعد كل شيء، إذا كانت العمليات الخاصة بك نظيفة وموثقة بشكل جيد، يمكن للمشتري أن يتخيل أكثر سهولة نفسها يخطو الحق في واستمرار ما قمت به. الوقت المحفوظ للمشتري يساوي أقل تكلفة على الطريق، مما يترجم إلى ارتفاع الأسعار بالنسبة لك.

الشروع في العمل

فكيف تذهب من العمليات بقوة (أو لا بحزم) في رأسك وجعلها مكتوبة؟ لديك لتحديد ثم توثيق العمليات الخاصة بك. لنفترض أنك في قطاع المطاعم. سواء كنت أدرك ذلك أم لا، لديك بعض العمليات المهيمنة التي هي مشتركة في كل شركة التموين. على سبيل المثال، يجب على كل متعهد تقديم الطعام الحصول على وظائف، القيام بالأحداث ومتابعة مع العملاء حتى تحصل على المزيد من فرص العمل. وكل من هذه الإجراءات هو عمليته الخاصة.

لذلك لنشاطك التجاري، اكتب خطواتك وحاول تنظيمها بترتيب تسلسلي (على الرغم من وجود تداخلات).إذا كانت العملية لديك أكثر من سبع خطوات تقريبا، فاحرص على دمج عدة عمليات كعمليات فرعية لخطوة رئيسية أخرى. وبخلاف ذلك، يصبح من الصعب جدا إدارة العملية وشرحها للآخرين.

قد تأتي مع قائمة مثل هذا واحد لمقدمي الطعام ومن ثم في كل عملية سوف توثيق العمليات الفرعية التي هي جزء منه:

1. اكتساب الوظيفة: التسويق، وتوليد الاقتراح، والمبيعات
2. إعداد الحدث: إنشاء القائمة، الإعدادية الغذائية، التوظيف، واختيار المكان والإعدادية
3. عملية الحدث: قائمة يوم العمل، والتسليم والإعداد، تعيينات الموظفين، إجراءات انهيار < متابعة ما بعد الحدث:
4. متابعة العميل، استخلاص المعلومات في المنزل الموارد

من المفيد جدا استخدام الرسوم البيانية البصرية لإدارة العمليات بدلا من القائمة الخطية، وإن لم تكن كبيرة مع إكسيل أو برامج أخرى، قائمة أفضل من لا شيء. تعلم كيفية القيام مخططات تدفق العملية في إكسيل ومعرفة ما إذا كان يعمل بالنسبة لك. ميزة استخدام مخطط تدفق هو أنه يمكنك بسهولة رؤية المدخلات والمخرجات من كل خطوة من العملية. عملية جيدة مثل قطعة جيدة من الكتابة: هناك انتقالات بين الفقرات. إذا كانت خطوة عملية تجعل قفزة إلى إجراء وليس من الواضح كيف وصلت إلى هناك، والعودة والتأكد من المدخلات والمخرجات واضحة وقوية.

إذا كنت ترغب في قراءة أفضل كتاب مكتوب من أي وقت مضى حول عملية التحكم، نلقي نظرة على إعادة هندسة المؤسسة من قبل مايكل حمر وجيمس تشامبي.

على الرغم من أن الكتاب ما يقرب من عقدين من العمر، وكان مكتوبا مع عمليات تنظيم كبيرة في الاعتبار، انها المورد المثالي حتى بالنسبة للشركات الناشئة الناشئة. انها سوف تساعدك على رؤية الاختناقات في ما تقومون به وإصلاحها.