الأخطاء الشائعة في إكمال النموذج W-2

الأخطاء الشائعة في إكمال النموذج W-2

يتم تحذيرك مسبقا. قبل إرسال نماذج W-2 إلى الموظفين وتقديم هذه النماذج مع إدارة الضمان الاجتماعي (جنبا إلى جنب مع نموذج الإرسال W-3)، راجع هذه الأخطاء الشائعة لتجنب المشاكل.

فيلينغ W-2 فورمز ليت

بدءا من السنة الضريبية 2016، تم نقل الموعد النهائي لتقديم نماذج W-2 (و 1099 نموذج) حتى 31 يناير. لذا يجب على نماذج W-2 2017 للموظفين إلى إدارة الضمان الاجتماعي في موعد أقصاه 31 يناير 2018.

هناك عقوبات على الإيداع المتأخر. اقرأ المزيد عن المواعيد النهائية الجديدة لنماذج W-2 و 1099.

استخدام نموذج W-2 العام الخاطئ

استخدم نموذج W-2 للسنة التي كان الدخل خاضعا للضريبة، وليس السنة التي تقوم فيها بتقديم النموذج. على سبيل المثال، لأجور الموظفين في عام 2015، استخدم نموذج W-2 2016؛ سيتم تقديم هذا النموذج للموظفين وتقديمه إلى إدارة الضمان الاجتماعي في عام 2017.

يفتقد المواعيد النهائية للإيداع. يجب تقديم نماذج W-2 للموظفين في موعد أقصاه نهاية يناير، ويجب عليك إرسال هذه النماذج إلى إدارة الضمان الاجتماعي في موعد لا يتجاوز نهاية فبراير. تتغير المواعيد النهائية كل عام اعتمادا على تاريخ سقوط التقويم. إذا كان الموعد النهائي في عطلة نهاية الأسبوع أو عطلة، يتم نقل التاريخ إلى يوم العمل التالي. وفيما يلي المواعيد النهائية المحددة لضرائب المرتبات في نهاية السنة للسنة الحالية.

لا تستخدم نموذج W-2 المعتمد

لا يمكنك تنزيل نموذج W-2، ونسخه واستخدامه.

الأحمر على A هو حبر خاص. يجب أن تحصل على النماذج المعتمدة، من شركة توريد مكتب، مصلحة الضرائب، أو من شركة برمجيات. اقرأ المزيد عن المكان الذي يمكنك فيه الموافقة على نماذج W-2.

عدم الإيقاف عن الضمان الاجتماعي

يجب وقف التأمين الاجتماعي في الضمان الاجتماعي للأجور القصوى الخاضعة للضريبة عن كل سنة.

(هذه التغييرات القصوى في معظم السنوات لتعكس تكلفة المعيشة.) على الرغم من أن هذا ليس على وجه التحديد خطأ W-2، فمن الشائع وسوف يسبب لك الإفراط في الإبلاغ عن أجور الضمان الاجتماعي للموظف. يجب عليك بعد ذلك رد الفائض إلى الموظف وتصحيح كل من W-2 و فورم 941، والأجر ربع السنوي والتقرير الضريبي عن أي أرباع التي تعكس الفائض. على سبيل المثال، إذا وصل الموظف إلى الحد الأقصى لاستقطاع الضمان الاجتماعي في سبتمبر، يجب عليك تغيير النموذج 941 للربع الثالث.

إرسال نماذج W-2 إلى مصلحة الضرائب الأمريكية

يجب تقديم نماذج الضمان الاجتماعي للموظفين بحلول نهاية يناير وتقديمها إلى إدارة الضمان الاجتماعي بحلول نهاية فبراير، إلى جانب نموذج الإحالة W-3، يتراكم جميع المعلومات من جميع W-2S.

عدم الحصول على إرس تنازل عن عدم الإقتحام

يجب على أصحاب العمل الذين يقدمون 250 أو أكثر من نماذج W-2 الحصول على تنازل إذا لم يرغبوا في الحصول على ملف إلكتروني.اقرأ المزيد عن كيفية الحصول على تنازل عن تقديم نماذج W-2 إلكترونيا (بدف).

جعل هذه الأخطاء الشائعة في النموذج W-2

تتضمن أكثر الأخطاء شيوعا في نماذج W-2 ما يلي:

• عدم تضمين العشرية والسنت على المبالغ
• عدم استخدام الحبر الأسود (إدخال الإدخالات خفيفة جدا)
• جعل إدخالات كبيرة جدا أو صغيرة جدا. تقترح مصلحة الضرائب عليك استخدام 12 نقطة. ساعي نوع الخط للطباعة W-2S.
• سوء تنسيق اسم الموظف. اسم الموظف الأول والأول الأوسط يذهب في المربع الأول، اسم الموظف يذهب في المربع الثاني، وأي لاحقة (مثل "الابن") يذهب في المربع الثالث.

يمكن أن يساعد استخدام البرامج المالية في تجنب العديد من هذه الأخطاء على نماذج W-2، وخاصة الأخطاء الشكلية، ويمكن للبرنامج تحذيرك عند وصولك إلى الحد الأقصى للأجور في الضمان الاجتماعي. تحقق من هذه المادة في عام 2012 برامج المحاسبة من قبل روزماري بيفلر، دليل لتمويل الأعمال التجارية، مع التركيز على البرامج التي تشمل وظائف الرواتب.

كيفية تصحيح نموذج W-2

يجب تقديم نموذج W-2 لكل موظف بحلول نهاية يناير من كل عام (للسنة التقويمية السابقة)، ولكن لا تحتاج إلى إرسال هذه النماذج إلى إدارة الضمان الاجتماعي حتى نهاية شباط / فبراير. ويوفر هذا التأخير وقتا لتصحيح الأخطاء.

إذا تمكنت من تصحيح الخطأ قبل الإرسال مع سا، قم بإجراء التصحيح وإرسال النموذج المصحح.

إذا عثرت على الخطأ بعد تقديمك مع وكالة الأمن الخاصة، يجب عليك إرسال W-2 المصحح مع نموذج إرسال مصحح W-3c).

اقرأ المزيد من المعلومات حول كيفية إجراء التصحيحات على نموذج W-2، بعد إرساله إلى إدارة الضمان الاجتماعي.