الأخطاء التي يجب تجنبها عند التخطيط لحدث

أخطاء في الأعمال التجارية وفي حياتنا الشخصية على أساس منتظم. هذه هي الطريقة التي ننمو والتعلم. ولكن بعض الأخطاء مكلفة. اتخاذ الخطوات اللازمة لتجنب هذه الأخطاء التخطيط الحدث خمسة شائعة جدا، وإذا كنت تفعل خطأ - تأكد من أنك لا تجعل نفس الخطأ مرة ثانية.

لا تبدأ في وقت مبكر يكفي

المماطلة هو عدوك. هذا هو واحد من الأخطاء تخطيط الحدث الأكثر شيوعا تريد تجنبها.

قد يؤدي الفشل في بدء عملية تخطيط الحدث في وقت مبكر إلى حدوث مجموعة من المشاكل أسفل الخط. حالما يتم تحديد تاريخ ولديك نطاق عام من الحدث الخاص بك والميزانية، والحصول على العمل. الفنادق وأماكن أخرى كتاب وسيلة مقدما آمنة جدا هذا في أقرب وقت ممكن. الفشل في القيام بذلك سوف تحد من خيارات مكانك، وسوف، لسوء الحظ، أن تترك مع أي مكان متاح. كما أن المتحدثين الضيوف والترفيه الحي يأخذون طريقة الحجز قبل موعد الحدث الفعلي. وبمجرد أن يكون تاريخ الحدث الخاص بك آمنا، قم ببحثك وعند اتخاذ قرار بشأن مؤديك المفضل، احصل على عقد موقع على الفور.

تنظيم نفسك مع قائمة تخطيط الحدث هو مهمة أخرى ينبغي معالجتها على الفور. من خلال رسم خرائط لجميع الخطوات في عملية تخطيط الحدث، وتحديد متى تحتاج إلى أن تكتمل، ووضع جدول زمني لكل منهما، سيكون لديك دليل قيمة للحصول على انك بدأت وتبقي لكم على الطريق الصحيح.

بدءا من وقت متأخر جدا هو واحد من الأخطاء التخطيط الحدث الأكثر شيوعا.

لا يفحص الأحداث المتنافسة

هل سبق لك جدولة هذا الحدث فقط للتعلم - بمجرد بدء عملية التخطيط وتاريخ الحدث - أن هناك حدث آخر منافس في نفس اليوم؟ سوف حدث واحد فقط جذب الحشد حتى لا تأخذ فرصك وعبر أصابعك أن تلك المدعوين سوف اختيار هذا الحدث الخاص بك.

تجنب الوضع تماما.

بذل العناية الواجبة والتحقق من أي نزاعات الحدث قبل فوات الأوان. إلقاء نظرة على الجداول الزمنية للتجمعات الصناعية (الكبيرة والصغيرة)، والقرب من العطلات، والأحداث الرياضية الكبرى والتجمعات المحلية التي يمكن أن تعيث فسادا لأولئك الذين يقودون لهذا الحدث. مرة واحدة كنت قد قررت على موعد لهذا الحدث الخاص بك، والحصول على كلمة لضيوفك. "حفظ التاريخ" الإخطارات و "الأحداث القادمة" قوائم تعطي المهتمين الفرصة للاحتفال هذا الحدث الخاص بك على التقويمات الخاصة بهم.

لا يؤكد البائعون

عقد المورد الموقعة هو اتفاق ملزم قانونيا ويعطيك شيئا خطيا لعقد المورد المسؤول عن الخدمات التي سيقدمونها. ومع ذلك، فإنه لا يفعل شيئا بالنسبة لك في وقت الحدث عندما كنت أدرك البائع هو عدم الحضور. هذا العقد الحدث في متناول اليد لن تخدم الطعام للضيوف جائع أو تقديم الجداول والكراسي إلى قاعة فارغة.تأكيد مع كل بائع ليس مرة واحدة، ولكن مرتين. نعم، مرتين . أكد استلام العقد الموقع في الوقت الذي توافق فيه كلتيهما على البنود. أكد مرة أخرى قبل الحدث نفسه. هذه ليست المحادثة التي سوف تكون لديك بشأن تفاصيل تسليم الأغذية أو الديكور؛ وهذا متابعة على وجه التحديد للتأكد من أن هذا الحدث الخاص بك لا يزال في التقويم الخاص بهم.

باعة الأحداث كتاب أحداث متعددة وأنه من السهل جدا على الأوراق الخاصة بك لتضيع في المراوغة أو سوء تفسير من قبل شخص آخر في الشركة. لذلك تأكد من أن لا يحدث عن طريق تحلق العودة لهم للتحقق في والتأكد من أن الحدث الخاص بك والتفاصيل المتعلقة بالتاريخ والوقت والخدمات التي يتعين توفيرها هي في الواقع على الجدول الزمني. والحفاظ على هذا العقد بائع متاحة بسهولة.

عدم وجود "خطة B"

وجود خطة طوارئ أمر لا بد منه لأي حدث ولكن خصيصا لتلك الأحداث المقرر عقدها في الهواء الطلق. الظروف الجوية لا يمكن التنبؤ بها، وإذا إعصار، استشارات الرياح الثقيلة أو عاصفة البرد غريب يهددون بإلغاء الحدث الخاص بك، لديها خطة النسخ الاحتياطي. مواعيد المطر، أماكن الحدث البديلة، وجداول النشاط المعدلة هي كل الخيارات إذا كان لديك الحدث في الهواء الطلق - أو جزء منه - يجب نقلها في الداخل.

بالإضافة إلى التحضير لشكوك الطقس، يمكن أيضا معالجة الظروف غير العادية الأخرى في وقت مبكر. يمكن تقليل انقطاع التيار الكهربائي عن طريق وجود مولد في الموقع. يمكن نقل وقوف السيارات تجاوز إلى موقع آخر، تم ترتيبها مسبقا. يمكن حل المشاكل المتعلقة بتوافر الغرف في الفندق عن طريق حجز بعض الغرف الإضافية في نطاق الفندق. النظر في تفاصيل الحدث الخاص بك وإعطاء التفكير في تلك المناطق التي هي أكثر عرضة للقضايا الناشئة. من خلال التخطيط للمستقبل ووضع سيناريوهات بديلة، يمكنك تجنب واحدة من أكثر تكلفة تخطيط الأحداث الأخطاء.

عدم توظيف مساعدة كافية

عندما يتعلق الأمر بتعيين الموظفين الحدث، أكثر هو أفضل. وسوف يكلفك المزيد من المال ولكن قد حفظ الحدث الخاص بك. صورة هذا: نسخة احتياطية من السيارات في انتظار لدخول موقف للسيارات في حين أن الحضور وقوف السيارات بشكل محموم محاولة لمواكبة. وهناك خط من الضيوف المحبطين في انتظار أن تأمر المشروبات كخادم واحد يكافح لمواكبة الطلب. العمال تسجيل الحدث تطغى عليها عدد كبير من الضيوف الذين وصلوا للتو، وترك المسافرين بالضجر الانتظار طويلا جدا للتحقق في. تحصل على هذه الفكرة. إن وجود موظفين إضافيين للحدث للمساعدة في الأوقات المزدحمة، وتوفير خدمة إضافية للمناطق التي تحتاج إليها، وحل المشاكل التي تنشأ، أو أن يكون حضور الترحيب للوصول إلى الضيوف مع الأسئلة يمكن أن ترفع الحدث الخاص بك من حدث جيد إلى حدث رائع.

عند تعيين موظفي الحدث، ابحث عن هؤلاء الموظفين الذين لديهم خبرة في العمل على نوع الحدث الذي تخطط له. استئجار الموظفين المهنية فقط، وأوصت بشدة. تثقيفهم حول ما هو الحدث الخاص بك عن، الضيوف الذين سيحضرون، توقعاتك، والذين وجهة اتصالهم هو أن لديهم سؤال أو مشكلة. موظفي الحدث - على الرغم من أنها توفر من قبل بائع خارجي - تمثل أنت والحدث الخاص بك التخطيط الأعمال.لقاء سلبي مع الموظفين الحدث سوف يعيش على ذكرى كل من الضيف والعميل ويمكن أن الحامض حتى الأحداث الأكثر تخطيطا جيدا.