الدليل الكامل لميزنة الأحداث

موازنة ميزانية الحدث هي واحدة من التحديات الرئيسية التي تواجه المخططين، وجذر معظم مشاكل المال يمكن أن تعزى إلى مراحل المناقشة الأولية. ومن األفضل دائما أن نبدأ بتصميم حدث حول كمية املوارد املالية املتاحة وليس العكس. ستساعدك المعلومات أدناه في تقدير التكاليف وتحديد المناطق التي يمكنك تقليمها.

مخطط تخطيط نفقات المشروع

يمكن أن تأتي النفقات من مجموعة واسعة من المصادر بمجرد التفكير في جميع المكونات المشاركة في تنظيم وظيفة.

الأكثر وضوحا هي المطاعم ونفقات استئجار المكان، ولكن القائمة تنمو فقط من هناك. الشيء هو، ويطل حتى فئة واحدة حساب يمكن أن يكون لها تأثير كارثي الخاص بك لكل شخص الإنفاق. انقر هنا للحصول على قائمة شاملة لنفقات الأحداث.

الأسئلة التي يجب طرحها على العملاء

بصفتك مخطط الحدث، فإن دورك هو تقديم مساعدة الخبراء في كل من التنسيق والإدارة المالية للحدث. نضع في اعتبارنا أن الزبائن يحلمون الكمال، وهذا يمكن بسهولة سحابة حكمهم على ما هو ممكن من الناحية المالية. الوقت المناسب لسد الفجوة بين ميزانيتهم ​​وتوقعاتهم هو الحق منذ البداية. في كثير من الأحيان أنها بسيطة مثل طرح الأسئلة الصحيحة وصياغة الميزانية خلال الاجتماع الأول الخاص بك. انقر هنا للحصول على قائمة بالأسئلة التي يجب طرحها.

- 3>>

بناء ميزانية الحدث الأساسي

وبمجرد أن يكون لديك رؤية للحدث وتقدير كم من المال لديك للعمل مع، فقد حان الوقت أخيرا لهيكلة الميزانية.

تتمثل إحدى الخطوات المهمة هنا في إخبار العملاء بأن ميزانيات الأحداث هي "مسودات عمل" من المحتمل أن تتغير مع ظهور مزيد من التفاصيل. تذكر أن عددا قليلا جدا من العملاء لديهم خبرة في التكاليف والرسوم المرتبطة بتقلبات الحضور، أفضل لبناء في منطقة عازلة من 10٪ لتجنب نفاد الأموال.

انقر هنا للحصول على مزيد من النصائح حول إنشاء ميزانية أساسية.

رسوم مخطط الحدث

بالطبع، تحتاج إلى دمج رسوم التخطيط الخاصة بك في الميزانية، وهذا يمكن أن يكون موضوعا ملمسا للبعض. مخططو الحدث لديهم عدة طرق لشحن مقابل خدماتهم، بدءا من الرسوم المستقيمة إلى العمولات المئوية. في النهاية، كل شيء عن إيجاد وسيلة يمكن أن يتفق عليها كلا الطرفين. تأكد من أن بنية الرسوم الخاصة بك موثقة في العقد، وإدراجها كمصروف في جميع مسودات الميزانية. انقر هنا لمراجعة هياكل الرسوم القياسية لمخططي الحدث.

التشذيب تكاليف الحدث

نادرا ما كنت تعمل على الحدث الذي لديه ميزانية غير محدودة. أكثر من المرجح سوف تصل إلى نقطة في عملية التخطيط حيث يجب اتخاذ قرارات حول خفض التكاليف. هذا هو المكان الذي يمكن أن يختبر مخطط الحدث من ذوي الخبرة حقا في مساعدة عملائها.والهدف هو تحديد الخيارات التي لديها أكبر انطباع على الضيوف. على سبيل المثال، يجب أن تنفق أقل على المركزية من أجل الحفاظ على الحلوى الذواقة؟ في بعض الحالات، يمكن للمخطط أن يذهب من خلال النفقات وإعادة التفاوض أو خفض في المناطق التي لن يلاحظ الضيوف أبدا. انقر هنا لستة مناطق تستهدف تحقيق وفورات في التكاليف.

التحكم في المصروفات السمعية / البصرية

الإضاءة ومعدات الصوت تؤثر تأثيرا كبيرا على عرض الحدث الخاص بك، ولكنها تميل أيضا أن يكون لها تأثير كبير على الميزانية.

عندما تتعامل مع مصاريف A / V الأخرى مثل أجهزة العرض، والإنترنت، وخدمات الفيديو فإنه لا يستغرق وقتا طويلا لتصبح هذه الفئة واحدة من أكبر الأرقام على ميزانيتك. انقر هنا للحصول على طرق لمنع الإنفاق الزائد على احتياجاتك من A / V.

العثور على خيارات التسويق منخفضة التكلفة على الإنترنت

التسويق هو حساب آخر يمكن أن ينمو بشكل كبير إذا لم تحصل على النتائج على الفور. الصيد، وبطبيعة الحال، هو أنه ما لم تكن السوق بشكل فعال لن يكون هناك ما يكفي من الحضور لدعم تكاليف الحدث. هذا هو السبب في أنه من المنطقي للاستفادة من العديد من الخيارات المجانية أو منخفضة التكلفة لنشر الكلمة الأولى عن مناسبة قادمة. لحسن الحظ أن الإنترنت لديه الكثير من السبل التي يمكن أن تنظر فيها. انقر هنا لستة أفكار منخفضة التكلفة.

تخطيط حفل زفاف كبير على ميزانية صغيرة

حفلات الزفاف هي مثال رئيسي على الأحداث حيث الميزانيات يمكن الطعن من قبل النفقات.

وراء كل عرس هو عائلة من الناس الحقيقيين الذين لديهم التزامات مالية أخرى للنظر فيها قبل أن تنفق بسخاء في يومهم الكبير. معظم منسقي الزفاف فهم هذا، ولكن أفضل منها يعرفون كيفية تعظيم كل دولار من ميزانية الزفاف. على الرغم من أن المخططين الحدث الشركات تعمل في بيئة مختلفة من المخططين الزفاف، وهناك الكثير لتعلمه عن كيفية المهنيين الزفاف إدارة ميزانياتهم. تحقق من هذه النصائح لتحويل ميزانية صغيرة إلى حفل زفاف كبير.