المبادئ التوجيهية المحدثة للجنة تكافؤ فرص العمل بشأن برامج العافية في مكان العمل

واحدة من الطرق التي يمكن للموظفين البدء في العمل على الأهداف الصحية الشخصية، مثل فقدان الوزن والحد من العادات السيئة، هو المشاركة في برامج العافية الشركة. برامج العافية للشركات هي شعبية لأنها قد أظهرت لمنع الأمراض، وخفض تكلفة أقساط الرعاية الصحية، وتشجيع الموظفين لقيادة أساليب الحياة الصحية.

ومع ذلك، يجب على أصحاب العمل أن يضعوا في اعتبارهم تحديثا قانونيا بشأن مبادئ تكافؤ فرص العمل (إيوك) المبادئ التوجيهية التي تؤثر على إدارة برنامج العافية في مكان العمل.

لأن برامج العافية في مكان العمل غالبا ما تنطوي على استخدام الاستبيانات الطبية، والفحص البيومتري، وتقييم المخاطر الصحية، وغيرها من الأدوات لقياس صحة الموظفين؛ فإنها يمكن أن تشكل خطرا قانونيا لسوء التعامل مع هذه المعلومات الصحية الشخصية.

احرص على حماية جميع المعلومات الصحية الشخصية

حتى الآن، فإن الاستخدام المقبول الوحيد لجمع المعلومات الصحية الشخصية خلال أنشطة برنامج العافية هو عندما يتم التعامل معها من قبل طرف ثالث معتمد، مثل وكالة شركة التأمين الصحي.

تبدأ المشكلة عندما يحصل أحد أعضاء فريق الموارد البشرية أو أي شخص آخر داخل الشركة يحتمل أن يحدد موظفا، على إمكانية الوصول إلى بيانات سرية عن صحة الموظفين - سواء عن قصد أو عن طريق الصدفة. وهذا يمكن أن يخلق سببا للمطالبة بموجب العديد من قوانين العمل المناهضة للتمييز، بما في ذلك قانون نقل التأمين الصحي والمساءلة (هيبا)، وقانون الأمريكيين ذوي الإعاقة (أكا)، أو قانون عدم التمييز في المعلومات الوراثية (جينا).

إذا تم نقل المعلومات الصحية الشخصية (في) إلى أيدي غير صحيحة، يتم نقلها باستخدام أساليب غير آمنة (مثل البريد الإلكتروني)، أو يتم استخدامها لاتخاذ أي قرار بإدراج أو استبعاد أي فرد للعمل ، والترقیة، والإنھاء، أو التأھل لأنواع معینة من تغطیة الخطة الصحیة للمجموعة - ستکون المنظمة مسؤولة قانونیا.

الأضرار التي تصيب عشرات الآلاف من الدولارات يمكن أن تكون نتيجة لهذا النوع من خرق البيانات.

تجنب الانتهاكات على حوافز العافية

ظهرت مشكلة أخرى مع برامج العافية مؤخرا، حول استخدام الحوافز للموظفين للمشاركة في البرامج التي ترعاها الشركات. وقررت لجنة تكافؤ فرص العمل أنه عندما تكون الحوافز مرتبطة ببرامج العافية، فإن الموظفين يميزون ضد أولئك الذين يختارون عدم المشاركة أو لا يحققون أهدافهم المنشودة، إما للمشاركة فيها أو لتحقيق أهداف صحية معينة. الحوافز المستخدمة بهذه الطريقة تميز على أساس الإعاقة والمعلومات الوراثية - العوامل التي لا يمكن للموظفين السيطرة عليها.

ومن الأمثلة على ذلك الشركة التي قدمت مكافأة نقدية لأولئك الذين وافقوا على اختبار البيومترية إلزامية.هددت هذه الشركة بشكل غير قانوني بإنهاء التغطية التأمينية أو إصدار إجراءات تأديبية أخرى للموظفين الذين رفضوا الاختبار البيومتري. وقد تعرضت شركات أخرى مؤخرا لإطلاق النار من أجل رفع أقساط الموظفين الذين يعانون من أمراض معينة أو يعانون من السمنة المفرطة أو الدخان أو لا يشاركون في برامج العافية.

من المهم أن نلاحظ أن برامج العافية التي توفر حوافز للموظفين على أساس طوعي، مثل العلاوات وبطاقات الهدايا وغيرها من الامتيازات، ليست تمييزية في نهجها.

يجب على الشركة، مع ذلك، أن تجعل من الممكن لجميع الموظفين للمشاركة في برامج العافية إذا رغبوا في ذلك. لا يمكن إجبار البرامج، ولا ينبغي أن يكون الموظفين الذين لديهم بعض المخاوف الصحية محور برامج العافية. ومن الأمثلة على انتهاك لجنة تكافؤ فرص العمل هو إلزام جميع الموظفين الذين يعانون من السمنة المفرطة بالمشاركة في برنامج يتعلق باللياقة البدنية من أجل البقاء في وظائف أو الحصول على استحقاقات التغطية الصحية.

قواعد لجنة تكافؤ فرص العمل لتوجيه أصحاب العمل لخطط الرعاية الصحية للشركات

أثارت لجنة تكافؤ فرص العمل بعض القواعد النهائية لتعديل اللوائح الحكومية وتقديم إرشادات إضافية لأرباب العمل، مدفوعة بمفاهيم خاطئة بشأن برامج العافية في مكان العمل. تم تصميم هذه القواعد لتوفير مزيد من المعلومات والقيمة المتعلقة خطط العافية للشركات. بعد هذه القواعد بعناية، يجب أن يكون صاحب العمل قادرا على تجنب أي دعاوى قضائية محتملة أو ينتهك قواعد سلطة الالتزام بالموارد مقدما أو أدا أو جينا أو إيوك.

1. يجب ألا يضطر الموظفون أبدا إلى المشاركة في برامج العافية التي ترعاها الشركة.

يمكن لجميع أصحاب العمل تشجيع وتسويق وتبادل المعلومات حول برنامج العافية الشركة. ومع ذلك، فإنه لا يمكن إجبارها على أي موظف ولا ينبغي أن يكون الموظفين ليشعروا بالمضايقات بشأن المشاركة. حتى إذا كانوا بحاجة للمشاركة بسبب المخاوف الصحية، يجب على الموظفين المشاركة طوعا في جميع الأوقات.

2. وإذا رفض الموظفون المشاركة، لا يجوز حرمانهم من التغطية الصحية أو القدرة على الاختيار من بين خطط الرعاية الصحية الجماعية المتاحة التي يقدمها صاحب العمل.

لا يحق لأي صاحب عمل رفض استحقاقات الرعاية الصحية الجماعية بموجب قانون الرعاية بأسعار معقولة، وذلك ببساطة بناء على اختيار الموظف إما للمشاركة أو عدم المشاركة في برنامج العافية. وهذا يشمل برامج الإقلاع عن التدخين، وبرامج فقدان الوزن، وأي مبادرات العافية الأخرى التي تؤثر على صحة الموظفين. بالإضافة إلى ذلك، يجب على صاحب العمل تقديم نفس المجموعة خطط لجميع الموظفين المؤهلين.

3. يجب على جميع أرباب العمل أن يذكروا بوضوح في شكل مكتوب أنواع المعلومات الطبية التي يحتاجونها، وكيفية استخدام المعلومات، والذين سيصلون إلى معلومات الصحة المحمية (في)، وكيف يتم تقييد الإفصاح.

كما ذكر سابقا، يمكن جمع المعلومات الصحية الشخصية بعدد من الطرق بما في ذلك التقييمات الصحية الشخصية، والفحص الصحي البيومتري، ومعارض العافية، وحتى من المطالبات الطبية. إن استخدام المعلومات الصحية المحمية محدود جدا ويجب إبلاغه بوضوح للموظفين عند المشاركة في أي برنامج للعافية. يجب أن يصدر بيان، ويجب على الموظفين التوقيع على ذلك، وإعطاء إذن لمقدم العافية طرف ثالث وشركة التأمين الصحي لاستخدام هذه المعلومات لصالح الموظفين.

4. لا يجوز لأرباب العمل أن يلقوا أي عقوبة ضد أي موظف يختار رفض المشاركة في برنامج الشركة العافية.

هذا أمر واحد يجب على أصحاب العمل الحرص على عدم انتهاكه. لا يمكن لأي رب عمل أن يكره أو يهدد أو يخيف أو يضايق أو يعاقب أو يحرج أو يحاول إجبار أي موظف أو معاليه على المشاركة في برنامج العافية. ويجب أن يكون لجميع الموظفين ومعاليهم المستحقين حرية المشاركة طوعا، ويمكنهم إنهاء هذا النشاط في أي وقت دون اتخاذ أي إجراء انتقامي من صاحب العمل.

5. ولا يجوز للشركة أن تقدم حافزا للموظفين المشاركين الذين يستحقون أكثر من 30 في المائة من تكلفة النسخة ذات الأجر الذاتي لخطة الرعاية الصحية (استنادا إلى عضو صحي يبلغ من العمر 40 عاما).

وهنا يمكن أن تكون الأمور صعبة بعض الشيء لأن العديد من الشركات تقدم نوعا من الحوافز للموظفين الذين يشاركون طوعا في برامج العافية للشركات. ويمكن أن يكون الحافز نقدا أو مكافأة أو هدية خاصة أو جهازا للياقة البدنية يمكن ارتداؤها أو عضوية في الصالة الرياضية أو أي نوع آخر من الحوافز - طالما أنه لا يتجاوز قيمة المبادئ التوجيهية المذكورة أعلاه. وبعبارة أخرى، لا تجعل برنامج العافية فقط عن الحصول على حافز، ولكن عن المشاركة والحصول على صحة.

المزيد من الاعتبارات في إدارة برامج الرعاية الصحية الخاصة بك

يجب أن يكون برنامج العافية الخاص بك في متناول جميع الموظفين، بغض النظر عن حالتها الصحية الحالية أو المستقبلية. وهذا يعني أن لديك لاستيعاب الموظفين على جميع المستويات، بما في ذلك أولئك الذين يقودون بالفعل أنماط الحياة الصحية وأولئك الذين يكافحون بسبب عوامل أخرى. على سبيل المثال، قد يكون لديك موظف لديه قلق صحي ويجب أن يفقد الوزن، ولكن الموظف لا يستطيع المشي بشكل جيد أو ركوب الدراجة حتى الآن. تأكد من وجود منطقة المشي الداخلية مع دعم مثل درابزين أو الكراسي لتوفير الموظف مع التنقل إضافية.

هناك شيء آخر يجب مراعاته هو أنه إذا شارك الموظفون معلوماتهم الصحية الشخصية، ربما بعد عملية التقييم أو بعد زيارة طبيب للرعاية. لا تتعامل مع الموظف في ما يتعلق بالمعلومات الصحية المحمية (في)، ولا تشجع الموظفين على مشاركة معلوماتهم الطبية في العمل. إذا كان لديك برنامج دعم، ومع ذلك، السماح للموظفين للمشاركة مع أقرانهم في وضع أكثر تسيطر وسرية. لا يعرف المرء من قد يستمع إلى المحادثات الشخصية في العمل، وهذا يمكن أن يؤثر على مدير لمعالجة الموظف بطريقة تمييزية (على سبيل المثال من حيث رفع أو ترقية).

وأخيرا، ينبغي الحصول على الحد الأدنى من المعلومات من الموظفين أثناء أي تقييمات صحية شخصية، وخلال فترة التسجيلات المفتوحة، وعندما يشارك الموظفون في شاشات القياس الحيوية. يمكن أن يحدث انتهاك للجنة تكافؤ فرص العمل ببراعة بما فيه الكفاية عن طريق طلب الكثير من المعلومات الصحية من موظف في فئة محمية. تأكد من مراجعة إرشادات لجنة تكافؤ فرص العمل لفهم ما يمكن لأي طرف ثالث أن يسأل المشاركين في الرعاية الصحية وإبلاغ جميع الموظفين باستخدام نموذج الكشف عن برنامج العافية.يجب أن تعقد جميع المعلومات في أشد الخصوصية وأبدا تنتقل عن طريق البريد الإلكتروني أو الأشكال الرقمية الأخرى. كل عام، ينبغي تحديث جميع الموظفين حول قواعد برنامج العافية والتوقيع على شكل سنوي يقولون انهم التطوع للمشاركة.

الحفاظ على صحة الموظفين خلال موسم العطلات

في كل عام، في بداية موسم عطلة آخر مزدحم، يعتقد العديد من أصحاب العمل عن طرق لمساعدة الموظفين للحصول على أقصى استفادة من استحقاقات الموظفين المتبقية للسنة، أهداف العافية للعام القادم.

قد تكون مؤسستك في عملية تذكير الموظفين حول فوائد المشاركة في برنامج العافية للشركات. وهذا هو الوقت الذي يلتحق فيه الكثيرون بمزاياهم السنوية إما من خلال عروض مجموعة أصحاب العمل أو تبادل السوق. يمكن أن يكون الوقت المناسب لتبادل المعلومات العافية مع الموظفين، وتحديثها على الفوائد التي هي مؤهلة للحصول عليها، وحتى لاستضافة معرض العافية. ويمكن أيضا أن يكون وقتا طيبا لتوفير فحوصات صحية مجانية ولقطات انفلونزا للموظفين.

على أي حال، تأكد من تقديم معلومات مكتوبة لجميع الموظفين، وإرسال تذكير الأسبوعية عبر البريد الإلكتروني لمساعدة الموظفين على الاختيار الصحيح لاحتياجاتهم الشخصية. إذا كان لديك الموظفين الذين يرغبون في برنامج العافية، توجيههم إلى نقطة مركزية من شخص الاتصال لمشرف البرنامج الخاص بك. في بعض الحالات، قد يكون هذا وكيل التأمين الصحي من طرف ثالث أو شركة العافية المستقلة.