نصيحة الخبراء حول التخطيط للمتحدث المحترف

يتطلب اختيار متحدث رئيسي، أو إميسي، أو ترفيهي لحدث مؤسسي أو تنظيمي، تخطيطا دقيقا وفهما لأهداف الاجتماع. هذا هو السبب في المخططين الحدث تعتمد على خبرة مكتب المتحدثين.

في الجزء الأول من هذه السلسلة، تحدثت مع ديان غودمان، رئيس مكتب جودمان المتحدثون، عن الخطوات الأساسية لاختيار وتوظيف المتكلم المهنية.

قامت ديان بمساعدة المنظمات في تأمين مكبرات الصوت منذ عام 1979. وهي رائدة معترف بها في هذه الصناعة، وتعمل مع الاجتماعات والاتفاقيات الوطنية والدولية للشركات والجمعيات، وغيرها.

واصلت ديان حديثها معي لتبادل بعض وجهات نظرها وخبراتها حول توظيف متحدث محترف.

حول التخطيط لتعيين رئيس المهنية

س: ديان، فإنك توصي بأن مخططو الحدث يجب أن يعملوا أولا مع مدرائهم التنفيذيين الداخليين لتحديد أهداف الاجتماع واضحة والجداول الزمنية، والتخطيط في أقرب وقت ممكن للحصول على أفضل المتحدثين - وخاصة المتحدثين الرئيسيين. هل يمكنك مشاركة أفكارك حول سبب أهمية ذلك؟

A: مثل الجميع، ونحن نريد أن نتأكد من أن وقتنا يستخدم في الطرق الأكثر وضوحا. نحن لا نريد أن نذهب إلى الطريق الخطأ مع العميل أو المتكلم - ومن ثم لا تكون قادرة على الحصول على الجدول الزمني للمتكلم العميل النهائي يختار.

لتجنب هذا السيناريو، نوصي بشدة المخططين الحصول على المديرين التنفيذيين في نفس الصفحة في وقت مبكر من عملية اختيار المتحدث. ويمكن تحقيق ذلك بسهولة عن طريق إنفاق 15 أو 20 دقيقة مع صناع القرار في بداية عملية الاختيار، ليتم متابعتها خطيا لتأكيد الاتجاه الذي تتخذه.

سيؤدي ذلك في النهاية إلى زيادة قيمة المخططين للفريق التنفيذي من خلال تقديم المتحدثين الذين يربطون أهداف وغايات الاجتماع، فضلا عن المهمة الاستراتيجية الشاملة ورؤية المنظمة. التحديثات المكتوبة على طول الطريق قد تساعد أيضا، اعتمادا على ثقافة وأسلوب شركتك.

س: هل يمكنك تحديد ثلاثة أو خمسة من أكثر أنواع المتحدثين شيوعا، ولماذا؟

A: تماما. وفيما يلي خمسة أنواع من المتحدثين يجب أن يعرف كل مخطط:

1. تحفيزية: لا يهم إذا كانت الأوقات جيدة أو سيئة، والناس دائما بحاجة إلى القليل من الدافع في عملهم وحياتهم. إن الاجتماعات ذات المحتوى المرتفع أو التعليمية أو الموجهة نحو التدريب تحتاج إلى بعض الإيجاز. وهذا هو عندما يتم استخدام المتكلم التحفيزي روح الدعابة أو الترفيه التربوي من نوع ودائما استقبالا حسنا … الضحك يجعل الناس يشعرون بالراحة وأيضا هو عظيم الجليد الكسارة.
2. بناء الفريق: مع إعادة تنظيم الشركات أو دمجها أو اكتسابها أو الحصول عليها، فإنها تحتاج إلى إعادة بناء أو تعزيز العلاقات الداخلية.وتساعد البرامج التفاعلية لبناء الأفرقة على تحقيق هذه الأهداف.
3. مغامر: قصصهم من الشجاعة والتصميم هي من بين الأكثر إلهاما. الجماهير على حافة مقاعدهم الاستماع إلى هؤلاء الناس لا يصدق.

1. القيادة / الإدارة: ما هي الخصائص التي تجعل من القائد العظيم؟ ما هي أحدث الاتجاهات في تطوير الإدارة؟ كيف يمكن للشركات الاعتراف ومكافأة الموظفين لزيادة الاحتفاظ بالموظفين؟ كيف يمكن للشركات أن تكون أكثر ابتكارا للبقاء قادرة على المنافسة؟ هذه ليست سوى عدد قليل من الأشياء التي المديرين التنفيذيين تريد أن تسمع عن.
2. الأجيال: في حين أن هذا ليس موضوعا جديدا، فإنه يتزايد في شعبية مع دخول المزيد من الأجيال القوى العاملة. فإنه يؤثر على كل نوع من مجموعة من المبيعات والتسويق لإدارة والموارد البشرية.

س: ماذا عن توظيف الفنانين للعمل كممثل؟ ما هي أنواع المنظمات التي تقوم بذلك وما هي أنواع الاجتماعات؟

A: انها حقا عن نوع الاجتماع الذي تحاول الشركة خلق، بدلا من نوع الشركة التي تعقد الاجتماع. وعادة ما تتطلع المجموعات التي تستخدم أجهزة الكمبيوتر إلى تقديم اجتماع موحد جدا مع تدفق واستمرارية ممتازين - في بعض الأحيان مع مراعاة الموضوع.

في كثير من الأحيان، سوف الاجتماعات الموجهة المحتوى الثقيل استخدام الفنانين كما مكس لتخفيف الأجواء وجعل اجتماع شاقة خلاف ذلك ممتعة إلى حد ما. ونحن نرى مجموعة متنوعة من أنواع مختلفة من الاجتماعات باستخدام الفنانين كما مكس.

أبوت تريندس إن بروفيسيونال سبياكينغ

س: هل تلاحظ أي اتجاهات جديدة في اختيار السماعات؟ على سبيل المثال، هل هناك تحول إلى وجود خبراء الصناعة بمثابة المتحدثين الرئيسيين في كثير من الأحيان؟

غالبا ما يكون الكتاب الأكثر مبيعا في الطلب. يبدو أن العديد من الكتاب - وإن لم يكن كل - ضرب الدائرة الناطقة بمجرد أن يبدأ كتابهم تلقي السمعة. أيضا، يبدو أن هناك الكثير من الاهتمام في الاستماع من رجال الأعمال الناجحين وما نسميه الأعمال "المعلمون"، أولئك الذين كانوا هناك، فعلت ذلك، ويتحدثون الآن عن ذلك.

نحن نعمل بالفعل مع خبراء الصناعة، الذين يمكن أن يكونوا أكاديميين أو متخصصين في مجال معين. في حين أنها تخدم غرض رائع، نضع في اعتبارنا أن "خبراء" الصناعة ليست بالضرورة محنك المتحدثين المهنية. يجب أن يعرف مكتب المتحدثين أسلوب وقوة وضعف كل خبير في مجال الصناعة كما سيكون لديهم أي خبير آخر من أجل توفير التوجيه المناسب.

س: ما هي أنواع المنظمات التي تختار الخبراء على المشاهير أو الشخصيات الرياضية التي يمكن التعرف عليها وتحت أي ظروف؟

A: هذا يعتمد أكثر على نوع الاجتماع الذي تحاول الشركة إنشاءه. وسوف تستخدم اجتماعات الحوافز أو الاجتماعات للأشخاص الذين اضطروا إلى كسب الحق في الحضور، المزيد من أنواع المشاهير لمكافأة الحضور مع تجربة "لا تنسى". المزيد من المحتوى أو الاجتماعات الموجهة تربويا سوف تتجه نحو المزيد من خبراء الصناعة والمتكلمين المحتوى.

ونحن نرى الآن اتجاه لطيفة جدا نحو مزج أنواع من المتحدثين الشركات سوف تستخدم في اجتماعات مختلفة.المزيد من المخططين يبحثون في الصورة العامة واستخدام المحتوى أو المتحدثين الصناعة وكذلك المتحدثين تحفيزية - وأحيانا الفنانين - في مجموعة واسعة من أنواع الاجتماعات.

حول تعيين رئيس محترف

س: هل لدى المتكلمين عادة أي متطلبات محددة (بخلاف دفع رسوم التحدث) التي يجب أن يخطوها مخططو الحدث؟

A: متطلبات كل متكلم محددة مختلفة. كحد أدنى، يجب أن يتوقع مخطط أن يكون مسؤولا عن دفع ثمن السفر جوا، المبيت بين ليلة وضحاها، والنقل البري، والوجبات، ومتطلبات أف. في بعض الأحيان قد يكون للمتحدث رسم ثابت للسفر أو يتطلب مبلغا خاصا لكل وجبة لتغطية الوجبات والنفقات الطارئة. ويمكن أيضا أن يكون هناك رسوم على النشرات المحددة أو الحق في تسجيل العنوان أو الكلام.

يجب على مكاتب المتحدثين تقديم أي متطلبات شاملة للمخطط قبل اتخاذ قرار نهائي حتى لا تكون هناك مفاجآت.

أبوت a بروفيسيونال رسوم المتكلم

س: ما هو نوع الرسوم التي يجب أن يخططها مخططو الحدث للميزانية للمتحدثين المحترفين؟ هل هناك طريقة يمكن أن تساعد في تصنيف نطاقات رسوم نتوقع لأنواع مختلفة من مكبرات الصوت؟

A: سؤال جيد. تتراوح الرسوم من بضعة آلاف من الدولارات إلى أكثر من مائة ألف دولار. يحدد المتحدثون أتعابهم ولا توجد معايير أو معايير محددة لكيفية القيام بذلك.

دعونا كسر ثلاثة من أنواع مختلفة من المتحدثين: المهنية، والخبير، والمشاهير.

1. المتحدثين المحترفين هم الذين اختاروا التحدث عن لقمة العيش. هناك الآلاف من هذه الأنواع من المتكلمين في السوق. أحب أن أعتقد أنها تستند رسومها على خبرتهم، والمعارف، ومهارات التحدث، ولكن في كثير من الأحيان هو ما يدركون قيمتها لتكون.
2. المتحدثون الخبراء هم أولئك الذين يتكلمون نتيجة خبراتهم في مجال معين. إنها ليست مهمتهم الأساسية.
3. سماعات المشاهير هي مجرد: المشاهير. في كثير من الأحيان سوف تدفع الكثير من المال فقط أن يكون المشاهير على المنصة. مخطط لتحديد قيمة ذلك!

س: هل تشمل رسوم مكتب المتكلمين رسوم المتكلم؟ هل يتوقع مخطط الحدث أن يخصص رسوم إضافية؟ إذا كان الأمر كذلك، تحت أي ظرف من الظروف؟

A: عموما المتكلم يدفع المكتب لجنة. وهم يفعلون ذلك لأن المكتب حصل على المشاركة معهم ويتحمل جميع الالتزامات السوقية والتعاقدية. هناك استثناءات، كما هو الحال في أي عمل تجاري، وقد تكون هناك أوقات يمكن فيها للمكتب أن يفرض رسومه الخاصة عند تقديم خدمات مثل البحث الشامل أو التخطيط الاستراتيجي للشركات أو المنظمات.

حول مكاتب إلغاء المكالمات و المتحدثون

س: قد تحدث الكثير من الحالات التي قد تتطلب من المتكلم إلغاء المشاركة. ما الخطوات التي يمكن أن يتخذها مخطط الحدث لمعالجة هذا الوضع عند التعاقد مع متحدث؟

A: هذا هو المكان الذي يمكن فيه للعلاقة بين المكتب والمكبر أن تحدث حقا عالما من الاختلاف حيث يمكننا "حشد" المتحدثين لمساعدتنا في حالات الطوارئ.

نأمل، يحدث الإلغاء مع الوقت الكافي للعثور على بديل قابل للمقارنة. ولكن الوقت ليس عادة في صالحنا عندما يحدث الإلغاء.

لذلك، عندما يتعلم مخطط عن الإلغاء، يجب على الفور الاتصال بمكتبهم لخطة "احتياطية" - حتى لو كان قبل ساعات فقط من الخطاب. إذا كان حدثا كبيرا مع أكثر من متكلم واحد، ونحن قد تكون قادرة على طرح أحد المتحدثين لدينا بالفعل في هذا الحدث للقيام "واجب مزدوج. "أو إذا كنا نعرف متكلما آخر قريب جغرافيا، قد نطلب منه القيام بالتفاف على حدثنا وإنقاذ اليوم.

هناك دائما حلول؛ ونأمل أن تعمل مع مكتب يعرف المتحدثين بشكل جيد بما فيه الكفاية للتغلب على هذه التحديات المحبطة.

س: مثل هذا السيناريو هو على الارجح واحدة من أهم الأوقات للعمل مع مكتب المتحدثين. هل يمكنك مشاركة مثال عن كيفية تأمين شخص آخر في اللحظة الأخيرة؟

A: كنا في الموقع إدارة مكبرات الصوت لعميل التأمين الرئيسي الذي كان عقد اجتماع حافز. في حوالي 5 أ. م. صباح أحد الأحد، تلقى موظفو مكتبنا نداء مزعج من العميل. إن المتكلم الذي حجزوه دون مساعدتنا لم يظهر. على ما يبدو كان هناك بعض المشاكل مع نقل المتحدث، ولكن لا أحد يعرف حقا ما حدث.

ترك العميل الآن فجوة في جدول أعماله حيث ينتمي مفتاح الافتتاح! لذلك، وصلنا إلى العمل على الفور لتبادل الأفكار الاستبدال.

كنا نعرف هذا العميل وجمهورهم بشكل جيد، وتقرر لدينا المرشح المثالي ضمن مسافة القيادة. اتصلنا مكتبه، والهاتف الخليوي، المنزل و زوجته! وعندما عثرنا عليه، شرحنا الوضع، ووافق على الحضور فورا إلى الاجتماع. وبمجرد وصوله، عقدنا لقاء قصير مع العميل وتحدث عن الأهداف، وبدون مزيد من اللغط المتكلم أخذ المسرح.

عند الانتهاء، تلقى المتكلم حفاوة دائمة من الجمهور! كما اتضح، ربما كان أفضل اختيار الكلمة الافتتاحية من الشخص الذي انهى عدم الحضور.

العلاقات فعلا المسألة!