كيفية تنظيم مخططين ناجحين للأحداث

سواء كنت مخططا لحدث الشركات أو شخصا إداريا، فإن أساسيات تخطيط الأحداث تتطلب منك مهارات تنظيمية وتواصل وتوثيق قوية. بغض النظر عن مستواك من الخبرة، حتى متحمس الضيافة يمكن أن يضع على حدث عمل مدهش مع القليل من الإبداع والكثير من التنظيم على طول الطريق. ولكن عندما يتعلق الأمر بتخطيط الأحداث، وخاصة بالنسبة للمخططين الحدث مشغول مع أكثر من حدث واحد على كتبهم، والبقاء المنظمة يمكن أن يكون عقبة أكبر من معظم تحقيق.

كيفية تنظيم تنظيم الفعاليات

المنظمة هي واحدة من العديد من مفاتيح النجاح لمعظم المخططين الحدث. ليس فقط يمكن اتقان المهارات التنظيمية تؤدي إلى أقل الإجهاد، ولكن يمكن أيضا تعزيز إبداعك كمخطط الحدث مما يسمح لك أن ترى الصورة الأكبر والتفكير خارج منطقة الجزاء مع العلم أن لديك مقبض ثابت على التفاصيل. في ما يلي بعض الطرق التي يظل بها مخططو الحدث الناجح منظمين.

إنشاء مجلدات حدث

إن إنشاء مجلدات تخطيط الحدث والحدث هو على الأرجح الطريقة الأكثر فعالية للبقاء منظمة للتخطيط للحلقات الدراسية والمؤتمرات والدورات التدريبية الداخلية والاجتماعات التنفيذية وجميع أنواع الأحداث. في حين أن العديد من مخططي الحدث يتحركون إلى المزيد من الأدوات التنظيمية الإلكترونية والرقمية، يمكن أن تكون المجلدات المادية مكانا لأهم تفاصيل الحدث والبرامج. حفظ نسخ ورقية من بعض الوثائق والملاحظات وغيرها من التفاصيل يمكن أن يكون منقذا للحياة على مدى حياة الحدث.

من الناحية المثالية، يجب أن يكون لكل حدث و / أو برنامج رابط خاص به.

• الحضور
• الاتصالات
• العقود
• أوامر الحفلات> الترفيه
• الحضور
• الاتصالات
• الإقامة / قائمة الغرف
• القادمون / المغادرون
• الأنشطة
• الهدايا
• الميزانية
• متفرقات

مع تحديث الحدث الخاص بك بانتظام الموثق، يمكنك بسهولة تبادل المعلومات مع زملائك في الداخل والعملاء، حتى لو أنها لا تعطيك الكثير من الوقت للتحضير.

استخدام برامج تخطيط الأحداث أو تخزين المستندات عبر الإنترنت

في حين يجب أن تتضمن مجلدات الحدث كل التفاصيل الأكثر أهمية لكل حدث في نسخة مطبوعة، يجب أن تبقى بقية الملاحظات المرجعية والأفكار والمراسلات منظمة أيضا سويا. اليوم، العديد من المخططين الحدث استخدام تخطيط الحدث وإدارة البرامج، ولكن العديد من يبحثون إلى خيارات تخزين الملفات على الانترنت للحفاظ على المنظمة.

يمكن أن توفر الأدوات عبر الإنترنت مثل غوغل دريف و دروبوكس مكانا منظما لجميع أنواع المستندات الإلكترونية من جداول البيانات إلى الفواتير. تتيح لك هذه الأدوات تحميل المستندات وتخزينها وتنظيمها في ملفات ومجلدات عبر الإنترنت حيث يمكن الوصول إليها بسهولة من أي مكان.يمكنك فتح المستندات على الكمبيوتر المحمول أو الهاتف الذكي أو الجهاز اللوحي. يمكنك أيضا إرفاق هذه الملفات بسهولة إلى رسائل البريد الإلكتروني أو مشاركة المستند مع الزملاء والبائعين والعملاء. يمكن أن يكون الحل الأمثل منظمة لمخططي الحدث الذين هم دائما على الذهاب.

الخط الأساسي التنظيمي

في النهاية، كيفية تنظيم المستندات والملاحظات والمراسلات متروك لك.

كل مخطط الحدث لديه نظام مختلف يعمل بالنسبة لهم وأحداثهم. وينبغي أن يكون العامل الأكثر أهمية دائما إمكانية الوصول إلى المعلومات واستعدادها. لذلك تأكد من أن أيا كان النظام الذي تستخدمه، يمكنك بسرعة وسهولة تحديد موقع المعلومات التي تبحث عنها.