كيفية تقديم ردود فعل إلى الموظفين الدفاعيين

الملاحظات هي واحدة من أقوى الأدوات في مجموعة أدوات المدير لتعزيز أداء مكان العمل.

• تركز التعليقات الإيجابية على تحديد وتعزيز السلوكيات التي تعزز الأداء العالي.
• وتركز ردود الفعل البناءة - غالبا ما يشار إليها على أنها ردود فعل سلبية - على تحديد وتشجيع التغيير في السلوكيات التي تنتقص من الأداء العالي.

ردود فعل فعالة محددة للسلوك (إما سلبية أو إيجابية) وتسليمها أقرب إلى وقوع ممكن.

في حين أن المهنيين المتحمسين يقدرون ردود الفعل الإيجابية والبناءة، فإن المديرين غالبا ما يكونون غير مرتاحين في تقديمه، وخاصة أي شيء يعتبر سلبيا. في الدراسات الاستقصائية والدراسات البحثية، فإن المدراء الذين يكافحون من أجل تقديم ردود فعل بناءة يشعرون بالقلق لأنهم لن يكونوا محبوسين أو أنهم يخشون خلق حادث من خلال تقديم النقد.

من خلال متابعة وممارسة الاقتراحات المبينة في هذه المقالة، يمكن للمدير أن يأخذ الخوف من تقديم ردود فعل سلبية وتحويل المحادثة إلى حدث بناء.

10 نصائح لمساعدتك على تقديم ردود فعل سلبية:

1. الحصول على العواطف تحت السيطرة. أنت لا ترغب في نقد أعمال شخص آخر عندما تكون غاضبا أو مزعجا. إذا كانت درجات الحرارة ساخنة، فاستغرق الوقت لتهدئة الأمور. في حين يتم تقديم التغذية الراجعة البناءة الفعالة أقرب إلى الحادث الملاحظ قدر الإمكان، إذا تم تسخين الوضع، فإنه من الجيد أن جدولة اجتماع لليوم التالي.

2. لا تقدم ردود فعل سلبية أمام عضو الفريق s. العثور على مكان خاص. قم بإجراء الاجتماع في مكتبك أو جدولة قاعة مؤتمرات لمناقشة تعليقاتك.

3. ركز على السلوك الملاحظ، وليس الشخص. تذكر أن الغرض من التغذية الراجعة البناءة هو القضاء على السلوكيات التي تنتقص من الأداء العالي. وإذا كان الفرد يدرك أنه يتعرض للهجوم شخصيا، فسوف يتحول بسرعة إلى دفاعية وستفقد فرصة إجراء نقاش هادف.
4. كن محددا . ردود الفعل الفعالة محددة. اقتراح "جون، أنت متأكد من خداع ذلك،" قد يكون صحيحا، لكنه لا يخبر يوحنا ما فعله خطأ. الشيء نفسه ينطبق على أن تقول ماري أنها تأخرت في العمل في كثير من الأحيان. بدلا من ذلك، وصف السلوك المحدد جدا وتحديد الآثار التجارية للسلوك. على سبيل المثال: "ماري، عندما تتأخر عن نوبة الخاص بك، يتطلب منا أن نحتفظ بشخص ما أكثر من النوبة السابقة، وهذا يتطلب منا دفع أجر إضافي؛ فهو يزعج زميلك، وقد يقلل من الجودة إذا لم يفعلوا ذلك فهم وظيفتك المحددة هل تفهم؟ "
5. أن تكون في الوقت المناسب . إذا كنت قد تلقيت من أي وقت مضى قائمة طويلة من التعليقات ردود فعل سلبية على مراجعة الأداء السنوي، وكنت أفهم كيف لا قيمة لها هذا المدخلات طويلة بعد حقيقة.وينبغي تقديم الملاحظات من جميع الأنواع في أقرب وقت ممكن بعد الحدث.
6. تبقى هادئة . بغض النظر عن مدى اضطراب كنت، فإنه يدفع أبدا لتفقد السيطرة على العواطف. كما هو مشار إليه أعلاه، إذا كنت بحاجة إلى وقت لجمع العواطف، وتأخير المناقشة بضع ساعات أو على الأكثر يوميا. تذكير نفسك بأن القصد من ردود الفعل هو تعزيز التحسن ومقاربة النقاش مع هذا الموقف الإيجابي.
7. إعادة تأكيد إيمانك في الشخص . وهذا يعزز الخطوة الثالثة، ولكن هنا كنت أقول لهم أن لا يزال لديك الإيمان بها كشخص وفي قدراتهم. انها مجرد أدائها تريد منهم أن تتغير. قل شيئا مثل "أنت ممثل خدمة عملاء جيد، لذلك أنا متأكد من أنك ترى ضرورة أن تكون أكثر صبرا مع العملاء".
8. التوقف عن الحديث ودعوة الطرف الآخر للمشاركة . بعد أن تخبر الشخص ما هي الإجراءات المحددة التي تم اتخاذها مؤخرا والتي كانت غير ملائمة، ولماذا تتوقف عن الكلام. امنح الشخص اآلخر فرصة لالستجابة لبياناتك وطرح األسئلة التوضيحية.
9. تحديد خطة عمل مقبولة للطرفين والموافقة عليها. اتفق على الأداء المستقبلي المناسب للموظف. إذا كان هناك أشياء محددة يحتاج الموظف للبدء بها أو يحتاج إلى التوقف عن القيام به، تأكد من أنها محددة بوضوح. إذا كان هناك شيء تحتاج إلى القيام به، وربما تدريبا إضافيا للموظف، والاتفاق على ذلك أيضا.
10. حدد وقتا للمتابعة. يعد تحديد تاريخ ووقت واضحين لمراجعة الإجراءات والتحسين جزءا مهما من عملية التغذية المرتدة. وهو يضع المساءلة ويحسن من احتمال تحسين الأداء.

وتذكر، بعد أن كنت قد سلمت ردود الفعل البناءة واتفقت على قرار وخطة المتابعة، المضي قدما في هذه المهمة. لا تؤذي الإرادة تجاه الموظف لأنها ارتكبت خطأ. لا تحوم فوقها خوفا من أنها قد تجعل خطأ آخر. مراقبة أدائها كما تفعل جميع الموظفين، ولكن لا هاجس.

قام بتحرير: آرت بيتي