آداب العمل في بريد إلكتروني احترافي

إذا كانت شركتك تستخدم صناديق البريد الصوتي التابعة للإدارات للمكالمات الواردة، فستحتاج إلى تسجيل تحية البريد الصوتي المحترف في قسم البريد الصوتي. هذا النوع من تحية البريد الصوتي يختلف قليلا عن تحية البريد الصوتي الشخصي المقترن بصندوق البريد الصوتي للفرد. على سبيل المثال، إذا كان نظام الهاتف الخاص بك يسمح لمجموعة من ملحقات الهاتف إلى "تجميع" معا لخدمة جميع المكالمات المحاسبية العامة، ثم جميع الامتدادات من قسم المحاسبة يمكن تجميعها في إطار التمديد العام لإدارة المحاسبة.

عندما يقوم المصاحب الآلي بنقل مكالمة إلى تلك الإضافة، ستتلقى الإضافة التالية التالية المكالمة. إذا كانت جميع ملحقات قسم المحاسبة مشغولة أو غير متوفرة، فسيتم نقل المكالمة إلى صندوق البريد الصوتي للإدارة.

البريد الصوتي خيارات تحية

اعتمادا على نظام الهاتف لديك في الشركة، قد تكون هناك خيارات مختلفة لنوع البريد الصوتي تحيات يسمح لك يؤلف. وتشمل هذه:

- 2>>

• عام البريد الصوتي تحية
  يتم استخدام تحية البريد الصوتي العام كما تحية البريد الصوتي الافتراضي إذا لم يتم تعيين أي نوع من التحية الأخرى.
• تحية البريد الصوتي الداخلي
  يستخدم هذا لتحية الأشخاص الذين يتصلون بقسمك من داخل الشركة الخاصة بك (أي من تمديد آخر). عموما، هذا ينطبق فقط على الشركات الكبيرة جدا.
• البريد الصوتي الخارجي معايدة
  وسيتم لعب هذه التحية للأشخاص الذين يتصلون من خارج شركتك. قد يلتقي المصاحب الآلي لنظام الهاتف الخاص بك شركة عامة تحية أن جميع المتصلين الخارجية سوف تسمع. إذا تم ذكر اسم شركتك في تلك التحية، لا تحتاج إلى أن أقول ذلك مرة أخرى في تحية الإدارات الخاصة بك.

- 3>>

• المؤقتة أو "خارج المكتب" معايدة البريد الصوتي
  يتم تعيين تحية البريد الصوتي المؤقت أو خارج المكتب عندما تكون الدائرة بأكملها لن تكون متاحة لفترة معينة من الزمن. علی سبیل المثال، یعمل القسم فقط بین الساعة 8:00 صباحا والساعة 5:00 مساء أو یوجد اجتماع إلزامي للإدارة یزیل جمیع الأشخاص من الرد علی الھاتف. معظم أنظمة البريد الصوتي تسمح لك بتعيين تاريخ انتهاء الصلاحية والوقت بحيث لم يكن لديك لتذكر لإيقاف تشغيله عندما يعود قسمك إلى العمليات العادية.
• على الهاتف (مشغول) معايدة البريد الصوتي
  يتم استخدام هذه التحية لإبلاغ المتصلين أن القسم هو متاح ولكن لا أحد يستطيع أن يأخذ دعوتهم على الفور لأن جميع ملحقات في تجمع قسم مشغولون مع المتصلين الآخرين.

إدارة البريد الجيد

• القسم
• كشف أنه لا يمكنك إجراء المكالمة الآن
• دعوة لترك رسالة
• عندما يتوقعون مكالمة عودة
• (ه.g> "اضغط على مفتاح الباوند للعودة إلى …")
• عنوان الموقع الإلكتروني إذا كان بإمكانه تقديم معلومات ذات مغزى
• لا تزيد عن 20 - 25 ثانية (قاعدة الإبهام)
• لا تبدأ ب " مكالمتك مهمة جدا بالنسبة لنا … "تحية. هذه العبارة مفرطة في الاستخدام وعادة ما تكون "إيقاف" للمتصلين.
• تجنب إعطاء الكثير من المعلومات وتقديم تحية طويلة للغاية.

عينة جيدة قسم البريد الإلكتروني تحية

• لقد وصلت إلى قسم المحاسبة. كل من ممثلينا مشغولون خدمة المتصلين الآخرين. بدلا من إضاعة الوقت الثمين في الانتظار، نود أن نعود مكالمتك في غضون ساعتين عمل. إذا كنت ترغب في العودة إلى القائمة السابقة، اضغط نجمة الآن. وإلا، ترك لنا رسالة مفصلة مع اسمك ورقم. بعد تسجيل رسالتك، قد اضغط مفتاح الجنيه لمزيد من الخيارات. شكرا لأتصالك.

• لقد وصلت إلى قسم المبيعات في أوبيراتيونس تيش، Inc. جميع مندوبي المبيعات لدينا مشغولون بخدمة العملاء الآخرين ولكننا نود أن نعيد مكالمتك في أقرب وقت ممكن. للحصول على معلومات التسعير الحالية أو للتحقق من حالة طلبك، يرجى زيارتنا على شبكة الإنترنت. خلاف ذلك، يرجى ترك لنا رسالة مع اسمك ورقم بعد لهجة. إذا كنت ترغب في العودة إلى القائمة السابقة، اضغط على مفتاح النجمة الآن.
• لقد وصلت إلى قسم المحاسبة في أوبيراتيونس تيش، Inc. تم إغلاق القسم حاليا. ساعات العمل المعتادة لدينا هي من الساعة 8:00 صباحا حتى 5:00 مساء من الاثنين إلى الجمعة. نحن مغلقة في أيام السبت والأحد. يمكنك الضغط على مفتاح النجمة في أي وقت للعودة إلى القائمة السابقة. خلاف ذلك، يرجى ترك لنا رسالة مع اسمك ورقم وسوف نعود مكالمتك عندما المكتب يعيد فتح. يمكنك تعليق بعد ترك رسالتك أو اضغط على مفتاح الجنيه للحصول على خيارات إضافية. شكرا لأتصالك.

تحيات البريد الصوتي سيئة

• لقد وصلت إلى قسم المبيعات. ترك لنا رسالة.
• مرحبا. لقد وصلت إلى قسم المحاسبة في شيز. كوم. جميع المحاسبين يحضرون حاليا اجتماع إدارة إلزامية ولا أحد متاح لأخذ مكالمتك. مكالمتك مهمة جدا بالنسبة لنا، ونود أن نعيد مكالمتك بمجرد عودتنا. ومع ذلك، فإنه هو نهاية العام، وتراكم المكالمات لدينا طويلة جدا. إذا كنت تدعو إلى إجراء دفعة على حساب متأخر، يرجى التأكد من أن تقول لنا في رسالتك حتى نتمكن من الاتصال بك مرة أخرى على الفور. خلاف ذلك، يرجى الانتظار لهجة وترك لنا رسالة سرية مفصلة.
• القسم مغلق. يرجى ترك رسالة بعد لهجة.