كيفية كتابة بريد إلكتروني احترافي 7 أسئلة لطرحها قبل أن تصل إلى إرسال

منذ سنوات عديدة، كان الناس يتنبأون بزوال البريد الإلكتروني. في حين أنه من الصحيح نحن نستخدم أشكال أخرى من الاتصالات مثل الرسائل النصية ووسائل الاعلام الاجتماعية إلى "التحدث" لأصدقائنا أو إرسال رسائل سريعة لزملائنا، ونحن لا تزال تستخدم البريد الإلكتروني، وخاصة بالنسبة للاتصال ذات الصلة بالعمل. بل هو أيضا وسيلة الاتصال الأساسية عندما كنت التقدم بطلب للحصول على وظيفة. فمن المهم كما من أي وقت مضى لمعرفة كيفية كتابة البريد الإلكتروني المهنية.

البريد الإلكتروني قد يكون نقطة الاتصال الأولية مع شخص ما، وبسبب ذلك، انها أول فرصة لك لجعل انطباعا. توخ الحذر عند إنشاء رسائلك. قبل أن تضغط إرسال، الإجابة على هذه الأسئلة 7.

1. هو "رسالة خطأ" مجانا؟

التحقق من بريدك الإلكتروني عن الأخطاء هو أهم شيء يمكنك القيام به قبل إرساله. سوف الإملاء غير صحيحة والنحوي سيئة تجعلك تبدو الإهمال. وهذا يتعارض مع الانطباع الذي تحاولون القيام به، خاصة إذا كنت تتقدم بطلب للحصول على وظيفة.

بروفريد ​​حتى كنت على ثقة كنت قد اشتعلت جميع الأخطاء الإملائية والنحوية، وكذلك الأخطاء المطبعية. Grammarly. كوم أدوات مجانية، بما في ذلك امتداد لمتصفح كروم، التي يمكن أن تساعدك في هذا.

2. ما عنوان البريد الإلكتروني يقول عني؟

عنوان البريد الإلكتروني الخاص بالعمل - والذي بالمناسبة، يجب أن لا تستخدم أبدا للبحث عن وظيفة - ربما هو واضح جدا. على الأرجح هو بعض البديل من اسمك.

ربما اخترت عنوانا أقل نشاطا تجاريا لاستخدامه في البريد الإلكتروني الشخصي. عنوان يوحي، طفولي، أو لطيف على ما يرام إذا كنت تستخدم فقط لإرسال رسائل إلى أصدقائك وعائلتك ولكن إذا كنت بحاجة إلى كتابة البريد الإلكتروني المهنية، والاشتراك للحصول على حساب جديد يحيل المهنية.

إعداد عنوان بريد إلكتروني يستخدم اسمك الفعلي. جرب اسمك الأول والأخير؛ اسمك الأول، الاسم الأوسط الأوسط والأخير؛ أو مجموعة من تلك. أبدا إرسال البريد الإلكتروني الخاص بك المهنية من تشيكيباب @ ميمايل. كوم.

3. هل الاسم وعنوان البريد الإلكتروني في الحقل "إلى" صحيح؟

عند بدء كتابة اسم المستلم في الحقل "إلى"، سيملأ معظم عملاء البريد الإلكتروني بقية الاسم مع اسم من جهات الاتصال. هل يمكن أن ينتهي بسهولة مع اسم خاطئ في هذا المجال لذلك تأكد من إيلاء الاهتمام لهذا.

تخيل ما قد تنشأ مشكلة إذا قمت بإرسال بريد إلكتروني عن طريق الخطأ إلى المستلم الخطأ. لنفترض أنك تبحث عن عمل أثناء عملك. يمكن أن يكون لمدير التوظيف لدى صاحب عمل محتمل اسم يبدأ بنفس الرسالة كاسم رئيسك الحالي. ما مدى الإحراج الذي قد يحدث إذا أرسلت رسالة رئيسك إلى مدير التوظيف؟ ليس فقط تريد التأكد من وصول رسالتك إلى وجهتها المقصودة، ولكنك تريد أيضا أن تكون على يقين من أنها لا تصل إلى واحد غير مقصود.

4. هل استخدمت العنوان المناسب لمعالجة المستلم؟

إذا كنت بالفعل على أساس الاسم الأول مع الشخص الذي تقوم بإرساله بالبريد الإلكتروني، فإنه لا بأس لمعالجة هذه الطريقة في رسالتك.

ومع ذلك، إذا كانت هذه هي المرة الأولى التي تتواصل فيها مع شخص ما، أو كنت غير متأكد من الطريقة التي يفضل معالجتها، يفضل استخدام عنوان رسمي مثل السيد أو السيدة أو السيدة أو د. الاسم الأخير للمستلم.

أخطأ دائما على جانب الحذر. لا يمكن أن يضر ليكون رسميا. للحصول على تلميح حول كيفية يفضل الشخص الذي لديك بالفعل علاقة ثابتة أن يتم تناولها، ننظر إلى الوراء على الرسائل السابقة لنرى كيف يتم التوقيع عليها. وهذا سوف تساعدك على أن تقرر ما يجب القيام به.

5. هل بلدي النغمة ينقل رسالتي حسنا؟

كما يقول المثل، "إنه ليس ما تقوله ولكن كيف تقوله." عندما تتحدث إلى شخص ما وجها لوجه، يمكنك الاعتماد على التجويد ولغة الجسد وتعبير الوجه للمساعدة في إعطاء معنى إضافي لكلماتك.

عند محاولة نقل نفس الرسالة خطيا، هناك مجال أكبر لسوء الفهم لأن القارئ لا يستطيع رؤية وجهك أو قراءة لغة جسدك أو سماع صوتك.

تأكد من أن رسالتك مهذبة وصوتية، وأن المعنى المقصود هو واضح.

6. هي رسالتي بسيطة، ولكن ليس خفي؟

الحفاظ على رسائلك قصيرة وحلوة سيسهل فهمها. وفي الوقت نفسه، يجب ألا تحذف أي شيء مهم. أنت لا تريد إجبار المتلقي من البريد الإلكتروني الخاص بك لتخمين ما كنت أقول أن أقول. يجب أن تكون رسالتك دقيقة قدر الإمكان ولكن تتضمن جميع المعلومات الضرورية.

7. هل أدرجت مرفقات غير مرغوب فيها؟

يرفض كثير من الأشخاص فتح مرفقات البريد الإلكتروني التي لا يتوقعونها. وهم على حق في تجنب القيام بذلك. غالبا ما تنتقل فيروسات الكمبيوتر في تلك المرفقات. إذا كنت ترغب في إرسال ملف إلى شخص ما، على سبيل المثال، سيرتك الذاتية، اطلب من المستلم لإذنه أولا. إرسالها إلا إذا قال أنه على ما يرام.