إعداد واستخدام تقرير حسابات الذمم المدينة

يعد تقرير الحسابات المستحقة للشيخوخة تقريرا مهما يتم مراجعته شهريا على الأقل، أو في كثير من الأحيان، للتأكد من أن عملائك يدفعون لك.

ما هي حسابات القبض؟

حسابات القبض (التي تسمى أحيانا "المستحقات" أو "A / R") هي تلك المبالغ المستحقة للشركة من قبل عملائها. يمكنك اعتبارها "مدفوعات مستحقة لنشاطي التجاري".

تعتبر المستحقات من الأصول التجارية لأن لها قيمة، كمبلغ إجمالي مستحق لنشاطك التجاري.

يتم تصنيف الذمم المدينة في قائمة الأصول نظرا لقدرتها على تحويلها إلى نقد. تظهر الحسابات المدينة في الميزانية العمومية للشركة، لأن هذه المبالغ المستحقة تعتبر أصولا. حالما يتم سدادها - نأمل - أنها سوف تصبح نقدية.

قد لا يكون لدى بعض الشركات النقدية أو الشركات التي تعتمد بشكل كبير على استخدام العملاء لبطاقات الائتمان العديد من المستحقات. ولكن إذا كان لديك نشاط تجاري تقدم فيه الفواتير للعملاء وتقدم لك شروطا (الدفع مع مرور الوقت، ستحتاج إلى أن تتمكن من تشغيل تقرير الشيخوخة A / R يسمح لك أن ترى ما هو مستحق من كل عميل.

طريقة المحاسبة والمستحقات

إذا كان عملك لديه عملاء لا يدفعون على الفور، فمن المحتمل أن تستخدم طريقة المحاسبة على أساس الاستحقاق (بدلا من المحاسبة النقدية) وهذا يعني أنك يجب أن تدفع ضريبة على أساس الدخل الذي قد لا تكون قد تلقيت.

عملية جمع الأموال من العملاء في هذا النوع من الأعمال تبدأ مع فاتورة - فاتورة للعميل، وتحدد الفاتورة المبلغ المستحق ومتى يستحق ذلك، بما في ذلك شروط الدفع، وتشمل شروط الدفع أحيانا خصم للدفع المبكر.

يستند تقرير الحسابات المستحقة القبض إلى المبلغ والشروط المنصوص عليها في فاتورة ذلك العميل.

ما هو تقرير حسابات الذمم المدينة؟

حسابات الذمم المدينة (وتسمى أحيانا تسوية الحسابات المستحقة القبض) هي عملية تصنيف جميع المبالغ المستحقة لجميع العملاء، بما في ذلك طول الفترة الزمنية التي كانت فيها المبالغ مستحقة الدفع (غير مدفوعة) بالنظر إلى أعمارهم، أو "الشيخوخة" هذه المعلومات. الفئات القياسية لهذا النوع من التقارير هي:

• الحالية - المستحقة فورا
• 1 - 30 يوما - مستحقة خلال ال 30 يوما التالية
• 31-60 يوما - شهر متأخرة
• 61 - 90 يوما - تأخر شهرين
• 91 وأكثر - أكثر من شهرين متأخرة

إذا كان لدى العميل العديد من الفواتير التي تم تكبدها في أوقات مختلفة، فإن التقرير سيظهر كم هو مستحق في أي وقت. على سبيل المثال، لجيم جونز:

• $ 230 30 يوم
• $ 120 60 يوما
• $ 390 أكثر من 90 يوما.

إن الغرض من هذه الحسابات المتعلقة بالشيخوخة هو إظهار هوية صاحب العمل الذي ينبغي التعامل معه بشكل أكثر إلحاحا بسبب تأخر سداده.

تقرير حسابات الذمم المدينة هو تقرير قياسي مع جميع برامج المحاسبة التجارية، بما في ذلك أنظمة الإنترنت.

لماذا يعتبر تقرير حسابات الذمم المدينة مهم جدا؟

القاعدة رقم 1 في تحصيل الديون هي "كلما كان الدين مستحقا، قل احتمال تمكنك من تحصيله". لذلك، معرفة العملاء و ديونهم أمر حيوي لجمع منها.

واحدة من أهم أدوات تحصيل الديون الخاصة بك هو تقرير حسابات الشيخوخة المستحقة.

كيف يمكنني قراءة واستخدام تقرير الشيخوخة A / R؟

تقرأ حسابات القبض تقرير الشيخوخة تذكر القاعدة رقم 1 من المجموعات / وهنا بعض المبادئ التوجيهية التي يجب مراعاتها عند قراءة تقرير الشيخوخة:

أولا، انظر إلى أكبر مبالغ من الأموال المستحقة على الجميع الزبائن. هل هذه المبالغ الحالية؟ هل هم 30 يوما؟ أو هل كانت هذه الفواتير معلقة لمدة 120 يوما أو أكثر؟ العمل على مبدأ 80/20، والذهاب بعد أكبر المجرمين (باستخدام نظام إدارة المجموعات الخاصة بك، وبطبيعة الحال) سوف تجلب لك أعلى عائد. تحديد كيفية التعامل مع كل من هذه الفواتير الكبيرة، وكتابة خطة، ويبدأ حساباتك مدير القبض على العمل.

بعد ذلك، انظر إلى الفواتير التي كانت مستحقة لفترة طويلة. حدد ما إذا كنت مستعدا لنقل هذا العميل إلى الخطوة التالية من عملية المجموعات: وكالة تحصيل الطلبات أو محكمة المطالبات الصغيرة.

أو هل تعتقد أن هذا القانون غير قابل للدفع؟

وأخيرا، استخدم نظام المجموعات لتحديد كيفية الاتصال بكافة العملاء الذين لديهم فواتير لمدة 30 يوما أو أكثر. دع النظام يرشدك، ولكن لا تتردد في تقديم استثناءات. على سبيل المثال، قد تعرف أن زوجة العميل لديها سرطان طرفية، وقد تقرر عدم نقل ذلك الشخص إلى المحكمة. فمن شركتك. تحصل على اتخاذ قرار.

قد تحتاج أيضا إلى حساب نسبة تحليل الأعمال تسمى "فترة جمع المتوسط". تظهر هذه العملية الحسابية عدد الأيام، في المتوسط، يستغرق جمعها على مبيعات نشاطك التجاري. مع مرور الوقت، يمكنك معرفة ما إذا كانت هذه النسبة ترتفع (يستغرق وقتا أطول لجمعها.)

إذا كنت تعمل على تحسين معدل المجموعات، باستخدام تقرير حسابات الذمم المدينة وغيرها من أدوات التحليل المالي مثل متوسط ​​فترة التحصيل، يمكن تحسين المدفوعات والحصول على المزيد من النقود في عملك.

وفي الختام، يمكنك استخدام تقرير حسابات الشيخوخة المستحقة لاتخاذ قرارات بشأن الخطوات التالية لجميع العملاء الذين مدينون لك المال. استخدم عملية المجموعات التي قمت بإعدادها، وتذكر دائما القاعدة رقم 1.

العودة إلى الحصول على دفعات: إعداد نظام المجموعات