كيفية ضبط إدخالات دفتر اليومية بشكل صحيح

طريقتان لتسجيل الصورة المالية لنشاط تجاري هما المحاسبة النقدية والمحاسبة على أساس الاستحقاق. الشركات التي تستخدم النفقات النقدية سجل النفقات والدخل عندما يتم دفع المال أو تلقيها. طريقة النقدية هي أبسط من الاثنين. فإنه يعمل على غرار دفتر شيكات الشخصية. وتطابق طريقة الاستحقاق الإيرادات والمصروفات مع الفترة الصحيحة باستخدام إدخالات دفتر اليومية لتسجيل أنشطة معينة.

هذا يعطي صورة أكثر دقة عن أداء الشركة، ولكنه أيضا أكثر استهلاكا للوقت. يعد إعداد ونشر إدخالات دفتر اليومية أحد الأنشطة التي يجب تنفيذها عند استخدام طريقة الاستحقاق. إذا تم إغفال إدخالات دفتر اليومية أو إعدادها بشكل غير صحيح، فإن دقة البيانات المالية يمكن أن تتأثر بشدة.

أنواع إدخالات دفتر اليومية

هناك العديد من الحالات المختلفة التي قد تتطلب إدخال دفتر اليومية. ومع ذلك، يمكن تصنيف معظمها إلى واحدة من ست فئات.
1. النفقات المستحقة سجل النفقات التي تكبدتها ولكن التي لم تدفع. وتشمل الأمثلة على المصروفات المتراكمة ما يلي:

• السلع أو الخدمات التي تلقيتها ولكن البائع لم يقدم بعد فاتورة
• فواتير الخدمات العامة مثل الكهرباء أو الهاتف أو خدمة الإنترنت أو المياه
• الضرائب أو أي رسوم سنوية أخرى دفعات
• كشوف المرتبات، إذا كان الموظفون يعملون ساعات في فترة واحدة لن يتم دفعها حتى الفترة التالية

• أرصدة معلقة، مثل ائتمان البائع للبضائع المعادة

2. تعكس المصروفات المؤجلة أو المدفوعة مقدما المصاريف التي دفعتها مقابل الخدمات التي لم يتم تسليمها بعد. فعلى سبيل المثال، يجوز للشركة أن تدفع مدفوعات التأمين على مركباتها لمدة سنة مقدما، أو أنها قد تدفع مدفوعات إيجار ربع سنوية على مبانيها.

3. تسويات المخزون هي نوع شائع من إدخال دفتر اليومية. عادة، يتم إعداد إدخالات دفتر اليومية لمواءمة تكلفة السلع المباعة مع عدد الوحدات المباعة خلال الفترة. وتسجل معظم الشركات جميع المشتريات إلى حساب الجرد الذي يظهر في الميزانية العمومية، ثم تقوم بإعداد دفتر اليومية لتحويل تكلفة الوحدات المباعة فعليا في الفترة إلى حساب يظهر في بيان الدخل.
4. وتعكس المعاملات غير النقدية الأنشطة التي ليس لها تأثير على نقد الشركة. ومن أمثلة هذه الأنواع من إدخالات دفتر اليومية الإطفاء والاستهلاك، والاحتياطيات التي أنشئت لتسجيل المخزون المتضرر في المستودع أو تخصيص التكاليف بين المواقع أو الإدارات.
5. الإيرادات أو الإيرادات المستحقة تعكس المعاملات التي قمت بتسليم البضائع أو الخدمات ولكن لم تتلق الدفع. وفي معظم الشركات، تعكس الحسابات المستحقة القبض الجزء الأكبر من هذه الفئة.ومع ذلك، يمكن أن تشمل اإليرادات المتراكمة أيضا بنود أخرى، مثل الفوائد المكتسبة في فترة ما لن ينشرها البنك حتى الفترة التالية.
6. تعكس اإليرادات المؤجلة المدفوعات المستلمة التي لم يتم تسليم األعمال أو البضائع. على سبيل المثال، قد يدفع العميل مقدما طلبا مخصصا يستغرق إكماله شهرين.

الحاجة إلى تعديل إدخالات دفتر اليومية

الغرض الأساسي من تعديل إدخالات دفتر اليومية هو مطابقة الإيرادات والنفقات في الفترة التي حدثت فيها. قد تساعد الأمثلة التالية على توضيح كيف يمكن لمبدأ المطابقة هذا تقديم بيانات مالية أكثر دقة.
• یتم الاعتراف بالمصروفات في الفترة المناسبة. لنفترض أن الشركة تشتري عقد خدمة لمدة خمس سنوات لتغطية الصيانة الوقائية على نظام التدفئة. ويتكلف العقد 000 5 دولار، الذي يطلب البائع من الشركة أن تدفعه مقدما. وبموجب الطريقة النقدية، ستقوم الشركة بتسجيل كامل مبلغ 000 5 دولار في فترة واحدة، وستكون المبالغة في تقديرها وستكون الأرباح أقل من قيمتها. وبموجب طريقة الاستحقاق، لا يسجل سوى 000 1 دولار كمصروف في كل سنة.
• يتم إثبات الدخل في الفترة المناسبة. يتم مطابقة العمالة والمواد والتكاليف العامة لتوفير منتج أو خدمة للعميل مع الإيرادات.

لتوضيح ذلك، افترض أن العميل يدفع 500 ألف دولار مقدما لشركة لتصنيع منتج وفقا لمواصفاته. وسوف يستغرق عامين لاستكمال النظام. تشتري الشركة المواد اللازمة، وتدفع موظفيها وتغطي المرافق، ودعم الحاسوب، وغيرها من التكاليف. في ظل طريقة النقد، الشركة على ما يبدو تلقت غير متوقعة عندما تلقت 500،000 $، ولكن لمدة عامين، وسوف المبالغة في نفقاتها، مما يجعل يبدو أن الشركة لا تكسب بقدر ما هو أو ربما تبين أن الشركة تخسر المال.

كيفية إجراء تعديل دفتر اليومية

تتطلب إدخالات دفتر اليومية فهم كيفية عمل أنظمة المحاسبة. وسوف تؤثر دائما على حسابين على الأقل، والخصم والائتمانات سوف صافي إلى الصفر. قد تكون إدخالات دفتر اليومية التالية مفيدة.
1. تتلقى الشركة شحنة من اللوازم المكتبية في اليوم الأخير من الفترة المحاسبية، ولكن فاتورة البائع لم تصل. وفقا لأمر الشراء، يجب أن تكون الفاتورة 200 دولار. وسيدخل إدخال دفتر اليومية حساب اللوازم المكتبية بمبلغ 200 دولار والمصروفات المستحقة المستحقة بمبلغ 200 دولار.
2. يقوم أحد العملاء بإجراء عملية شراء بقيمة 500 دولار أمريكي (أو ما يعادله بالعملة المحلية) ويتم تحصيل الرسوم من حسابه. لديها 30 يوما لتحويل الدفع. سيعرض إدخال دفتر اليومية خصما على الحسابات المستحقة القبض بقيمة 500 دولار أمريكي وخصم إلى الدخل بقيمة 500 دولار أمريكي (أو ما يعادله بالعملة المحلية).
3. وبعد استلام شحنة من 000 10 بند ونشر التكلفة البالغة 000 100 دولار إلى حساب الجرد، تبيع الشركة 000 1 من الأصناف خلال الفترة. وسيكون إدخال دفتر اليومية هو الخصم من حساب تكلفة السلع المباعة بقيمة 000 1 البنود، وهو 10 000 $، والائتمان حساب المخزون 10، 000 $.
أحد المجالات التي غالبا ما تسبب الارتباك عند إعداد إدخالات دفتر اليومية هو أن بعض الحسابات لديها عادة رصيد ائتمان والبعض الآخر لديه عادة رصيد مدين. يحدد نوع الحساب رصيده العادي.
عادة ما يكون للأرصدة أرصدة مدينة. وتشمل الأصول النقدية والحسابات المستحقة القبض والمخزون.
• الأصول المحتجزة هي حسابات الرصيد الدائن. ومن الأمثلة على الأصول المحظورة احتياطيات لعمليات شطب المخزون والبدلات المستحقة للحسابات المستحقة القبض المشكوك في تحصيلها.
• لدى الخصوم عادة أرصدة دائنة. وتشمل الخصوم المصروفات المستحقة والضرائب غير المدفوعة.
• عادة ما تظهر حسابات الدخل أرصدة دائنة. وتشمل حسابات الدخل المبيعات والفائدة المكتسبة والإيرادات الأخرى.
عادة ما يكون للمصارف أرصدة مدينة. وقد تشمل المصروفات تكلفة السلع المباعة والأجور ونفقات التشغيل والنفقات العامة.

لإنشاء إدخال دفتر اليومية، اتبع الخطوات التالية.

1. فكر في الحسابات التي ستتأثر. سيكون هناك حسابان كحد أدنى، ولكن إدخال دفتر اليومية يمكن أن ينطوي على أكثر من ذلك بكثير.
2. النظر في الغرض من دخول دفتر اليومية للمساعدة في تحديد الحسابات التي ينبغي أن تقيد والتي يجب أن يتم الخصم. على سبيل المثال، عند استحقاق المطلوبات، يجب أن يكون حساب المسؤولية ائتمانا، وبالتالي يجب أن يتم الخصم من حساب المقاصة أو الحسابات.
3. قم بإعداد إدخال مكتوب أو مكتوب لتوثيق إدخال دفتر اليومية. تأكد من أن مجموع جميع الديون يساوي مجموع جميع الاعتمادات.
4. نشر إدخالات دفتر اليومية كما هو مطلوب. يجب أن يتم نشر إدخالات دفتر اليومية قبل إغلاق الكتب للفترة أو تقديم البيانات المالية للمستثمرين أو المقرضين، ولكن يمكن أيضا أن يكون من المفيد نشرها قبل اتخاذ القرارات المالية الرئيسية أو الالتزامات.
قد يكون ضبط إدخالات دفتر اليومية معقدا للغاية. في البداية، يمكن أن تظهر شاقة لأولئك الذين ليسوا في مهنة المحاسبة. مع الممارسة، ومع ذلك، فإنها تصبح أسهل بكثير لإعداد وتتطلب وقتا أقل لإكمال.