كيفية تقليل تكاليف الطباعة على البناء

إذا كنت في مكتبك في الوقت الحالي، فعليك إيقاف ما تفعله وإلقاء نظرة عليه. على وجه التحديد، نلقي نظرة على مكتبك. الآن التفكير في ما تراه. هل هناك كومة ضخمة من الأوراق على زاوية واحدة - أوراق مهمة مثل الفواتير والعقود وتحديثات المشروع؟

قبل أن تحصل على الدفاع؛ نحصل على كل مفهوم "الفوضى المنظمة" التي كنت على الأرجح حصلت على المضي قدما مع مكتبك. كل هذه الأوراق - أشكال ليد، رفدز، والتطبيقات، وأكثر من ذلك - لديها مكان حيث تنتمي.

يجب إدارتها قبل إيداعها. بعض تحتاج إلى التوقيع، والبعض الآخر تحتاج إلى مسحها ضوئيا في، لا يزال البعض الآخر تحتاج إلى معالجة وإرسالها إلى العملاء.

لذلك دعونا مجرد قطع لمطاردة: إذا مكتبك هو فوضى، انها تسبب مشاكل. والخبر السار هو: هناك أمل لك بعد.

حلول "التحميل الزائد للوثائق"

إذا كان أي شيء طرحناه حتى الآن ينطبق عليك، لا تقلق. انت في شركة جيدة. هذه هي المشاكل الشائعة بين مديري البناء. لحسن الحظ هناك برامج إدارة البناء المتاحة لك أن يقوم بعمل ممتاز من حل الغالبية العظمى منهم.

تتميز أنظمة إدارة البناء الجيدة بعدد كبير من الخيارات لإدارة الوثائق، وهذه الحلول تخدم عددا من الأغراض المفيدة. يمكنهم مساعدتك في تحديد النماذج والوثائق بسرعة وسهولة، مما يقلل من مقدار الوقت الذي تقضيه في ملء (قراءة: "إيجاد") كل ما تبذلونه من الأوراق.

الوقت الذي يمكن حفظه يمكن استخدامه لزيادة الرؤية الخاصة بك مع العملاء والتركيز على الجزء المنتج الفعلي من عملك.

حان الوقت للحصول على تنظيم

أهم ميزة واحدة من برامج إدارة الوثائق هو القدرة على الحفاظ على الملفات الهامة الخاصة بك المنظمة. فإنه يلغي الحاجة إلى فيريت من خلال خزانات الملفات ضخمة أو أكوام من الأوراق على مكتبك.

يمكنك ببساطة توصيل المستند الذي تبحث عنه في محرك بحث البرنامج، ويبدو على الفور تقريبا.

يمكن أن يساعدك البرنامج أيضا على تحميل الملفات الموجودة، مما يتيح لك التمييز بسهولة بين الملفات السابقة التي تجلس فعليا في خزانة الملفات وتلك التي تمت إضافتها بالفعل إلى نظام البرامج. مع العديد من التطبيقات، وكنت أيضا قادرة على الوصول إلى الوثائق عبر سحابة التخزين، مما يتيح لك الوصول إلى الملفات الخاصة بك على الذهاب. إدارة الوثائق البناء القائم على السحابة هو الاختيار الذكي النظر في قدرتها على مساعدتك في معالجة الأوراق بشكل أسرع ومع مستوى أكبر من الكفاءة.

اثنان من حلول البرمجيات التي تقوم بذلك هي فيوبوينت و أكونيكس. كلاهما مبني على أنظمة بحث مشابهة لخوارزمية غوغل، مما يجعل عملية البحث بسرعة البرق. وجهة نظر يميز نفسه مع إضافة القدرة على البحث وفهرسة رسائل البريد الإلكتروني عبر أوتلوك التي تعلق أيضا إلى ويندوز فيستا.

خيارات التعاونية متفوقة

برنامج إدارة الوثائق البناء يجعل من الاسهل للعمل مع فريقك. على سبيل المثال، أداة إدارة البناء من قبل بروكور يتيح المديرين دول الأذونات من قبل المستخدم. فإنه يخزن الإصدارات السابقة من الملفات الخاصة بك ولكن لديها أيضا ضمانات في مكان التي تشترك باستمرار نفس المسودات من الملفات بحيث المستخدمين لا تجعل من الخطأ تحرير الإصدارات الخاطئة.

أفضل من ذلك، أنها تعمل مع معظم منصات المحمول وسطح المكتب الرئيسية، وهو أخبار جيدة للشركات التي تستخدم أجهزة إيباد وأقراص أخرى كجزء من نظام إدارتها.

الحلول الاقتصادية

الطرق التي جيدة برنامج إدارة الوثائق البناء يمكن توفير المال لعملك هي الكثير. وتشمل أكثر وضوحا انخفاض حاد في الحاجة إلى إمدادات مثل الحبر والورق، والتصوير الفوتوغرافي، ووحدات الايداع المادية. حتى أكثر من ذلك، فإنه يمكن أن ينقذ عدة آلاف من الدولارات سنويا في تكاليف العمالة. على نهاية منخفضة، العديد من الشركات - وليس فقط البناء - تقرير إنقاذ الآلاف من الدولارات فقط لا تضطر إلى قضاء الوقت في تقديم المهام.

كما يوفر برنامج إدارة الوثائق الوقت (والمال في نهاية المطاف) للبحث عن الوثائق المفقودة. وتشير التقديرات إلى أن إعادة صياغة الوثائق أو في غير محله يمكن أن يكلف ما يصل الى 250 $ لكل منهما.

كم عدد المرات التي كنت قد سارعت للعثور على الوثائق المفقودة فقط هذا العام حتى الآن؟

الخط السفلي

برنامج إدارة الوثائق البناء يقدم لك وسيلة فعالة لتوفير المال والوقت لعملك. إذا لم تكن قد حاولت ذلك، فقد حان الوقت الآن لاتخاذ الخطوة الأولى وتحقق من بعض الموارد المذكورة أعلاه.