كيفية تقليل تكلفة سفر رجال الأعمال

مع بعض التعاطف مع أرباب العمل الذين يحاولون السيطرة على تكاليف السفر، يطلب من الموظفين لمشاركة الغرف ليس من أين تبدأ - أو الانتهاء.

هذه الأفكار أقل إرهاقا وعدوانية للموظف العادي الذي يسافر للعمل لصالح صاحب العمل. الموظفين هم البشر العاديين الذين يريدون فقط بعض الخصوصية والمسافة من زملاء العمل أثناء رحلة عمل، وخاصة إذا كانوا قد قضى اليوم مع زملاء العمل.

لا يحتاج أصحاب العمل إلى مطالبة الموظفين بمشاركة الغرف.

هناك طرق أخرى لإنقاذ على تكلفة سفر رجال الأعمال. على سبيل المثال:

• يلزم الموظفين بالسفر في نفس اليوم كلما أمكن ذلك.
• وضع وتنفيذ سياسة سفر ثابتة تقدم تفاصيل محددة حول مدفوعات البدل اليومي في مختلف الوجهات، وسلاسل الفنادق المفضلة حيث قد يكون صاحب العمل قد حدد معدل خصم، وتسديد النفقات، والحدود التي تتطلب توقيع المدير مقدما إذا تم تجاوزه .
• حمل الموظفين على خطاب القانون كما هو منصوص عليه في سياسة السفر دون إذن مسبق من الاستثناءات. لا تسدد النفقات التي لم تسمح بها السياسة أو الاستثناء.
• رينيغوتيات أو التفاوض أسعار الشركات مع سلاسل الفنادق المشتركة لوجهاتك. يمكنك البحث عن الفنادق التي تقدم وسائل الراحة مثل وجبة إفطار مجانية وساعة كوكتيل مجانية ووجبات خفيفة بعد الظهر ومقبلات وثلاجات وماكينات صنع القهوة في الغرف. يطلب من الموظفين استخدام هذه الفنادق ووسائل الراحة عندما تكون متاحة.

• استخدم سلسلة فنادق أقل تكلفة عند الحجز. معظم الموظفين سوف يعطي بعيدا عن غرفة خاصة. لا تتوقع معايير أقل في مجالات مثل النظافة وغيرها من وسائل الراحة راحة الموظفين من الفنادق التي تم تصنيفها مع نجوم أقل. مسح الموظفين المسافرين بشكل دوري للتأكد من أن المواقع المحددة تلبي احتياجاتهم.
• استخدم خدمة حجز سفر متسقة مثل أمريكان إكسبريس غلوبال بوسينيس ترافيل للمساعدة في التحكم في التكاليف. وسوف تساعدك على التخطيط، واعتماد السياسات، وتوفير التكاليف، والحد من إنفاق الموظفين. حتى خدمات السفر المحلية يمكن أن تساعدك على إنقاذ على سفر رجال الأعمال ولكن ميزة لشركة أمريكان إكسبريس هو متناولهم وطنيا ودوليا وخدماتهم عبر الإنترنت.
• إجراء ترتيبات مع شركة طيران واحدة لاستخدام خدماتها كلما كان ذلك ممكنا للحصول على خصم الشركات على كل رحلة. يطلب من الموظفين استخدام خدمة حجز شركة الطيران، على سبيل المثال، شركة طيران جنوب غرب شركات السفر. يمكن لأصحاب العمل أيضا انقاذ عندما يتم حجز الطائرات في وقت مبكر.
• جعل الموظفين الذين يتخذون قرارات السفر في اللحظة الأخيرة الحصول على إذن. في إحدى الحالات، في شركة العميل، تذكرة الطائرة التي كان من شأنها أن تكلف 300 $ إذا حجزت قبل بضعة أسابيع في وقت مبكر تكلفة أكثر من 1200 $ عندما قام الموظف الحجز قبل يومين من الحدث.هذا يجب أن يحدث فقط في حالة الطوارئ لأن معظم التذاكر قابلة للتحويل حتى لو كانت غير قابلة للاسترداد.
• خفض تكاليف السفر في مناطق أخرى، مثل وجبة العشاء والكحول اليومي والنقل. تختلف البدلات اليومية حسب الموقع. مدينة نيويورك مكلفة مقارنة لاس فيغاس، على سبيل المثال. أما المناطق الأصغر حجما فهي غير المنتجع فهي أكثر تكلفة. يجب أن تعكس سياسة السفر التكاليف التي سيواجهها موظفوك أثناء سفرهم إلى ولايات ومحليات مختلفة.

• جرب الاجتماعات الافتراضية، مثل خدمات سكايب فور بوسينيس ومقاطع الفيديو. في حين أن الاجتماعات غير مريحة في البداية، غير الشخصية هي مهارة المكتسبة. ويصبح الموظفون أكثر راحة عندما يستخدمون هذه الخدمات مع مرور الوقت. ندوات عبر الإنترنت تعمل بشكل جيد لأنواع مختلفة من التدريب، وخاصة الندوات التي تسمح للموظفين متعددة للحضور.
• اطلب من موظفيك استخدام خدمات النقل العام وخدمات النقل المكوكية الأقل تكلفة، عندما تكون متاحة، بدلا من سيارات الأجرة، خاصة عندما يسافر الموظفون بين المطارات والفنادق. توفر معظم المؤتمرات الكبيرة خدمة نقل مكوكية مجانية بين الفنادق ومركز المؤتمرات. استخدام أقل سيارة أجرة أو شرط أن الموظفين جمع لدفع ثمن سيارة أجرة مجموعة يمكن أن يوفر الكثير من المال.

يطلب من الموظفين البالغين إجراء تحفظات في الوقت المناسب، ونفقات الميزانية على رحلاتهم التجارية، واستكشاف خيارات أخرى غير السفر للاجتماعات والتدريب هو النهج الصحيح لتبسيط تكاليف سفر رجال الأعمال.

وهم يحترمون الموظفين.

أنها تستفيد رب العمل لأن الموظفين يشعرون بالاحترام والرعاية التي تنتج معنويات إيجابية. أنها تحافظ على دورة العلاقة الإيجابية تتحرك في الاتجاه الصحيح.

للحصول على معلومات إضافية حول سفر رجال الأعمال، راجع سفر رجال الأعمال.