كيفية الإجابة على أسئلة الموظفين - نصائح الاجتماعات والاستراتيجيات

يمكن أن تعمل اجتماعات العمل على ما لا نهاية إذا فتحت الكلمة لطرح أسئلة الموظفين إذا لم تحدد معلمات من البداية وتحافظ على السيطرة على الأرض. قول "هناك واحد في كل حشد" ينطبق بشكل جيد في سياق اجتماعات العمل كما الموظفين الساخطين في كثير من الأحيان أكثر استعدادا للتحدث في إعدادات المجموعة. كل ما يتطلبه الأمر هو تعليق سلبي واحد أو سؤال للحصول على الآخرين لبدء التشيمينغ في الاتفاق.

ولكن العكس يمكن أن يكون صحيحا أيضا: بدء محادثة إيجابية ودعوة الآخرين للانضمام إلى والنتيجة يمكن أن تكون لقاء إنتاجية مع الجميع يسيرون بعيدا شعور الاجتماع يستحق وقته.

واحدة من أكبر الشكاوى حول اجتماعات العمل هو أنها غالبا ما تكون غير ضرورية وتضييع وقت العمل قيمة. تأكد من أنك تحدد بوضوح الغرض من الاجتماع الخاص بك، تعيين مقدما مقدار الوقت الذي سوف تكرس للاجتماع (وكذلك إلى أي مناقشات مفتوحة) ومن ثم التمسك بموضوعات الاجتماع والمدة المخطط لها. قد ترغب أيضا في جعل الاجتماعات أكثر إثارة للاهتمام مع إيسبريكر اجتماع أو النشاط الاحماء.

في ما يلي استراتيجيات للتعامل مع الموظفين الذين يطرحون أسئلة خلال الاجتماعات التي لا تريد الإجابة عليها على الفور، أو أنك لا تريد معالجتها في أي وقت أثناء الاجتماع.

عند التصرف في مسألة على الفور

إذا كان السؤال في الوقت المناسب وعلى المهمة وكنت تشعر أنه ينبغي معالجته، الإجابة عليه على الفور - ولكن لفترة وجيزة - ومن ثم المتابعة عن طريق ذكر أنك سوف تأخذ المزيد من الأسئلة في نهاية المطاف من الاجتماع إذا كان لديك الوقت.

دعم بيانك بأنك تتحرك مع لغة الجسد. انظر إلى ملاحظاتك أو توجه إلى مواجهة لوح معلومات، وما إلى ذلك. من خلال كسر الاتصال بالعين لحظتك، تظهر لك أنك تتحرك. إذا كنت تنظر إلى الجمهور (وخاصة مع الحاجبين أثار) قد تكون إرسال إشارة كنت ترك افتتاح لمزيد من الأسئلة.

إذا كان الجمهور سلبيا أو عدائيا، فعليك الإقرار بشواغلهم ولكن بشكل غير مباشر فقط. خذ بعض الوقت لشرح لك فهم ومشاركة مخاوفهم ولكن إذا كنت تحصل بعيدا جدا بعيدا عن الموضوع لا شيء سيتم إنجازه. اقترح أن يكتب الناس أسئلتهم في وقت لاحق، أو ترتيب لقاء معك بشكل خاص حيث يمكنك مناقشة مخاوفهم بمزيد من التفصيل.

الإجابة على سؤال واحد يأتي في متناول اليد لأنه:

• يسمح لحامل اجتماع لمعالجة شيء ما قد لا يكون قد فكر؛
• يرسل رسالة بأنك تستمع إلى جمهورك.
• عن طريق أخذ سؤال واحد فقط، يمكنك أيضا إرسال الرسالة التي لا تزال تسيطر على الاجتماع ولكن يهتمون ما يفكر الحضور.

إذا كان السؤال المطروح سيعالج في وقت لاحق من الاجتماع، فإن "هذا سؤال جيد وسوف نتناوله قريبا".

إذا كان السؤال المطروح هو: خارج الموضوع ولن يتم تناولها في الاجتماع، وإعطاء مجموعة من التعليمات المحددة للقرار. إذا رفضت ببساطة الإجابة على سؤال أو إصدار حكم، "هذا ليس الغرض من هذا الاجتماع"، قد ينتهي بك الأمر بإرسال رسالة خاطئة إلى موظفيك: الإدارة لا تهتم.

وهناك طريقة أخرى لتأجيل الأسئلة التي لن يتم الحديث عنها في الاجتماع هي أن تطلب من الشخص أن يلتقي بك (أو عضو مناسب آخر في الإدارة) بشكل خاص لمناقشة مخاوفهم بمزيد من التفصيل.

قد تقترح (إذا كان ذلك مناسبا) أن السؤال مهم بما فيه الكفاية لتبرير النظر في تناولها في اجتماع منفصل في وقت لاحق.

تأجيل سؤال مفيد لأن:

في بيئة عمل عارضة قد يشعر الموظفين مجانا جدا في التعبير عن عقولهم ويمكن السيطرة على اجتماع.

• معظم الموظفين الغاضبين أو الساخطين يريدون أن يسمعوا أكثر من أي شيء آخر. إعطاء لهم لوحة السبر في الوقت المناسب والإعداد يمكن أن تساعد في تجنب المشاكل الصغيرة من أن تصبح مشاكل أكبر؛ و
• الموظفون بحاجة إلى القيادة الجيدة والاستجابة لها. إذا حافظت الإدارة على السيطرة بطريقة عادلة ومتوازنة، فإنه يرسل رسالة للموظفين أن الإدارة تستمع، ولكن يجب تعيين الحدود المناسبة.