أهمية التوثيق في الموارد البشرية

الوثائق هي السجل المكتوب والمحفوظ لأحداث التوظيف. وتتكون الوثائق من العناصر الحكومية والمفوضة قانونا، والوثائق المطلوبة من قبل سياسة الشركة وممارساتها، والوثائق المقترحة من قبل أفضل الممارسات الموارد البشرية، وسجلات رسمية وغير رسمية عن أحداث التوظيف.

الوثائق حول سجل العمالة

الوثائق عبارة عن سجل مكتوب لأفعال الموظف ومناقشته وحوادث التدريب على الأداء وشهد انتهاكات السياسة والإجراءات التأديبية والإسهامات الإيجابية والمكافأة والاعتراف والتحقيقات وعدم تحقيق المتطلبات والأهداف ، وتقييم الأداء، وأكثر من ذلك.

تسمح الوثائق لصاحب العمل أو الموظف بالحفاظ على سجل مكتوب للأحداث والمناقشات التي جرت حول حدث معين. وتوفر توثيق علاقة الاستخدام سجلا مكتوبا قد يكون ضروريا لدعم إجراءات مثل ترقية الموظفين، وزيادات الموظفين، والإجراءات التأديبية بما في ذلك إنهاء الخدمة.

التوثيق حول الموظفين يكون إيجابيا وسلبيا بشكل عام، عند الضرورة. إنه واقعي وليس حكما. وهو يصف الأحداث لأنها تحدث ليس آراء الناظر والأفكار حول هذا الحدث. وتصف الوثائق أيضا الإجراءات التي اتخذت في حالات ملحوظة مثل عند تقديم الاعتراف الرسمي الموظف أو اتخاذ إجراءات تأديبية.

تذكر أنك تحتاج إلى إنشاء وثائق أقرب إلى متى يحدث الحادث قدر الإمكان بحيث الوثائق في الوقت المناسب، مفصلة، ​​ودقيقة.

في الإجراءات القانونية، غالبا ما تكون الوثائق المتعلقة بأداء الموظف السابق حاسمة بالنسبة للنتيجة التي يحصل عليها صاحب العمل من الحدث.

وضع صورة عادلة لأداء الموظف دون التركيز فقط على الأحداث السلبية هو الهدف.

أنواع الوثائق

السياسات والإجراءات وكتيب الموظف وخطط تطوير الأداء هي أيضا أشكال من الوثائق التي تسجل سلوك الموظف المتوقع ومتطلبات مكان العمل للحفاظ على مكان عمل منظم ومنصف يعرف فيه الموظفون ما هو متوقع منهم .

الوثائق هي أيضا السجل المكتوب لبيانات المتهم، المتهم، والشهود على الأحداث المعادية في مكان العمل التي تنطوي على سوء سلوك الموظف مثل التحرش الجنسي.

قد تكون الوثائق رسمية ويتم الاحتفاظ بها في ملف موظفي الموظف. يتوقع من الموظفين التوقيع على هذه الوثائق للاعتراف بأنهم تلقوا نسخة وراجعوا المحتويات. (لا يشير التوقيع إلى اتفاق مع البيانات الواردة في الوثائق.)

تتضمن هذه الوثائق أيضا السجلات الدائمة مثل طلب التوظيف الموقَّع، ومراجع التوظيف المكتوبة، ومواد التطبيق مثل السيرة الذاتية وخطابات التغطية، والتحقق من المعلومات الأساسية. وبصرف النظر عن ملف موظف الموظف، يتم الاحتفاظ أيضا وثائق مثل النموذج I-9 التي تتحقق من أهلية الموظف للعمل في الولايات المتحدة، وكذلك السجلات الطبية وسجلات فلا، وهكذا دواليك.

قد تكون الوثائق غير رسمية كما هو الحال في سجل المدير لمناقشاته مع موظف على مدار عام. ومن المهم أن يحافظ المديرون على هذه الوثائق على جميع موظفي إعداد التقارير؛ لا ينبغي أن يفرد أي موظف بسبب الأداء. (يمكن أن يفسر ذلك على أنه تمييز في وقت لاحق.)

استخدام الوثائق

يوصى أيضا بتوثيق الحوادث الخطيرة، سواء كانت إيجابية أو سلبية، بحيث يكون للمديرين سجل لأداء الموظفين يمتد على مدى فترة من الزمن.

يتم استخدام الوثائق بطرق أخرى في المنظمات. ويمكن أن تشمل هذه الإجراءات، وتعليمات العمل، وتعليمات برامج الكمبيوتر، على سبيل المثال لا الحصر، ولكن لأغراض وظيفة الموارد البشرية، وهذه هي الاستخدامات الشائعة للوثائق. وهذه تعليمات حول كيفية التوثيق بشكل مناسب.

نماذج توثيق الأداء

تسمح الوثائق المتعلقة بأداء الموظف بتأديب الموظفين أو إنهاءهم أو الترويج لهم بشكل عادل. فبدون التوثيق، يكون تقديم أي قضية من هذه اإلجراءات أمرا صعبا ويحتمل أن يكون محفوفا بالمخاطر بالنسبة لصاحب العمل.

يجب على صاحب العمل تجنب أي اتهام محتمل بشأن المعاملة التمييزية للموظفين.

الشرعية جانبا، يريد أصحاب العمل الجيدون خلق بيئة عمل عادلة ومتسقة وداعمة لأهداف الموظفين وخططهم المهنية.

هذه البيئة مدعومة بوثائق المدير المهنية لأداء الموظفين - كل من السلوك التحفيزي والإجراءات التي تحتاج إلى تصحيح أو تحسين. في وقت سابق، وكيفية مناقشة نوقشت بالتفصيل. هذه العينات تعطيك المزيد من الأمثلة على الوثائق المناسبة.

عينات التوثيق

خطأ:

عادة ما يكون مارك متأخرا عن العمل. مارك يفتقد الكثير من العمل.

اليمين:

1 أبريل: دعا مارك في المرضى وغاب 8 ساعات من العمل.

4 أبريل: وصل مارك إلى العمل في 10 أ. م. ، متأخرا عن ساعته المقررة.

6 أبريل: وضع علامة على موعد الطبيب، ثم بقيت في المنزل لتثبيت فرن جديد.

12 أبريل: دعا مارك في المرضى وغاب 8 ساعات من العمل.

ماري غير موثوق بها. انها بالكاد تفعل ما ارتكبت القيام به.

اليمين:

2 مايو: وعدت ماري بالمسودة الأولى من اقتراح المنتج ستكون متاحة للمراجعة في الاجتماع الأسبوعي اليوم. لم تنتج ماري مسودة وثيقة كما هو متوقع. قالت إنها كانت مشغولة جدا وأن الناس الذين يحتاجون إلى مساعدتها لم يعودوا معها.

رد المدير: ما هي المساعدة التي كنت بحاجة إليها؟ معلومات؟ من لم يعود إليك وماذا كنت بحاجة إليها؟

كارل ومايكل بحاجة لتحديث ماري عن تقدمهم.

ما الذي يجعلك مشغولا بحيث لم يكن لديك الوقت لمتابعة التزامك؟ يجعل الكثير من الالتزامات مع ساعات محدودة للوفاء بها.

ماذا يمكنني أن أفعل لمساعدتك؟

متى ستجعل مشروع الوثيقة متاحا للمراجعة؟

توفر هذه العينات نظرة عامة على ما تبدو عليه الوثائق الفعالة مقابل الوثائق المكتوبة بشكل غير صحيح. اتبع هذه النصيحة لتوثيق السياسات والأداء والأحداث بشكل فعال وقانونيا في مكان عملك.

تنويه: يرجى ملاحظة أن المعلومات المقدمة، في حين موثوق، ليست مضمونة للدقة والشرعية. تتم قراءة الموقع من قبل الجمهور في جميع أنحاء العالم وقوانين العمل واللوائح تختلف من دولة إلى أخرى ومن بلد إلى آخر. يرجى طلب المساعدة القانونية، أو المساعدة من الدولة، الاتحادية، أو الموارد الحكومية الدولية، للتأكد من التفسير القانوني الخاص بك والقرارات صحيحة لموقعك. هذه المعلومات هي للإرشاد والأفكار والمساعدة.