تعرف على الخطط القابلة للمساءلة لسداد قيمة الموظفين

الخطة الخاضعة للمساءلة هي ترتيب بدل تعويض الموظفين أو طريقة لسداد تكاليف الموظفين التي تتفق مع لوائح مصلحة الضرائب.

إذا كان لدى عملك خطة خاضعة للمساءلة، فإن تسديد بعض مصاريف العمل غير خاضع للضريبة للموظف. في حالة عدم امتثال خطة سداد الأعمال الخاصة بك لمتطلبات مصلحة الضرائب الأمريكية لخطة قابلة للمساءلة، فإن هذه التعويضات تخضع للضريبة للموظف، ويجب أن يتم خصم الضرائب الاتحادية وضرائب الرواتب على هذه المدفوعات.

بالإضافة إلى ذلك، يجب عليك أن تبلغ صاحب العمل عن هذه المدفوعات في نموذج W-2 للموظف.

قد تشمل الخطط الخاضعة للمساءلة سداد عدد من نفقات الموظفين المختلفة، بما في ذلك:

• نفقات سفر الموظفين، بما في ذلك الوجبات والترفيه،
• شراء الأدوات والمعدات، و
• نفقات موظفي المكاتب المنزلية.

يجب أن تتضمن الخطة الخاضعة للمساءلة أيضا إجراء يتطلب من الموظفين إعادة المبالغ الزائدة (تلك التي تزيد عن المبالغ المسموح بها) لصاحب العمل. إذا كان صاحب العمل يضع ويحافظ على خطة مسؤولة، لا يجب أن تعامل نفقات سفر الموظفين كإيرادات خاضعة للضريبة.

متطلبات الخطة المسموح بها

لكي يتم اعتبارك "خطة خاضعة للمساءلة" من قبل مصلحة الضرائب، يجب أن يتضمن ترتيبك كل ما يلي:

1. يجب أن تكون النفقات اتصال تجاري ؛ أي أنه يجب أن تكون قد دفعت أو تكبدت أثناء أداء الخدمات كموظف.
2. يجب على الموظف حساب صاحب العمل بما يكفي ل هذه النفقات في غضون فترة زمنية معقولة. يجب أن تطلب من الموظفين تزويدك بمعلومات مفصلة عن هذه النفقات، بما في ذلك التاريخ والوقت والمكان والمبلغ والغرض التجاري للنفقات.
3. يجب أن تطلب من الموظف إعادة تسديدات إضافية خلال فترة معقولة ومحددة، تبعا للظروف

إذا لم يتم استيفاء جميع هذه المتطلبات الثلاثة، يتم تحديد الخطة من قبل إرس لا تكون مسؤولة، وأي نفقات تسدد إلى الموظف من قبل عملك تخضع للضريبة للموظف.

المبالغ المفرطة

المبالغ الزائدة تسدد أكثر من المبالغ المسموح بها. إذا لم یرد الموظف تسدیدات زائدة خلال فترة زمنیة معقولة، فإن ھذه المبالغ الزائدة تخضع للضرائب للموظف. والظروف الأكثر شيوعا هي الحالة التي تقدم فيها للموظف سلفة قبل أن تغادر في رحلة، ونفقاتها خلال الرحلة أقل من المبلغ المتقدم.

يتم تحديد فترة زمنية معقولة لعودة التسديدات الزائدة من قبل مصلحة الضرائب على سبيل المثال:

• دفعة مقدمة خلال 30 يوما من وقت المصاريف
• يقدم الموظف حسابا كافيا للنفقات في غضون 60 يوما بعد دفعها أو تكبدها.
• يقوم الموظف بإرجاع أي تسديد زائد خلال 120 يوما بعد دفعه أو تكبده.
• يتم إعطاء الموظف بيانا (على الأقل ربع سنوي) يطلب العودة أو المحاسبة الكافية عن السلف المستحقة، ويتوافق الموظف في غضون 120 يوما بعد استلام البيان.

تقديم خطة مسؤولة إلى مصلحة الضرائب الأمريكية

لا، لا يوجد أي شرط بأن تقدم خطة مكتوبة إلى مصلحة الضرائب الأمريكية. ولكن يجب أن تكون قادرا على إثبات أنك قد حددت الاحتياجات الخاصة بك لسداد تكاليف الموظفين. سوف تحتاج إلى شيء خطيا لإظهار مصلحة الضرائب الأمريكية أنك تفهم ما هي خطة خاضعة للمساءلة وأن كنت تعمل عملك لمتطلبات.

أولا، تحتاج إلى وضع هذه المتطلبات خطيا، كجزء من دليل سياسة وإجراءات الموظفين.

ثانيا، يجب توثيق جميع المعاملات مع الموظفين لتسديد النفقات، وحفظ السجلات تبين أن جميع متطلبات الخطة الخاضعة للمساءلة قد اتبعت.

أكونتابل بلان أكتيف أند بوسينيس تاكسيس

ما إذا كانت هذه النفقات تتم ضمن خطة خاضعة للمساءلة لا تؤثر بشكل مباشر على قدرتك على خصم هذه النفقات على إقراراتك الضريبية. ولكن لا يزال يتعين عليك تقديم وثائق كافية لإثبات أن هذه النفقات ذات الصلة بالأعمال التجارية.

بالنسبة لسداد تكاليف السفر، على سبيل المثال، يمكنك خصم النفقات على الخط المناسب على إقراراتك الضريبية. على سبيل المثال، بالنسبة لوجبات الطعام والترفيه، استخدم الخط 24 ب من الجدول ج (للمالك الوحيد أو شركة ذات مسؤولية محدودة عضو واحد).