المكونات الرئيسية للاتصال في مكان العمل

تقوم الاتصالات بمشاركة المعلومات بين شخصين أو أكثر، وهو نقل المعلومات. الاتصالات لديها الكثير من المكونات، والفشل في التواصل في مكان العمل بشكل فعال أمر شائع.

يتطلب الاتصال الفعال جميع مكونات الاتصال البيني تماما "للمعنى المشترك"، التعريف المفضل للتواصل. ومن الأهمية بمكان عند طرح الأسئلة والإجابة عليها.

المكونات في الاتصالات

هناك خمسة مكونات لأي اتصال والسادس هي البيئة العامة لمكان العمل الذي يتم فيه الاتصال. مكونات الاتصال هي:

• الفرد إرسال الرسالة. يجب على المرسل أن يعرض الرسالة بوضوح وبتفاصيل كافية بحيث يشارك المتلقي المعنى مع المرسل.
• سياق الرسالة. السياق هو كيفية تسليم الرسالة من قبل مرسل الرسالة. السياق يشمل التواصل غير اللفظي مثل الإيماءات، لغة الجسد، تعابير الوجه، وعناصر مثل نغمة الصوت. لا يتوفر معظم سياق الرسالة إلا عندما يتمكن المتلقي من رؤية مرسل الرسالة وسماعه. فمشاعر البريد الإلكتروني و إم، على سبيل المثال، هي بديل ضعيف حيث يقوم المرسل بصياغتها بدون إدخال من المستقبل.
  آخر جزء من السياق هو العواطف التي تشارك في دائرة الاتصالات. هل غاضب المرسل؟ هل المتلقي غير مبال بمضمون البلاغ أو مزعج للمرسل؟ تؤثر العواطف البشرية الطبيعية على ما إذا كانت الرسالة تتم مشاركتها بنجاح أم لا.

• الشخص الذي يتلقى الرسالة. يجب على المتلقي الاستماع بعناية وباهتمام، وطرح الأسئلة للوضوح، وإعادة صياغة للتأكد من أن المتلقي يشارك معنى مع المرسل. إذا كان المستلم يثق في المرسل، فرص زيادة التواصل الفعال.
• طريقة التسليم التي تختارها. ينبغي اختيار طريقة التسليم على أساس الوسيلة الأكثر فعالية لنقل معنى الرسالة. وبما أن أساليب الاتصال متنوعة جدا منذ فجر الحواسيب والأجهزة المحمولة، أصبحت القرارات المتعلقة بطريقة التسليم أكثر تعقيدا. يجب أن تتناسب طريقة التسليم مع احتياجات الاتصال لكل من المرسل والمتلقي.
  وتشمل وسائل الاتصال الاتصال اللفظي، والرسائل الفورية (إم)، والبريد الإلكتروني، والحروف، وعلامات، والملصقات، وأشرطة الفيديو، لقطات، والهواتف والملاحظات والنماذج والوثائق المكتوبة، وأكثر من ذلك. وسوف تستمر هذه الأساليب في التوسع، وتوقعات الموظفين للاتصالات الفورية حول كل ما له علاقة بعملهم سوف تستمر في النمو.
  ازدادت الاتصالات الشخصية أهمية خاصة بالنسبة إلى المعلومات التنظيمية التي قد تدعو إلى التغيير أو توفير الاعتراف بالموظفين أو السماح للأسئلة على الفور.ويفضل الاتصال الشخصي أيضا لأن الموظفين لديهم إمكانية الوصول إلى المكون، السياق.

• محتوى الرسالة. يجب أن يكون محتوى الرسالة واضحا وعرضا وموضوعا بتفاصيل كافية للحصول على فهم من المستقبل. إذا كان محتوى الرسالة يردد ويربط، على مستوى ما، مع المعتقدات الموجودة بالفعل من المتلقي، هو الأكثر فعالية.

كيف تسأل أسئلة جيدة يعزز التواصل

جيمس O. بايل وماريان كارينش إضافة ما يلي للمساعدة في التواصل الفعال.

من الموارد البشرية إلى خدمة العملاء، وتلوث الأسئلة سيئة تقريبا كل مكان العمل. غالبا ما تطرح الأسئلة السيئة إجابات غير مكتملة أو مضللة ويمكن أن تقوض العلاقة. ومن ناحية أخرى، فإن الأسئلة الجيدة هي أداة قيمة للكفاءة والكفاءة وبناء العلاقات.

هناك ستة أنواع من الأسئلة الجيدة: مباشرة، السيطرة، تكرار، مستمرة، ملخص، وغير ذات الصلة. لوصفها باختصار:

• مباشر: أنت تطرح سؤالا بسيطا مع استجواب أساسي.
• التحكم: أنت تعرف الجواب عليه عندما تسأله. انها وسيلة لمعرفة ما إذا كان الشخص هو الكذب، دون علم، و / أو لا تولي اهتماما.
• كرر: تسأل اثنين من الأسئلة المختلفة التي هي بعد نفس المعلومات.
• ثابت: أنت تسأل نفس السؤال بطرق مختلفة لاستكشاف جميع جوانب المعلومات المطلوبة.
• ملخص: أنت تسأل السؤال الذي يهدف إلى السماح للمصدر فرصة لإعادة النظر في الجواب.
• غير ذات صلة: لا يتعلق الأمر بالموضوع الذي تريد معرفته عنه، ولكن هذا الشخص ربما لن يكذب عنه؛ فإنه يخدم الغرض من رؤية ما هي الحقيقة "يبدو" والحصول على الشخص لفتح لك. ويمكن أيضا أن تعادل في سياق تبادل الاستجواب.

تفاصيل حول 6 أنواع من الأسئلة الجيدة

مباشرة

الأسئلة المباشرة هي الأفضل: استجواب واحد، فعل واحد، واسم واحد أو ضمير.

• من أنت؟
• ماذا حدث في الحزب؟
• متى وصلت إلى المكتب؟
• أين هي مفاتيح السيارة؟
• لماذا تركت الاجتماع مبكرا؟
• كم دفعت مقابل هذا ال إيباد؟

كونترول

متى تقول: "أنا عمدا لن أطرح سؤالا مباشرا؟ "عند التحقق من صدق أو دقة الرد، ثم استخدام سؤال التحكم والبحث عن الاتساق.

أسئلة التحكم هي أسئلة متعمدة تعلمون الإجابة عليها، لذا فهي لا تتعلق باكتشاف المعلومات. فهي حول اكتشاف السلوك، وأنماط الكلام، ومستوى الصدق أو الدقة. ربما هو شيء تحدثت عنه من قبل مع الشخص.

إذا كنت تعرف أن شخصا ما في فريق الموارد البشرية قام بتفريق الموظف لأن الموظف أرسل بريدا إلكترونيا ليشكو من الشخص، قد تسأل سؤال تحكم مثل "كيف ذهبت في مراجعة الأداء مع باميلا اليوم؟ "لديك بالفعل المعلومات. كنت ترغب فقط في معرفة كيف يجيب الشخص هر الخاص بك السؤال.

كرر

تريد أن تأتي في نفس المعلومات بطريقتين مختلفتين. على سبيل المثال، إذا سألت: "كم من الناس على قوة المبيعات؟ "الشخص الذي تتحدث معه قد يستجيب:" هناك 22 في الميدان. "في وقت لاحق، عندما تتحدث معه عن شيء مختلف - المناطق التي تمتلك فيها الشركة موطئ قدم، على سبيل المثال - قد تسأل:" كم عدد مناطق المبيعات لديك؟ "

وقال انه قد يرد" 22 "، وهو وسيلة لتأكيد عدد الأفراد على قوة المبيعات. إنه ليس اختبارا مطلقا، ​​ولكنه يعطي قيمة ومصداقية لما قاله من قبل. وھي سؤالان مختلفان یتحققان من المعلومات المقدمة.

عند استخدام الأسئلة المتكررة، يمكنك أيضا الكشف عن التناقضات. إذا كان المصدر الخاص بك في هذا المثال يستجيب أن هناك 28 منطقة المبيعات، وكنت ترغب في بعض التوضيح. ربما يكون هناك سبب وجيه تماما - قوة المبيعات وعادة ما يكون مكملا من 28، ولكن كان هناك الكثير من دوران في الآونة الأخيرة، وأنها ستة قصيرة - ولكن الاستجابة لا يثير الشك في حقيقة أن هناك عدم تطابق بين عدد من الموظفين وعدد مناطق المبيعات. ويجب أن يؤدي عدم التوافق هذا إلى مزيد من التساؤل لحل هذه المسألة.

ثابت

في أي تبادل يمكن فيه إعطاء أكثر من إجابة للسؤال، استخدم الاستجواب المستمر للحصول على إجابة كاملة. مثل الأسئلة المتكررة، الأسئلة المستمرة هي أيضا مفيدة إذا كنت تشك في أن الشخص ليس صادقا.

"أين ذهبت إلى إجازتك إلى كاليفورنيا؟ "قد يثير الجواب" ديزني لاند. "على الرغم من أنه من الممكن أن ديزني لاند هو المكان الوحيد، فمن المنطقي لمتابعة هذا السؤال مع،" أين آخر؟ "

تجاوز هذا السؤال تكرار والذهاب مباشرة إلى أسئلة حول ديزني لاند يعني أنك تفوت فرصة للحصول على صورة كاملة من رحلة صديقك في كاليفورنيا إلا إذا حدث أن يحدث تسرب المعلومات في وقت آخر.

ملخص

الأسئلة الموجزة ليست حول تحديد المصداقية بقدر ما تتغذى مرة أخرى على المصدر ما قالت له حتى انها لديها فرصة للتفكير، "هل أنا فعلا أقول ما قصدت أن أقول؟ "

كنت تبيع السيارات من جميع الأنواع، من بابين هاتشباكس إلى نماذج فاخرة الحجم الكامل. ويأتي زوجين شابين إلى صالة العرض ويطلبان اختبار محرك واحد من النماذج الفاخرة.

"ما الذي ستستخدمه السيارة في معظم الأوقات؟ " أنت تسأل.

"الانتقال ذهابا وإيابا للعمل. نحن نعمل في نفس المبنى "، كما تقول.

"ماذا ستستخدم السيارة؟ "

" رحلات في عطلة نهاية الأسبوع لرؤية والدي. أشياء من هذا القبيل. "إنها تتوقف وتضيف:" إنهم يعيشون على بعد مئة ميل. "

" لماذا تعتقد أن السيارة الفاخرة هي الخيار الأفضل؟ "

يتبادلون لمحة. يقول: "نحن نحب ذلك أفضل من الآخرين. "

" ما هو لونك المفضل "، تسأل، تبحث مباشرة في بلدها.

"الأحمر. "

" دعوني أرى إذا حصلت على هذا الحق، أسمعك أنك تريد سيارة حمراء كاملة الحجم في فئة الفخامة.ما مدى ملاءمة هذا الوصف لما تريد؟ "(لقد أعددت سؤال الملخص الخاص بك مع المعلومات ذات الصلة في هذه الحالة.)

يتبادلون لمحة أخرى. وقال: "نعتقد أن لونا أكثر خداما قد يكون أفضل. "

" ماذا عن النموذج الفخم يجعلك تعتقد أنه أفضل واحد بالنسبة لك؟ "(مرة أخرى، هذا هو وسيلة لتلخيص والتحقق من ما كنت قد سمعت، وكنت تريد أن تعرف ما إذا كانت هي مجرد عارية جدا مع نظرة السيارة باهظة الثمن أنها لا تريد أن تنظر في أي شيء آخر، أو إذا كان الأول الجواب كان تمويه حقيقة بارزة.)

"أبي يقول هذا هو أسلم سيارة على الطريق. "

الجواب على سؤال ملخص يخبرك قد، في الواقع، مثل ذلك، ولكن ليس بسبب كيف يبدو. تقرأ بين السطور. بدأت للتو في حياتهم معا. وكان والدها قد أرسلهم إلى الوكالة لشراء "السيارة الأكثر أمانا على الطريق"، والتي سوف تساعدهم على شراء. عليك أن تقرر المضي قدما في عملية البيع، مع العلم أن الدفعة الأولى وقرض طلب ربما تعطيك بقية القصة.

بعض الناس قد لا يكونون مرتاحين يسألون سؤالا موجزا مثل تلك المضمنة في هذا اللقاء المبيعات لأنهم لا يريدون أن ننظر بسيطة التفكير أو غير متأنية. إذا سألت السؤال تماما بنفس الطريقة التي سألت فيها أول مرة، ثم أنها قد يكون لها استنتاج صحيح.

أنت أيضا لا تريد أن تسأل نفس السؤال مرتين في صف واحد حتى لو قمت بتغيير صياغة. من خلال وضع بعض المسافة بين المرة الأولى التي طرح السؤال والثاني، وإعادة صياغة السؤال قليلا، يمكنك ببساطة تأتي عبر شخص مهتم حقا في ما لشخص آخر أن أقول.

غير ذي صلة

قد تكتشف أن الشخص الذي يجيب على أسئلتك يبدو مؤكدا؛ فإن مسألة غير ذات صلة يمكن أن تخفف حدة التوتر. أو، ربما تحتاج إلى وقت للتفكير أو الرجوع إلى الملاحظات الخاصة بك، لذلك يمكنك استخدام السؤال فقط لشراء لك مساحة صغيرة والوقت.

في طرح أسئلة مدروسة مثل: "ما المشروع الذي قمت به في الماضي الذي فشل؟ "و" كيف حاولت حل المشكلة؟ "يمكنك بسهولة جعل المرشح وظيفة يشعر كما لو انه في منتصف الاستجواب ساحة المعركة.

قد يقول المرشح: "حاولت معالجة المشكلة من خلال حشد الدائرة حول هدف مشترك - الطريقة التي أحصل فيها على فريق دوري ابني الصغير للتركيز على ضرب الكرة. "

يمكنك أن تعطي المرشح استراحة عن طريق السؤال،" كم من الوقت كنت تدرب الدوري قليلا؟ "قبل العودة إلى مناقشة المسمار له وكيف حاول إصلاحه.

وأخيرا، وهنا طريقتان لتدمير الأسئلة التي تبدأ مع جميع المكونات المطلوبة وينتهي في نهاية المطاف أقل من جيدة .

1. إضافة عدد كبير جدا من المؤهلات أو الكلمات والعبارات الأخرى التي تشتت عن السؤال. على سبيل المثال، "ماذا كان لديك لتناول الإفطار في العشاء حيث يتم تكسير البراز مكافحة الفينيل ومغطاة بشريط لاصق؟ "
2. لا تنتظر الإجابة أيضا.تسأل: "ما هي وجبة المفضلة لديك؟ "الشخص يفكر لحظة بدلا من الاستجابة فورا. أنت تتناغم في "لحم البقر المشوي؟ " الصمت هو أداة استجواب فعالة.

   لا تفقد الاكتشاف، المعلومات، يؤدي نتيجة فتح فمك عندما كنت في حاجة لفتح أذنيك. تذكر "اثنين من آذان، فم واحد" حكم الحصول على أقصى استفادة من الاستجواب.

   البيئة والاتصالات

   تعمل عناصر التواصل المذكورة أعلاه على تعزيز المعنى المشترك عندما تعمل معا لتسليم الرسالة بفعالية. وتؤثر بيئة العمل التي تحدث فيها هذه المكونات أيضا على الاتصالات وما إذا كان قد تم استلام البلاغ.

   عندما تسأل أسئلة صحيحة يمكنك بناء علاقة وإثارة الثقة. الأسئلة تشكل جزءا آخر من الأساس للتواصل في مكان العمل الذي يشارك معنى

   في بيئة العمل التي تؤكد التواصل المفتوح، مشاركة الموظفين، والأهداف المشتركة والاتصالات أكثر تواترا وأكثر فعالية. إلا أن التوقع على الاتصالات الهامة يضع البار في أعلى أماكن العمل هذه. لذلك، حتى في المعنويات العالية، وبيئات العمل التي تركز على الموظفين، ويشكو الموظفين أنهم لا يعرفون ما يجري.

   وبسبب كل المكونات والبيئة العامة لمكان العمل الفردي، يبقى التواصل صعبا. الأسئلة القديمة حول من يحتاج إلى معرفة ما ومتى لا يحتاجون إلى معرفته لا يتم الرد عليها تماما فقط عن رضا أي شخص.

   شكاوى الموظفين حول الكثير من المعلومات، وليس معلومات كافية، وحتى، الزائد المعلومات، وسوف تستمر في صدى في أماكن العمل. أنت لن علاج مشكلة الاتصال ولكن، مع الالتزام والتفكير، يمكنك زيادة فعالية كل من الاتصال بين الأشخاص والاتصالات مكان العمل الخاص بك.

   المزيد من التواصل الفعال في مكان العمل

   • تلقي ردود الفعل مع النعمة والكرامة
   • كيفية تطوير الذكاء العاطفي
   • كيفية إجراء محادثة صعبة
   • ردود الفعل