تعرف على كيفية التخطيط لحادثك الكبير الأول

تهانينا! رئيسك فقط رشح لك لتنسيق مؤتمر التعليم الخريف للشركة. انها فرصة عظيمة بالنسبة لك لاظهار المهارات الخاصة بك، ويحتمل أن تكسب رفع في هذه العملية. هناك مشكلة واحدة فقط: أنت لم تخطط أبدا حدث مثل هذا من قبل! لا تقلق. وقد وجدت الكثير من الآخرين أنفسهم في المأزق نفسه، وسوف تنجح لأنك منظم ومحدد.

تماما مثل أي مشروع تجاري، فإن الخطوة الأولى هي تنظيم جميع المعلومات لديك وتحديد الأمور الأكثر إلحاحا.

قبل البدء في اختيار مكان أو التعاقد مع مكبر الصوت، تحتاج إلى معرفة المعلمات الأساسية لهذا الحدث الخاص بك. يكاد يكون من المستحيل الحديث عن التفاصيل والتكاليف مع طرف ثالث حتى يكون لديك المزيد من التفاصيل تسويتها. إليك التفاصيل الأساسية التي يجب أن تحددها قبل الاتصال بالبائعين الخارجيين.

التاريخ

كل شيء يدور حول تاريخ الحدث الخاص بك. من الناحية المثالية، تريد أن يكون لديك ثلاثة التواريخ المحتملة في الاعتبار بحيث يمكنك مقارنة توافر والأسعار في جميع المجالات. حاول تضمين أيام مختلفة من الأسبوع لتحقيق أقصى قدر من المرونة.

الإطار الزمني

حتى الفرق ساعة واحدة يمكن أن يكون لها تأثير على التخطيط الخاص بك، لذلك تحتاج إلى الحصول على محددة حول الأطر الزمنية المتوقعة. على سبيل المثال، بدءا من الساعة العاشرة صباحا بدلا من الثامنة صباحا يعني أنك قد لا تحتاج إلى تخصيص ميزانية إفطار.

أرقام الحضور

هذا هو أحد التفاصيل التي غالبا ما يتم تقديرها بشكل واسع جدا للمفاوضات المنتجة. الحصول واقعية مع توقعات الحضور الخاص بك. مناقشة مقدما الذي سوف تدعو ووضع التوقعات الخاصة بك معا على جدول بيانات. ويرتبط الحضور والميزانية مباشرة، لذلك لا تخمن عشوائيا حول عدد من الناس الذين يعتقدون سيحضر.

جلسات الاختراق

قد تحتاج فقط إلى غرفة مآدب واحدة إذا كنت تستضيف عشاء، ولكن من المرجح أن يتطلب المؤتمر الكامل غرف اختراق إضافية ومساحة للمعارض. مرة أخرى، لن تكون قادرا على قياس التكاليف حتى يمكنك تحديد مقدار المساحة التي تحتاج إليها. بالنسبة للمؤتمرات، فإن أفضل طريقة هي التخطيط لخط سير وهمية في أول اجتماع لك. إن تبادل الأفكار وتجمیعھا معا علی الورق ستساعد علی توجیھك من خلال قرارات التخطیط التالیة.

الميزانية مقابل التكاليف

قد يبدو من غير العملي العمل على الميزانية قبل معرفة مكان وتكاليف المطاعم، ولكن العمل بهذه الطريقة يوفر معيارا لقياس جميع مقترحات البائع. ابدأ بمصادر الأرباح. كم يجب أن تهمة للحضور؟ هل ستدعو الجهات الراعية للمساعدة في تعويض التكاليف؟ ما الذي يدفعه العارضون للمشاركة؟ ستحدد الإيرادات ميزانيتك في نهاية المطاف، لذا فمن المنطقي حمايتها أولا.

التسويق

بعد تحديد مصادر الأرباح، تتمثل الخطوة التالية في تحديد مخطط التسويق. ما هي أفضل طريقة للوصول إلى مولدات الأرباح وإشراكها؟ ربما يكون لديك قائمة من الحضور المحتملين كصاحب عمل أو جمعية العضوية. ومن الواضح أن ذلك سيكون مفيدا، ولكن ماذا عن الرعاة والعارضين؟

إذا كنت تخطط لجذب أكثر من 20 عارضا، يجب أن تكون قادرا على الوصول إليها. الحملات التسويقية المستهدفة تكلف المال، وهذا يقلل من الإيرادات الخاصة بك.

النقل والإقامة

تشغيل مؤتمر محلي يزيل عادة أي مخاوف بشأن النقل. ومع ذلك، ما زلت بحاجة إلى معالجة السكن للمتحدثين والعارضين والضيوف الخاصين. تقدم بعض الفنادق خصومات على مساحة الاجتماعات إذا حجزت ليالي غرفة كافية. والطريقة الوحيدة للاستفادة من ذلك هي معرفة احتياجات السكن مسبقا. العودة من خلال بيانات الحضور ومشروع كم عدد الضيوف من خارج منطقتك.

الآن كل هذا يبدو وكأنه الكثير من المعلومات لجمع الجبهة، وأنه هو. ولكن ضع في اعتبارك أن هذه هي التفاصيل التي تؤثر على كل شيء آخر في عملية التخطيط.

قد تنجذب في البداية إلى المزيد من المهام "براقة"، مثل زيارات الموقع والتخطيط القائمة. فقط تذكر أن وقتهم سيأتي. في الوقت الراهن، مع ذلك، التركيز على الحقائق بحيث يمكنك اتخاذ أفضل القرارات في وقت لاحق.