تعرف على ما يجب تضمينه في عقد مخطط الأحداث

معظم المتخصصين في تخطيط الأحداث - سواء كانوا مخططين لحضور حفل زفاف أو مخططين للمؤتمرات أو مخططي حفلات أو متخصصين في أحداث الشركات - يعرفون أن عقود تخطيط الأحداث هي عنصر حاسم في نجاح أعمال تخطيط الحدث. وفي حين أن كلمة "عقد" يمكن أن تجلب دلالة سلبية في مجتمع اليوم المتقاضى، فإن عقد قانوني ببساطة يجبر كلا الطرفين على الاتفاق - كتابة - على مجموعة من الشروط والأحكام.

الغرض من عقد تخطيط الحدث هو حماية كلا الطرفين المعنيين.

إذا كان لديك أي وقت مضى لقاء مع شخص وظن أنك فهمت بعضهما البعض، إلا أن معرفة في وقت لاحق أن كنت على حد سواء مشى بعيدا مع شعور مختلف جدا من ما نوقشت وأي خطوات المقبلة، ثم كنت قد شهدت العالم من سوء الاتصال. يحدث ذلك للجميع في جميع مناحي الحياة، في كل من العلاقات الشخصية والمهنية.

في بعض الظروف، يمكن أن تكون العواقب صغيرة، مثل الفشل في تناول العشاء في طريق العودة إلى البيت من العمل لأن تفهمك هو أن شريكك كان يغطي ذلك. وفي حالات أخرى - خاصة في مجال الأعمال التجارية - يمكن أن تكون العواقب ضارة ومكلفة. وجود عقد تخطيط الحدث في مكان يضمن أن لك ولعميلك لديهم فهم واضح للعمل الذي سيتم الانتهاء وغيرها من الجوانب الضرورية لإدارة الأعمال معا.

عند تطوير عقد تخطيط الحدث الخاص بك، تأكد من تضمين هذه العناصر الخمسة.

حدد بوضوح خدمات تخطيط الأحداث التي سيتم توفيرها

كمخطط حدث، فإن إدراج خدمات تخطيط الحدث التي ستقدمها قد يبدو أكثر العناصر وضوحا لتضمينها في عقد تخطيط الحدث.

و، في بعض النواحي، هو. ومع ذلك، فإن تحديد الخدمات التي ستقدمها بالتفصيل أمر بالغ الأهمية لأن عملك سيقتصر على توفير الخدمات المحددة في هذه القائمة فقط.

يقوم مخططو الفعاليات بتنفيذ مجموعة واسعة من الخدمات ويمكن أن تختلف الخدمات المقدمة من حدث إلى آخر. قد مخطط واحد الحدث توفير ترتيبات الأزهار، وآخر قد لا. قد يساعد بعض المخططين الحدث مع اختيار المكان وغيرها التعامل مع احتياجات النقل للضيوف. لا يوجد اثنين من المخططين الحدث على حد سواء تماما. وبالتالي، لا يوجد عقدين تخطيط الحدث هي نفسها تماما.

بينما ستقتصر خدمات تخطيط الحدث على العناصر المحددة في هذه القائمة، من المهم أيضا إدراج الخدمات التي لن يتم توفيرها. لماذا ا؟ انها تساعدك على أن تكون هذه المهام المدرجة في عقد تخطيط الحدث بحيث العميل يعرف صراحة أن هذه هي الخدمات التي لن يكون أداء.

ومن المفيد أيضا أن يكون هذا مكتوبا ومتفق عليه كجزء من العقد الخاص بك بحيث، في سياق التخطيط لهذا الحدث، إذا كان العميل الخاص بك يجب أن يطلب منك التعامل مع هذه المسؤوليات، لديك عقد لتقف وراء عندما يمكنك رفض بأدب لتنفيذ هذه المهام.استخدام لغة واسعة لحماية نفسك من أداء شيء خارج نطاق خدمات التخطيط الحدث المتفق عليها.

جدول الدفع

يجب أن تتضمن جميع عقود تخطيط الأحداث شروط الدفع والتفاصيل المتعلقة بجدول الدفع. تبدأ مع تاريخ استحقاق الإيداع الأولي وتواصل بوضوح أنه لن يبدأ أي عمل في التخطيط لهذا الحدث حتى يتم استلام الوديعة. إذا تم تحديد تاريخ الحدث، فحدد التاريخ الذي يجب أن يتم فيه استلام الإيداع من أجل تقديم الخدمات لهذا التاريخ المحدد. قدم جدولا للسداد وتفاصيل تتعلق بالدفعات المستقبلية، إما تحديد تاريخ تقويم محدد لكل دفعة أو ربط كل دفعة بمعلمة رئيسية في عملية تخطيط الحدث. أنشئ جدولا للدفع يناسب نشاطك التجاري وتدفقك النقدي. تضمين أي ضرائب والرسوم المضافة.

شروط إلغاء الحدث

ماذا يحدث إذا قام العميل بإلغاء الحدث في أي وقت من مراحل عملية تخطيط الحدث؟

لا تترك هذه النتيجة للصدفة! يجب أن يتضمن عقد تخطيط الحدث شروط إلغاء الحدث. هذا هو جزء مهم من العقد من شأنها أن تحمي كل من عملك والدخل المتوقع من هذا الحدث.

حدد أن الإيداع الأولي وجميع المدفوعات حتى نقطة الإلغاء غير قابلة للاسترداد. وسيضمن ذلك دفعك للعمل الذي أنجز بالفعل. هذا أمر بالغ الأهمية في التخطيط للحادث كما أن معظم العمل يتم الانتهاء قبل الحدث الفعلي نفسه.

فكر في تضمين شرط ينص على أن العملاء مسؤولون عن دفع أي خدمات تم تقديمها حتى وقت استلام الإشعار المكتوب بشأن إلغاء الحدث. ويعد هذا الأمر مفيدا بشكل خاص إذا تم تنظيم جدول الدفع بطريقة تتيح القيام بعمل ما بين الدفعات العادية.

بند الإنهاء

ماذا لو وصل الإعصار في الوقت المناسب لإثارة الفوضى في حدثك المخطط له بشكل جيد؟ والظروف خارجة عن إرادتك - مثل الطقس الشديد أو توقف العمل - التي تتسبب في عدم تمكن أي من الطرفين من الوفاء بشروط عقد تخطيط الحدث محمية بموجب شرط إنهاء، يعرف أيضا باسم القوة القاهرة. من خلال تضمين شرط إنهاء، يتم إبراء أي من الطرفين أو الطرفين من المسؤولية في هذه الظروف. تأكد من تحديد المصطلحات والإطار الزمني للانتهاء، مثل ملاحظة أسباب الإلغاء.

بند التعويض

تحتوي معظم العقود على شرط تعويض. ولكن فقط لأنها مشتركة، يجب أن لا نقلل من أهميتها. يمكن أن يؤثر إدراج ونطاق شرط التعويض بشكل كبير على نشاطك التجاري. في الأساس، فإن شرط التعويض يوفر الحماية إذا كان العميل الخاص بك يفعل شيئا يسبب الأذى أو يؤدي إلى طرف ثالث رفع دعوى لك للحصول على تعويضات.

بعبارات بسيطة، فهذا يعني أن العميل لا يمكن أن يحمل لك المسؤولية عن أي خسائر أو أضرار أو التزامات أو نفقات ناتجة عن إهمالها.الأهم من ذلك، عند إعداد عقد تخطيط الحدث، لا توقع أي شيء حتى كنت راضيا تماما مع الشروط.