ممارسات إدارة الاجتماعات تساعد على تحسين الإنتاجية

نقضي الكثير من حياتنا في العمل. وفي كثير من الحالات، يؤدي سوء ممارسات إدارة الاجتماعات إلى استخدام غير منتج لوقت المشاركين. وفي إحدى الوظائف ذات الصلة، أقدم إرشادات بشأن تحويل خمسة سيناريوهات مشتركة إلى أحداث إنتاجية. وفي هذا المنصب، أقدم أفكارا إضافية لدعم تعزيز فائدة الاجتماعات وإنتاجيتها وتأثيرها.

مفتاح إدارة الاجتماعات - ستاند بات

- <>>

بعض المديرين يستخدمون نهج <بات> للاجتماعات، ويتطلب

P ، A غيندا، و T > imeframe. إن تسليح المشاركين بهذه النقاط الهامة قبل انعقاد الدورة يضمن أن يظهر الناس استعدادهم للمشاركة ودعم الهدف العام للاجتماع. مخطط واضح P. A. T. يساعد على ضمان جلسة مثمرة.

يجب أن تكون قادرا على تحديد الغرض من الاجتماع في 1 أو 2 الجمل على الأكثر ". هذا الاجتماع هو لتخطيط حملة تسويقية جديدة" أو "هذا الاجتماع هو مراجعة سياسة الشحن الجديدة ل التعامل مع العوائد. " والغرض من ذلك هو مساعدة الجميع على معرفة سبب وجودهم، وما يجب القيام به، وكيفية توجيه التقدم والدفع نحو استنتاج.

تعيين جدول الأعمال. قائمة العناصر كنت تنوي مراجعة / مناقشة / تفقد. أود أن أسند مهلة زمنية لكل بند من بنود جدول الأعمال (انظر أدناه) وأن أعين الشخص المسؤول عن الإشراف على المناقشة. تعيين إطار زمني؛ على الأقل تعيين بداية ونهاية الوقت.

أوصي أيضا بتحديد مدة لكل بند في جدول الأعمال. وينبغي أن تكون هذه اإلجمالي اإلطار الزمني اإلجمالي لالجتماع.

بدء اجتماعاتك في الوقت المحدد

إذا كنت تعمل في واحدة من تلك الثقافات حيث الناس هزيمة في الاجتماعات على طول الطريق حتى خمس أو عشر دقائق بعد وقت البدء المقرر، فقد حان الوقت لبدء اتجاه جديد.

شركة واحدة تشجع مدراءها على إغلاق الباب في وقت البدء المقرر، وأولئك الذين هم في وقت متأخر غير مرحب بهم للحضور. في حين أن هذا قد يكون أكثر صرامة من يهمك التصرف، يجب أن يكون لديك أي مؤهلات حول جلب الاجتماع لأجل، ومراجعة الغرض وتأكيد التوقعات والتوقيت.

لا تنتظر حتى يظهر المتسلقون. عندما يصل شخص متأخرا، لا تعود واستعرض ما تم تغطيته بالفعل. متابعة مواضيع الاجتماع. وهذا سيكون محرجا بالنسبة للمتدرب وتحسين احتمالات وصوله / لها في الوقت المحدد في الاجتماع المقبل.

إذا لم يظهر المنظم / الراعي في الوقت المحدد، فكر في إلغاء الاجتماع والعودة إلى العمل. فترة الانتظار من 5 إلى 7 دقائق معقولة. خلاف ذلك، واجه منظم الاجتماع إلى صعوبة غير متوقعة ويفضل أن لا تضيعوا وقتكم في انتظار له / لها.

الحفاظ على الاجتماع حول الموضوع

الممارسة الجيدة هي تعيين شخص ما دور حفظ الجميع على المسار الصحيح خلال الاجتماع. في كثير من الأحيان، المناقشات الانجراف ومن ثم تتحلل إلى دوامة من الآراء والأفكار والحقائق والعواطف. بدلا من ذلك، تعيين الدور وإبلاغ الجميع في الحضور أن هذا الفرد سوف تتدخل إذا وعندما يناقش النقاش خارج جدول الأعمال والبند المحدد للمناقشة.

في بعض الشركات، يشار إلى هذا الدور باسم "حركة المرور"، في حالات أخرى، "موضوع حارس". وبصرف النظر عن التسمية، فإن الدور مفيد للغاية في تعزيز فعالية وإنتاجية اجتماعاتك.

إذا نشأت موضوعات إضافية خارج جدول الأعمال ولكن من المهم مناقشتها، ينبغي التقاطها بوضوح ووضعها في "موقف السيارات" للنظر فيها في المستقبل ومناقشتها أو لاجتماع منفصل. يحتفظ مالك الاجتماع بالحق في إجراء مناقشة متباينة طفيفة إذا كان يدعم الغرض العام من الاجتماع.

الاحتفاظ وتوزيع ملاحظات / دقائق

يجب على شخص آخر، بخلاف منظم الاجتماع، أن يحافظ على محضر الاجتماع. ( وقت الاجتماع والتاريخ والمكان

وصف الغرض

• نسخة من جدول الأعمال
• قائمة الحضور وقائمة من لم يحضروا
• ملخص تفصيلي يتضمن قائمة الاستنتاجات وبنود العمل والمسؤوليات وتواريخ الإنجاز. ويستخدم العديد من الناخبين جدول الأعمال كدليل لإدراج الاستنتاجات والإجراءات.
• اجتماع المتابعة المخطط له إذا لزم الأمر حقا.
• من الناحية المثالية، قم بتوزيع ملاحظات الاجتماع في أقرب وقت ممكن بعد اختتام الاجتماع وعلى الاطلاق خلال يوم عمل واحد. المحاضر والملاحظات بمثابة تذكير مهم للمشاركين وكذلك مصدر معلومات لأصحاب المصلحة الآخرين، أو لأولئك الذين غاب عن الاجتماع. المحاضر هي أداة عظيمة للاستفادة لتذكير الناس والفرق من أعمال المتابعة الملتزمة بهم.
• الخط السفلي الآن:

من الممكن أن يؤدي الاجتماع إلى نتيجة إيجابية، مما يساعد على دفع المشاريع والناس إلى الأمام، فقط لا نعول عليه. بعض الاجتهاد وتعزيز متعمد لتقنيات إدارة الاجتماع الخاص بك سيحسن احتمالات الخاص بك من القيادة نتيجة كبيرة.

-

تم التحديث بواسطة فن تافه