كيفية تقديم تعليقات تساعد الموظفين على تحسين

اجعل تعليقاتك لها التأثير الذي تستحقه بالطريقة والنهج اللذين تستخدمهما لتقديم تعليقات الأداء. ردود الفعل الخاصة بك يمكن أن تحدث فرقا للناس إذا كنت تستطيع تجنب إثارة استجابة دفاعية. ستساعدك هذه الإرشادات في مساعدة الموظفين على تطوير أدائهم.

وإليك كيف يمكنك تقديم أفضل ملاحظات:

1. فعالية ملاحظات الموظفين محددة، وليس العام. على سبيل المثال، يقول: "التقرير الذي قمت بتشغيله أمس كان مكتوبا جيدا ومفهوما، وجعل نقاطك حول الميزانية بشكل فعال للغاية." لا أقول، "تقرير جيد". واحد من أغراض ردود الفعل الفعالة والبناءة هو السماح للفرد معرفة السلوك المحدد الذي كنت ترغب في رؤية المزيد منه. ردود الفعل العامة مثل بات على الظهر يجعل الموظف يشعر جيدة لحظات ولكن لا تقوم بعمل جيد لتعزيز السلوك.

1. تركز التعليقات المفيدة دائما على سلوك معين، وليس على شخص أو نواياهم. (عندما شاركت في المحادثات المتنافسة خلال اجتماع الموظفين، في حين أن ماري كانت الكلمة، وكنت صرفت عن الحضور الآخرين، ونتيجة لذلك، فقدت نقطة ماري جزئيا.)
2. أفضل ردود الفعل هو مخلص وصادق لمساعدة . ثق بي، الناس سوف يعرفون إذا كانوا يحصلون عليها لأي سبب آخر. معظم الناس لديهم الرادار الداخلي الذي يمكن بسهولة الكشف عن عدم الصدق. ضع ذلك في الاعتبار عند تقديم تعليقاتك.
3. تصف التعليقات الناجحة الإجراءات أو السلوك الذي يمكن للفرد فعله حيال ذلك. إذا كان بإمكانك، تقديم أي أدوات أو التدريب أو الوقت أو الدعم الذي يحتاج الشخص إلى أداء بنجاح كما كنت في حاجة لها لأداء.
4. كلما كان ذلك ممكنا، تكون التعليقات المطلوبة أكثر قوة. اطلب الإذن لتقديم تعليقات. قل، "أود أن أعطيك بعض الملاحظات حول العرض التقديمي، هل هذا بخير معك؟" وهذا يعطي المتلقي بعض السيطرة على الوضع الذي هو مرغوب فيه.

1. عند مشاركة المعلومات والملاحظات المحددة، فإنك تقدم ملاحظاتك التي قد يستخدمها الموظف. وهو لا يتضمن المشورة ما لم يكن لديك إذن أو طلب المشورة. اسأل الموظف عما قد يفعله بشكل مختلف نتيجة سماع التعليقات. كنت أكثر عرضة لمساعدة الموظف تغيير نهجه من إذا كنت أقول للموظف ما يجب القيام به أو كيفية تغيير.

1. ما إذا كانت ردود الفعل إيجابية أو بناءة، فقدم المعلومات المرتبطة ارتباطا وثيقا بالحدث قدر الإمكان. ردود الفعل الفعالة هو توقيت جيد بحيث يمكن للموظف ربط بسهولة ردود الفعل مع أفعاله.
2. ردود فعل فعالة تشمل ما أو كيف تم القيام بشيء، وليس السبب. السؤال لماذا يسأل الناس عن دوافعهم وهذا يثير الدفاعية.اسأل، ماذا حدث؟ كيف حدث هذا؟ كيف يمكنك منع هذه النتيجة في المستقبل؟ كيف يمكنني القيام بعمل أفضل لمساعدتكم؟ ماذا تحتاج مني في المستقبل؟
3. تحقق للتأكد من فهم الشخص الآخر لما قمت بإرساله باستخدام حلقة التغذية المرتدة، مثل طرح سؤال أو مراقبة السلوك المتغير. حدد وقتا للرجوع معا لمناقشة ما إذا كانت التعليقات قد غيرت الأداء وما إذا كانت هناك حاجة إلى أية إجراءات إضافية.
4. التعليقات الناجحة متسقة قدر الإمكان. إذا كانت الإجراءات كبيرة اليوم، انهم كبيرة غدا. وإذا كان انتهاك السياسة يستحق اتخاذ إجراءات تأديبية، فينبغي دائما أن يستحق إجراء تأديبيا.

نصائح عامة حول تقديم ردود فعل فعالة

1. يتم إرسال الملاحظات إلى شخص أو فريق من الأشخاص بشأن تأثير سلوكهم على شخص آخر أو المنظمة أو العميل أو الفريق.
2. ردود فعل إيجابية تنطوي على إخبار شخص عن الأداء الجيد. جعل هذه الملاحظات في الوقت المناسب، محددة، ومتكررة.
3. ردود فعل بناءة تنبه الفرد إلى المنطقة التي يمكن أن يتحسن أدائه. ردود الفعل البناءة ليست انتقادا. وهو وصفي، وينبغي دائما أن توجه إلى العمل، وليس الشخص.
4. الغرض الرئيسي من التغذية الراجعة البناءة هو مساعدة الناس على فهم مكان وجودهم فيما يتعلق بالسلوك الوظيفي المتوقع و / أو المنتج.
5. الاعتراف بالأداء الفعال هو حافز قوي. معظم الناس يريدون الحصول على مزيد من الاعتراف، لذلك الاعتراف يعزز المزيد من الإجراءات تقدير.