سياسة الوصول إلى ملفات الموظفين والروابط إلى العينات

تحتفظ جميع إدارات الموارد البشرية بسجلات واسعة. ويطلب القانون من الموارد البشرية أن تحتفظ بالكثير منهم لفترات زمنية معينة. الموظفين يدركون جيدا أن هذه السجلات موجودة (وبعضها تحت الانطباع بأن الملف يتبعها من شركة إلى أخرى، وهذا ليس صحيحا).

لأن الموظفين يعرفون وجود هذه السجلات، فسيريدون عرضها من وقت لآخر لمعرفة ما يحتوي عليه الملف.

عند اتخاذ قرار بشأن كيفية توفير الموظف (والوصول إلى الموظف السابق) ضع في اعتبارك أي قوانين تنطبق على نشاطك التجاري.

لدى العديد من الولايات قوانين تتطلب من الشركة توفير أجزاء محددة من الملف للموظفين الحاليين والسابقين. تحقق مع محامي العمل الخاص بك للتأكد من أن السياسة الخاصة بك هو في الامتثال لجميع القوانين.

القانون الاتحادي، على سبيل المثال، يتطلب الاحتفاظ بسجلات تتعلق بقانون الأمريكيين ذوي الإعاقة منفصلة عن سجلات الموظفين. إذا كانت شركتك تخضع ل هيبا، تأكد من حفظ السجلات الطبية الخاصة بك هو في الامتثال لذلك أيضا.

قد يكون لديك قدر كبير من الفاصل في ما تسمح للموظفين أن يرى في ملفهم. ولكن، ضع في اعتبارك أنه حتى إذا قررت أن الموظف لا يستطيع الوصول إلى معلومات معينة، مثل الشيكات المرجعية، أنه في حالة الدعوى التي يمكن اكتشافها.

لذلك، إرشاد موظفيك لتسجيل الأمور بدقة واتباع القانون في جميع الأوقات. سجلات الموظف ليست المكان لداخل النكات أو تعليقات سنايد.

هذه لا تسير على ما يرام في محكمة القانون.

كقاعدة عامة، يضمن وجود حارس بوابة واحد للسجلات اتباع الإجراءات ومتسقة. أنت لا تريد مدير الموارد البشرية واحد يسمح للناس أن تأخذ سجلاتهم مرة أخرى إلى مكاتبهم في حين يرفض آخر الوصول على الإطلاق.

مطلوب من الجميع أن يذهب من خلال مصدر واحد يساعد على إبقاء الأمور متسقة والقانونية.

القوانين المتعلقة بالسجلات والاحتفاظ بالسجلات والوصول إليها صعبة. تأكد من البقاء حتى الآن.

السياسة التالية هي بداية جيدة لنشاطك التجاري، ولكن ضع في اعتبارك أن قوانين الولاية والقوانين المحلية قد تختلف.

نموذج سياسة الوصول إلى سجلات الموظفين

يمكن لجميع الموظفين والموظفين السابقين وممثلي الموظفين عرض بعض محتويات ملف موظفيهم بإشعار مسبق لموظفي الموارد البشرية. يمكن الاطلاع على المستندات المتعلقة بمؤهلات الموظف للتأجير مثل التطبيق والترقية والإجراءات التأديبية ونقل . بالإضافة إلى ذلك، يجوز للموظف مراجعة سياسة تسجيل النماذج والنماذج التدريبية.

المستندات التي لا يجوز للموظف مراجعتها تتضمن مراجع أو شيكات مرجعية وسجلات لأي تحقيق تقوم به الإدارة والسجلات الطبية والوثائق المتعلقة بالإجراءات القضائية وأي وثيقة من شأنها أن تنتهك سرية موظف آخر ، والوثائق المستخدمة لتخطيط الموظف.

الإجراء

يجب على الموظف الذي يرغب في مراجعة المحتويات المسموح بها لملف موظفيه الاتصال بالموارد البشرية مع إشعار لمدة 24 ساعة (باستثناء عطلة نهاية الأسبوع). يجب على الموظفين السابقين، أو غير المعروفين لموظفي الموارد البشرية، تقديم هوية و / أو إثبات الإذن للوصول إلى ملف الموظفين.

يجب على الموظفين مراجعة ملفات الموظفين الخاصة بهم في حضور موظف الموارد البشرية.

لا يجوز للموظفين إزالة أي جزء من ملف الموظفين من المكتب.

يجوز للموظف طلب نسخ من الملف أو أجزاء من الملف. وفي العادة، سيقوم موظف الموارد البشرية بتقديم نسخ فوتوغرافية. للحصول على نسخ واسعة النطاق، سوف يحتاج الموظف لدفع ثمن النسخ.

إذا كان الموظف غير راض عن وثيقة في ملف موظفيه، بحضور موظف الموارد البشرية، يجوز للموظف كتابة تفسير أو توضيح وإرفاقه بالوثيقة المتنازع عليها. تحت أي ظرف من الظروف موظفي الموارد البشرية أو الموظف تغيير الوثيقة الفعلية.

قد يطلب الموظف أيضا إزالة مستند من ملف الموظفين. إذا وافق موظف الموارد البشرية، يمكن إزالة الوثيقة.

إذا لم يوافق موظف الموارد البشرية، يمكن الطعن في المسألة بالطريقة المنصوص عليها في سياسة الباب المفتوح للشركة.