ما الذي يجب على أصحاب العمل الاحتفاظ به في ملفات موظفي الموظفين؟

من الجيد أن يحتفظ صاحب العمل بملف الموظفين لكل موظف. توثيق تاريخ التوظيف، وسجلات المساهمة والإنجاز، والإشعارات التأديبية، والترقيات، وخطط تطوير الأداء، وأكثر من ذلك بكثير، تنتمي إلى ملف الموظفين. يحتفظ أصحاب العمل الذكية بأكثر من ملف موظف واحد أيضا.

لدى صاحب العمل أسباب وجيهة للاحتفاظ بالعديد من ملفات الموظفين - بعض الملفات القانونية وبعضها لأغراض أفضل الممارسات في مجال العمل.

هناك حاجة إلى التوثيق حتى يكون لدى صاحب العمل عرض دقيق لتاريخ توظيف الموظف. الوثائق تدعم قرارات صاحب العمل، ويمكن أن تحمي صاحب العمل في دعوى قضائية محفوظة بشكل صحيح.

محتويات ملف الموظفين تقدم لمحة تاريخية عن الأحداث الهامة خلال مهنة الموظف. وهم يؤيدون القرارات التي تتخذ بشأن الموظف ومهنته المهنية. وهي تثبت الأساس المنطقي لصاحب العمل وراء التعيين والترقيات والتحويل والمكافآت والاعتراف وقرارات إطلاق النار.

ترتبط الإرشادات المختلفة بأنواع ملفات الموظفين المختلفة

ونظرا لأن العديد من أنواع ملفات الموظفين يوصى بها، فإن القواعد والإرشادات المختلفة ترتبط بكل نوع من أنواع ملفات الموظفين.

• كل نوع من ملفات الموظفين له سبب مختلف للمحتويات الموجودة والمختلفة، بناء على هذا السبب.
• يتم تخزين كل نوع من ملفات الموظفين بشكل مختلف.

• يقتصر الوصول إلى ملف الموظفين على بعض الموظفين في معظم المنظمات. أنواع ملفات الموظفين المختلفة لديها إرشادات الوصول المختلفة.
• يسمح للموظفين بالوصول إلى ملف الموظفين الخاص بهم، ولكن معظم أصحاب العمل وضعوا مبادئ توجيهية للوصول إلى الموظفين مع سياسة الوصول لملف الموظفين في كتيب الموظف. (تختلف الولايات والوليات القضائية بقواعد مختلفة، لذا احرص على تحديث موقعك.)
  لا تسمح معظم المؤسسات لمدير الموظف بالوصول إلى الملف العام للموظفين. وهم يتوقعون من المديرين الاحتفاظ بالوثائق ذات الصلة في ملف الموظفين الخاص بهم وليس ملف الموظفين الرسمي.
• قسم الموارد البشرية يمتلك و مسؤول عن ملف موظف.

ملفات الموظفين الموصى بها

فيما يلي أنواع ملفات الموظفين الموصى بها وما تحتاج إلى معرفته حول العمل معهم.

ملف الموظفين

هذا هو ملف الموظفين الرئيسي الذي يحتفظ به صاحب العمل لكل موظف. يقوم ملف الموظفين بتخزين تاريخ التوظيف لكل موظف. هذا هو ما تحتاج إلى معرفته حول ملف موظف الموظفين.

الملف الطبي

يحتوي الملف الطبي للموظفين على قيود قانونية خطيرة يجب على صاحب العمل معرفتها والاهتمام بها.هنا هو ما تحتاج إلى معرفته حول سرية ومحتويات الملف الطبي الموظف.

ملف كشوف المرتبات

يعتبر وصول الموظف إلى ملف كشوف المرتبات أقل تقييدا ​​من الوصول إلى الملف الطبي أو ملف الموظفين. يحتوي ملف كشوف المرتبات على معلومات عن الراتب، واختيار المزايا، وتغييرات معدل الأجور، والمزادات، وغيرها من الوثائق القانونية التي تؤثر على راتب الموظف. العديد من موظفي المحاسبة والموارد البشرية الوصول إلى المعلومات في ملف كشوف المرتبات.

I-9 فورمز ملف للموظفين

بسبب حقوق الوصول لمختلف الوكالات الحكومية، يمكنك اتباع أفضل الممارسات من خلال الحفاظ على ملف منفصل للموظف I-9 أشكال. معرفة المزيد عن تخزين أشكال I-9.

نظرة عامة على ملفات الموظفين

هل تريد فقط التفاصيل السريعة والأساسية عن ملفات الموظفين؟ راجع هنا للحصول على لمحة عامة عن ملفات الموظفين.

سياسة الوصول إلى ملف الموظفين للموظفين

تريد تمكين كل موظف من معرفة ما هو موجود في ملف موظفيه، ولكن عليك التحكم في سلامة واكتمال وشمولية الملف. ويكفل الحفاظ على سرية الموظف وصاحب العمل ومحدودية الوصول إليه بسياسة الوصول إلى ملفات الموظفين.

ما لا يجب تضمينه في ملف موظف الموظفين

هل تبحث عن إرشادات حول المحتوى الذي يجب عدم تضمينه في ملف موظف الموظفين؟ في ما يلي أفضل توصياتي بشأن المحتوى الذي تريد الاحتفاظ به سواء في موقع منفصل أو غير رسمي أو عدم الاحتفاظ به على الإطلاق. إن الاحتفاظ بوثائق لا لزوم لها و محضة يمكن أن يؤذيك.

الوثائق

هل تعرف ما هي الوثائق؟ كلمة، وثائق، المحاصيل في كثير من الأحيان في عالم العمالة والموارد البشرية. ولكن، معنى الوثائق والسبب الذي قد ترغب في توثيق أحداث توظيف معينة يتم تغطيتها بدقة هنا. معرفة المزيد عن توثيق تاريخ الموظف والأداء.

هذه هي أكثر المعلومات المطلوبة حول ملفات الموظفين. انقر للوصول إلى كل موضوع للحصول على معلومات متعمقة.

تنويه: يرجى ملاحظة أن المعلومات المقدمة، في حين موثوق، ليست مضمونة للدقة والشرعية. يرجى طلب المساعدة القانونية، أو المساعدة من الدولة، الاتحادية، أو الموارد الحكومية الدولية، للتأكد من التفسير القانوني الخاص بك والقرارات صحيحة لموقعك. هذه المعلومات هي للاسترشاد فقط.