ما الذي يجب على أصحاب العمل عدم الاحتفاظ به في ملفات الموظفين

يجب على أصحاب العمل عدم وضع عناصر معينة في سجلات الموظفين العامة. محتويات ملفات الموظفين والسجلات الخاصة بك بشكل عام يمكن الوصول إليها لموظفي الموارد البشرية، والموظف، ومدير الموظف والمشرف، في بعض الشركات.

في بلدان أخرى، يقتصر الوصول إلى موظفي الموارد البشرية ويمكن للموظفين طلب الوصول إلى سجلاتهم. ويمكن للمحامين أيضا أن يأمروا بمحاضر سجلات الموظفين في الدعاوى القضائية وشكاوى لجنة تكافؤ فرص العمل (إيوك).

ويمكن للموظف السابق أيضا طلب نسخة من سجلات موظفيه.

مع كل هذه الاستخدامات المحتملة والمشاهدين المحتملين لسجلات الموظفين الخاصة بك، يجب على صاحب العمل الحرص على الحفاظ على وثائق واقعية وغير منحازة لتاريخ توظيف الموظف في سجلات الموظفين الخاصة بك. وبالتالي، قم بتطبيق هذه الإرشادات العامة على الوثائق التي تحتفظ بها في سجلات موظفي مؤسستك.

إرشادات عامة لمحتوى ملف الموظفين

• يجب أن تكون المعلومات في سجلات الموظفين واقعية. المشرف أو الموارد البشرية آراء الموظفين. ملاحظات عشوائية. القيل والقال. الشائعات التي لا أساس لها. أسئلة، تقارير، أو تاتليتال مزاعم من الموظفين الآخرين التي لم يتم استكشافها؛ والادعاءات التي لم تتم متابعتها، والتحقيق فيها، واختتمت؛ وینبغي استبعاد أي معلومات أو تعلیقات أو ملاحظات أخرى غیر واقعیة من ملف الموظف.
  واحدة من أسوأ الأمثلة على التعليق المسيحي أن مدير الموارد البشرية وجدت وجدت في سجل الموظفين، وشملت الملاحظات مقابلة مدير التوظيف. وقال أحدهم: "ربما الدهون جدا للحصول على أعلى وأسفل الدرج حسب الحاجة. "تخيل الموظف، والمحامي، وحتى الموظفين والمشرفين في المستقبل قراءة تعليقات مثل هذه.
  وفي شركة أخرى، وجد المدير مذكرات لا أساس لها تثبت أن المديرين وغيرهم وضعوا في ملفات الموظف مثل "غضب ماري لأنها لم تحصل على رفع، وتباطأت عملها بشكل هادف حتى مع مديرها. " انظر المشكلة؟

• يجب تعيين سجلات الموظفين بعناية في مواقع الملفات المناسبة. حدد بروتوكولا لسجلات موظفي شركتك استنادا إلى قوانين الولاية والقوانين الاتحادية وقوانين التوظيف مثل قانون قابلية التأمين الصحي وقابلية المحاسبة لعام 1996 (هيبا) وأفضل الممارسات لصاحب العمل.
  ثم، العصا مع البروتوكول. كنت لا تريد أن تجد الأعذار الطبيب عشوائي مدسوس في ملف الموظفين عندما تنتمي في ملف طبي. كما لا تريد مبررات ومبررات ترقية الموظف في ملف كشوف المرتبات.
  أنت أيضا لا تريد سجلات قرار التوظيف التي تنطوي على فحص الخلفية أو ملاحظات من المناقشات مع أرباب العمل السابقين في ملف الموظفين.
• يجب تدريب المشرفين والمديرين والموظفين الآخرين الذين يضعون الوثائق في سجلات الموظفين على كتابة الوثائق بشكل مناسب. وقال الموظف في توبيخ أن الموظف كان هزيمة كاملة لن يفوز سجلات الموظفين الخاصة بك أي جوائز، ولكن من المعروف المشرفين غير المدربين لكتابة عبارات مماثلة.
  أفضل من ذلك، الحد من الوصول إلى الملفات إلى موظف الموارد البشرية الخاص بك هو المسؤول عن السجلات ويعرف ما ينبغي وينبغي عدم وضعها في ملف الموظفين.
• توازن المعلومات التي تضعها في سجلات الموظفين لتشمل كلا من الجوانب الإيجابية والسلبية من جوانب تاريخ توظيف الموظف. في كثير من الأحيان، سجلات الموظفين تؤكد كل حدوث سلبي وتفوت المكونات الإيجابية.
• الاعتراف بالفرق بين الملاحظات الشخصية للمشرف عن موظفيه في إعداد التقارير وسجلات موظفي الشركة الرسمية. ملاحظات المشرف التي تستخدم لتحسين الأداء، لتتبع المشاريع واستكمال الأهداف، وتحديد خطط رفع الأداء والأداء على سبيل المثال، تنتمي إلى ملف المشرف الخاص، وليس في سجلات الموظفين الرسميين للشركة.
  الاعتراف، أيضا، الحاجة لتدريب المشرفين على كيفية تدوين الملاحظات والحفاظ على الوثائق في ملف إدارتها. نفس المعايير للوقائع، وليس الآراء، وأمثلة محددة، وليس سمعاي، تنطبق على الملاحظات الخاصة.
  يمكن استدعاء ملاحظات المشرف الخاصة في حالة دعوى قضائية، لذا ينصح بالحذر حتى بالنسبة للملاحظات الخاصة. ولا يوصى بممارسة المشرفين الذين يحتفظون بنسخ من السجلات الموجودة في ملف الموظفين الرسمي في ملف إدارتهم.
• وثائق التوظيف وملاحظات المقابلة تقدم قليلا من مأزق. إن أفضل الممارسات هي الحفاظ على ملف منفصل لكل وظيفة تملأها تتضمن جميع الوثائق المتعلقة بملء هذا المنصب من الوظيفة إلى الشيكات المرجعية. يستأنف مقدم الطلب، ويغطي الرسائل، والتطبيقات تنتمي في هذا الملف إلا أنه يجب عليك نقل طلب الموظف المستأجر إلى ملف موظف الموظفين.
  يحتوي هذا الملف على القوائم والنماذج الرسمية التي تسعى للتمثيل غير المتحيز حول مؤهلات الموظف المحتمل ودعم قرارك لتوظيف المرشح الأكثر تأهيلا. آراء وملاحظات مدير التوظيف التي تم اتخاذها أثناء عملية التوظيف لا تنتمي في هذا الملف. قد تجمع الموارد البشرية هذه الملاحظات للحفاظ على وثائق كاملة بشأن قرار التوظيف، ولكنها لا تنتمي إلى سجلات الموظفين.
• الوثائق الوقائعية بشأن قرارات التوظيف مثل الترقية، والتحويل إلى فرصة جانبية، وزيادة الرواتب تنتمي إلى سجلات الموظفين. آراء المشرف أو الموارد البشرية حول الموظف لا. كما أن وثائق الإجراءات التأديبية الرسمية مثل الإنذار المكتوب تنتمي أيضا إلى ملف موظفي الموظف.

أمثلة محددة من الوثائق التي لا ينبغي أن تكون في سجلات الموظفين

يجب ألا توضع المعلومات التالية في سجلات الموظفين.قد تتطلب الوثائق ملفا منفصلا، ويمكن تصنيفها كمذكرات إشرافية أو إدارية، أو لا ينبغي الاحتفاظ بها على الإطلاق من قبل صاحب العمل.

• أي المعلومات الطبية ينتمي إلى الملف الطبي.
• معلومات الرواتب ينتمي إلى ملف الرواتب.
• الوثائق التي تتضمن أرقام الضمان الاجتماعي للموظفين أو المعلومات المتعلقة بالتصنيفات المحمية للموظف مثل السن أو العرق أو الجنس أو الأصل القومي أو الإعاقة أو الحالة الاجتماعية أو المعتقدات الدينية وما إلى ذلك يجب ألا تبقى في ملفات الموظفين.
• الوثائق الإشرافية لغرض إدارة عمل الموظف، ووضع الأهداف، وردود الفعل المقدمة وما إلى ذلك يجب أن يتم إيداعها في مجلد خاص مملوك للمديرين.
• مواد التحقيق بما في ذلك شكوى الموظف، ومقابلات الشهود، ومقابلة الموظف، والنتائج، وتوصيات المحامي، والقرار، بالإضافة إلى المتابعة لضمان عدم الانتقام، يجب أن يقيم في ملف تحقيق منفصل عن سجلات الموظفين.
• ملف موظف I-9 أشكال في ملف I-9 أو الموقع، بعيدا عن سجلات موظفي الموظفين.
• مكان فحص الخلفية بما في ذلك التاريخ الجنائي والتقارير الائتمانية، وهكذا دواليك، ونتائج اختبار المخدرات في ملف منفصل أن المشرفين والمديرين والموظف لا يمكن الوصول إليها. توصي شرم إما هذا الملف المنفصل أو توصي بأن يتم أيضا تقديم هذه المعلومات في الملف الطبي للموظف.
• سجلات تكافؤ فرص العمل مثل نماذج التعريف الذاتي والتقارير الحكومية يجب عدم الاحتفاظ بها في الملف الشخصي ولا في أي مكان يمكن للمشرف الوصول إليه.

إذا اتبعت هذه الإرشادات، فإن مؤسستك تخزن بشكل فعال سجل العمل الوقائعي والداعم وسجلات الموظفين في المواقع المناسبة.

تنويه: يرجى ملاحظة أن المعلومات المقدمة، في حين موثوق، ليست مضمونة للدقة والشرعية. تتم قراءة الموقع من قبل الجمهور في جميع أنحاء العالم وقوانين العمل واللوائح تختلف من دولة إلى أخرى ومن بلد إلى آخر. يرجى طلب المساعدة القانونية، أو المساعدة من الدولة، الاتحادية، أو الموارد الحكومية الدولية، للتأكد من التفسير القانوني الخاص بك والقرارات صحيحة لموقعك. هذه المعلومات هي للإرشاد والأفكار والمساعدة. -