تنسيق رسالة الأعمال المناسبة

باستخدام تنسيق رسالة تجارية في اتصالات نشاطك التجاري ينقل الإحساس بالمهنية وأنشئ مرات الظهور الأولى المناسبة. تعلم كيفية إنشاء شكل إلكتروني الأعمال يمكن أن تأخذ عملك من "ساعة الهواة" لحالة العمل الحقيقي.

تنسيقات الأعمال المناسبة

رسائل الأعمال في الولايات المتحدة، تستخدم أربعة تنسيقات إلكتروني مشترك. الاختلافات تختلف بالنسبة للبلدان الأخرى مثل التاريخ يتكون في نمط آخر.

جميع أشكال الأعمال التجارية المناسبة مقبولة ولكن الكتلة هي أكثر شيوعا.

شكل حرف الكتلة: يتم تنسيق تنسيق حرف كتلة المشترك مع كل من النص الخاص بك تدفق مع الهامش الأيسر. يتم مضاعفة الفقرات متباعدة وكل نص واحد متباعدة. الهوامش هي إعداد معالج النصوص القياسية بوصة واحدة. (انظر صورة بلوك ليتر فورمات).

- 2>>

شكل حرف شبه الكتلة: بالنسبة إلى شبه الكتلة، فإن الفرق الوحيد بين الكتلة شبه والبديل هو بدلا من أن يكون النص الأساسي مبررا لليسار، السطر الأول من كل فقرة مسنن.

تنسيق بديل للحروف البديلة: يحول تنسيق الرسالة البديلة عنوان العودة والتاريخ والإغلاق والاسم والعنوان والتوقيع إلى الجانب الأيمن من الصفحة.

تنسيق الرسالة المبسطة: هذا النسق يأخذ نفس خصائص حرف الكتلة مع استثناء واحد، يتم حذف التحية أو التحية.

أقسام رسالة الأعمال

• عنوان الإرجاع: إذا كان لديك رأس شركة، يمكنك تخطيها هذا القسم. أدرج عنوان نشاطك التجاري الكامل واسم النشاط القانوني الصحيح. يمكنك أيضا تضمين عنوان البريد الإلكتروني أو رقم الهاتف إذا لزم الأمر من قبل المستلم.
• التاريخ: اتبع تنسيق الشهر واليوم والسنة. جعل التاريخ الحالي إلى تاريخ البريد الفعلي للرسالة.
• اسم وعنوان المستلم: أدخل الاسم الكامل وعنوان جهة الاتصال التي ترسل الرسالة إليها. يمكن إضافة عنوان الشخص مع رقم الهاتف إذا لزم الأمر.
• تحية: لتحية استخدام اسم الشخص الرسمي ونهاية مع القولون لرسالة عملك.
• سوبجيكت: من الواضح أن موضوع الرسالة يساعدك المتلقي على معرفة السياق الذي تتناوله الرسالة بسرعة.
• الجسم: يجب أن يبدأ نص رسالتكم مع مقدمة عامة لمن أنت ورسالة الرسالة. تضمين فقرات محددة توضح المشكلة أو المشكلة. أغلق الجسم بعبارة تحث المستخدم على اتخاذ إجراء. يجب أن تكون كل رسالة تجارية قصيرة وموجزة مع مراعاة الوقت المحدود للقارئ.
• إغلاق: هنا يمكنك اختيار أي شكل رسمي مثل "أطيب التحيات" أو "مع خالص الشكر."
• التوقيع: ضع اسمك كما هو في رسالتك. الاسم والعنوان: تضمين الاسم الكامل والمسمى الوظيفي.
• المرفقات و سيسي: إذا كنت ترسل وثائق إضافية تشمل خط الضميمة وإذا كان شخص آخر يتلقى نسخة من الرسالة تشمل سيسي. أو نسخة كربون من المستقبل أو المستقبلات الأخرى.

يمكنك تبسيط العملية بأكملها لإنشاء رسالة تجارية منسقة بشكل صحيح باستخدام برنامج معالجة النصوص.

في ميكروسوفت ورد، يمكنك استخدام معالج الرسائل عن طريق الذهاب إلى وظيفة "أدوات"، حدد "رسائل و مراسلات" وانقر على معالج الرسائل. سوف يطالبك المعالج من خلال كل حقل ويسمح لك باختيار تنسيق.

استخدام تنسيق إلكتروني الأعمال المناسبة هو خطوة واحدة في جعل عملك أكثر مهنية. خصص بعض الوقت لجعل الانطباع المناسب مع نشاطك التجاري.