أسرار الكتابة التجارية الجيدة

للوهلة الأولى يبدو أن الرياضيات والاتصالات المقنعة - كتابة الأعمال التجارية وخاصة الخطابة - ليس لها الكثير من القواسم المشتركة. بعد كل شيء، والرياضيات هي علم موضوعي، في حين أن الكلام ينطوي على جودة الصوت، انعطاف، اتصال العين، والشخصية، ولغة الجسد، والمكونات الذاتية الأخرى.

ومع ذلك، تحت السطح، فهي مشابهة جدا.

فوق أي شيء آخر، يعتمد نجاح العرض الشفوي على دقة هيكلها.

الرياضيات هي كل شيء عن الدقة. ولذلك ليس من الغريب أن نعتقد أن تطبيق بعض مفاهيم الرياضيات على العروض الشفهية يمكن أن تجعلها أكثر فعالية بكثير.

كما يقولون في صناعة السينما، ثلاثة عوامل رئيسية تدخل في صنع فيلم ناجح: السيناريو، السيناريو، والنص. وبالمثل، ثلاثة عوامل رئيسية تدخل في جعل خطاب ناجح: الهيكل، وهيكل، وهيكل.

غير مقتنع؟ ثم دعونا نبدأ مع شيء أقل جذرية. وأعتقد أننا يمكن أن نتفق جميعا على أن التحدث الجيد يتعلق بالكتابة الجيدة. إذا كنت تستطيع كتابة نص جيد، ثم كنت جيدا في طريقك لإعداد عرض شفهي جيد. لذلك، إذا كنت تحسين الكتابة الخاصة بك، وسوف أيضا تحسين التحدث الخاص بك.

لتبسيط الأمور، من الآن فصاعدا سوف نتحدث أساسا عن الكتابة الجيدة لأنه في معظم الحالات نفس الأفكار تنطبق مباشرة على حسن الناطقة.

من أجل كتابة الأعمال التجارية الجيدة، تعرف ما تقومون به

العديد من الشركات التجارية لا ترقى إلى مستوى إمكاناتها - بل وتفلس في بعض الأحيان - لأنها تفشل في تحديد الأعمال التجارية

شركات العطور، على سبيل المثال، لا تبيع السوائل العطرة، بل الحب، والرومانسية، والإغراء، واحترام الذات، وما إلى ذلك. لا تقوم شركات الأغذية الحيوية ببيع المنتجات العضوية، بل بالأحرى الصدق والنقاء والطبيعة وما إلى ذلك. لا تقوم شركات صناعة السيارات ببيع وسائل النقل، بل بالأحرى الحرية والمغامرة والعفوية والهيبة، وما إلى ذلك

والحقيقة هي أن كل صناعة، حتى كل منتج على حدة، قد تضطر إلى تحديد ما هو حقا كل شيء - وهناك الآلاف من معهم!

الكتاب محظوظون. هناك العديد من الاختلافات على ما نقوم به، ولكن هناك حقا اثنين فقط من أنواع أساسية من الكتابة. ومن المهم أن ندرك هذا الأمر لأنهم ليسوا مختلفين تماما، بل هم تماما في بعض النواحي. لذا، ما لم نتعرف بوضوح على نوع الكتابة الذي نقوم به - وكيف تختلف عن الكتابة الأخرى - سنكون بالتأكيد تقريبا ارتكاب أخطاء خطيرة.

ما هو النوعين؟ وكيف تختلف؟

الكتابة الإبداعية

• النصوص مثل القصص القصيرة والروايات والقصائد والمسرحيات الإذاعية والمسرحيات والبرامج النصية والبرامج النصية السينمائية وغيرها
• الغرض الأساسي من الكتابة الإبداعية هو التسلية والترفيه.

إكسبوسيتوري وريتينغ

• نصوص مثل المذكرات والتقارير والمقترحات وأدلة التدريب والنشرات الإخبارية وأوراق البحث وخطابات المبيعات وما إلى ذلك
• الغرض الأساسي من الكتابة التفسيرية هو إرشاد وإعلام.

الكتابة الجيدة في العمل تحتاج إلى الموقف الصحيح

لأن أهداف الكتابة الإبداعية والتفسيرية مختلفة جدا، قبل ضرب مفتاح يجب أن تعتمد الموقف المناسب تجاه نوع الكتابة التي تقومون بها.

موقف الكتابة الإبداعية

الجميع يريد أن يقرأ تريد ما كنت تسير على الكتابة.

بعد كل شيء، من لا يريد أن يكون مسليا والترفيه؟

موقف الكتابة التفسيرية

لا أحد يريد أن يقرأ ما أنت ذاهب لكتابة.

معظم الناس لا يحبون أن تكون تعليمات وأبلغ. ربما يفضلون كثيرا أن يفعلوا شيئا آخر.

لا يمكن الإفراط في ذكر أهمية الاعتراف واعتماد "موقف الكتابة التفسيرية" لأنه يمكن أن يغير بشكل كبير طبيعة ما تكتبه. هنا بضعة أمثلة.

A. كتيب صورة الشركات

لقد كلفت مرة واحدة لكتابة كتيب صورة الشركة. هناك أمران مؤكدان حول هذه الكتيبات اللامعة المكلفة:

• تقريبا جميع الشركات من أي حجم تشعر بأنها مضطرة لإنتاجها.
• عمليا لا أحد يقرأها.

بدءا من الموقف الذي لا أحد يريد قراءة ما كنت على وشك الكتابة، أنا خلقت كتيب أن الناس ليس فقط قراءة.

كانوا يطلقون على الشركة طلب نسخ إضافية لإعطاء الأصدقاء والعملاء والزملاء المحترفين!

B. ركود المنتج

في مناسبة أخرى، كلفني لتطوير حملة تسويقية لتنشيط منتج مع ركود المبيعات. وبتطبيق موقف الكتابة التفسيرية، اكتشفت أن ثلاثة من الفوائد الرئيسية للمنتج لم تستغل بشكل صحيح.

لماذا؟ ورأت الشركة المصنعة أن كل شيء عن منتجاتها كان مهما، لذلك لسنوات كانت دفن منهجية هذه الفوائد الرئيسية الثلاثة تحت مجموعة من المعلومات الأخرى التي أقل اهتماما للمشترين المحتملين. وركزت الحملة الجديدة بشكل حاد على الفوائد الرئيسية؛ تم نقل جميع المعلومات الأخرى تقريبا إلى الخلفية أو القضاء عليها. ونتيجة لذلك، ارتفعت المبيعات بنسبة 40٪ في السنة الأولى.

مع بعض الفروق الدقيقة، وهذا الموقف نفسه التفسيرية الكتابة يمكن - وينبغي أن يكون - تطبيقها على التحدث، وكذلك.

النهج الأساسي في الكتابة التفسيرية

لأن الكتابة الإبداعية والكتابة التفسيرية لها أهداف ومواقف مختلفة أساسا، فإنها تتطلب نهجا مختلفة أساسا.

نهج الكتابة الإبداعية

لعب مع اللغة لتوليد المتعة.

وبعبارة أخرى، استخدم إتقان اللغة للترفيه والتسلية.

نهج الكتابة التفسيرية

تنظيم المعلومات لتوليد الاهتمام.

استخدام ذكي من اللغة لن تجعل أي معلومات مملة للاهتمام؛ ومع ذلك، يمكنك تنظيم المعلومات لجعلها مثيرة للاهتمام. نسيان الألعاب النارية الأدبية. التركيز على المحتوى.

نحن الآن بصدد ترك الكتابة الإبداعية، لأن معظم ما نكتب، ونقول، هو التفسير.

ماذا نعني ب "الكتابة الجيدة"؟

نحن الآن على استعداد للعودة إلى فكرة كيف تنطبق الرياضيات على الكتابة التجارية الجيدة، وتمديدا لحسن الناطقة.

عندما يقرأ شخص ما نصا تفسيريا أو يستمع إلى خطاب عرضي، فمن المرجح أن يحكم عليه بأنه جيد أو غير جيد. ربما تفعل ذلك بنفسك. ولكن ماذا تعني فعلا عندما تقول النص أو الخطاب "جيد"؟

بعد أن يكافح البعض، عادة ما يستقر معظم الأشخاص على معيارين: مسح و موجزة .

تعتمد الرياضيات على تعريفات لا لبس فيها؛ إذا لم تكن واضحة حول المشكلة، فمن غير المرجح أن تجد الحل. لذلك سنقوم بفحص هذه المعايير ببعض التفصيل من أجل وضع تعريفات موضوعية - وحتى صيغ شبه رياضية - لاختبار ما إذا كان النص أو العرض التقديمي حقا "جيد".

A. وضوح

كيف تعرف أن قطعة من الكتابة التجارية واضحة؟

إذا كان هذا يبدو سؤالا سخيفا، حاول الإجابة عليه. ربما تفعل شيئا من هذا القبيل:

السؤال: ما الذي يجعل هذا النص واضحا؟
الجواب: فمن السهل أن نفهم.
السؤال: ما الذي يجعل من السهل أن نفهم؟
الجواب: انها بسيطة.
السؤال: ماذا تعني بسيطة؟
الجواب: من الواضح.

أنت، في الواقع، في نهاية المطاف يتجول في دائرة. النص واضح لأنه من السهل أن نفهم … لأنه بسيط … لأنه واضح.

"واضح"، "من السهل أن نفهم"، و "بسيطة" هي مرادفات. في حين أن المرادفات قد يكون لها فروق دقيقة، فإنها لا تحتوي على المحتوى، لذلك كنت لا تزال مع التقدير الشخصي الخاص بك. ولكن ما تظنه ​​واضح قد لا يكون واضحا لشخص آخر.

هذا هو السبب في أننا نقدم "واضح" تعريف موضوعي، تقريبا مثل صيغة رياضية. لتحقيق الوضوح - i. ه. فإن الجميع تقريبا يتفقون على أنه من الواضح - يجب أن تفعل ثلاثة أشياء.

1. التأكيد على الأهمية القصوى.
2. قم بتأكيد ما هو ذو أهمية ثانوية.
3. القضاء على ما هو لا أهمية.

باختصار: كل = إيد

مثل جميع الصيغ الرياضية، وهذا واحد يعمل فقط إذا كنت تعرف كيفية تطبيقه، الأمر الذي يتطلب الحكم.

في هذه الحالة، يجب عليك أولا أن تقرر ما هو أهمية أساسية ، i. ه. ما هي الأفكار الرئيسية التي تريد أن يقضيها القراء من نصك؟ هذا ليس من السهل دائما القيام به. فمن الأسهل بكثير أن نقول أن كل شيء له أهمية رئيسية، لذلك كنت وضعت في كل ما لديك.

ولكن هناك ما يحذر: إذا كان كل شيء مهم، ثم لا شيء. وبعبارة أخرى، ما لم تقم أولا بعمل تحديد ما تريد حقا للقراء معرفته، فإنها لن تفعل ذلك بالنسبة لك. وسوف تضيع في النص الخاص بك وإما التخلي أو الخروج من الطرف الآخر لا يعرفون ما هو عليه قد قرأوا.

ماذا عن العنصر الثاني من الصيغة، قم بتأكيد ما هو أهمية ثانوية؟

هذا يبدو سهلا بما فيه الكفاية.لا تريد أن تفقد المعلومات والأفكار الرئيسية في التفاصيل. إذا كنت تؤكد بوضوح ما هو في غاية الأهمية - عن طريق العناوين، مائل، التسطير، أو ببساطة كيفية تنظيم المعلومات - ثم كل ما تبقى هو تلقائيا دي-سيكوريتي.

الآن الشيء الوحيد الذي تركه هو القضاء على ما هو لا أهمية.

ولكن كيف يمكنك التمييز بين ما هو ذو أهمية ثانوية وما هو غير ذي أهمية؟ ومرة أخرى، يتطلب ذلك الحكم، الذي يساعده الاختبار الهام جدا التالي.

أهمية ثانوية هي أي شيء يدعم و / أو يضع فكرة أو أكثر من الأفكار الرئيسية. إذا كنت تعتقد أن قطعة من المعلومات، في الواقع، تدعم أو تضع أفكارا رئيسية أو أكثر، ثم يمكنك الاحتفاظ بها. إن لم يكن، يمكنك القضاء عليه.

B. دقة

كيف تعرف أن النص مختصر؟

إذا كان هذا مرة أخرى يبدو وكأنه سؤال سخيفة، دعونا نحاول الإجابة عليه.

السؤال: ما الذي يجعل هذا النص موجزا؟
الجواب: انها قصيرة.
السؤال: ماذا تعني باختصار؟
الجواب: ليس لديها الكثير من الكلمات.
السؤال: كيف يمكنك أن تعرف أنه ليس لديها الكثير من الكلمات؟
الإجابة: لأنها موجزة.

لذلك مرة أخرى نحن في نهاية المطاف يتجول في دائرة. النص مختصر لأنه قصير … لأنه ليس لديه الكثير من الكلمات … لأنها موجزة.

مرة أخرى، لدينا تقريبا صيغة رياضية لحل المشكلة. ولتحقيق الإيجاز، يجب أن تفي كتابة نشاطك التجاري بمعيارين. يجب أن تكون على النحو التالي:

1. طالما كان ذلك ضروريا
2. قصيرة قدر الإمكان

في الرموز: كو = لس

إذا كنت قد استوفت معايير "الوضوح" بشكل صحيح، عند الضرورة". وهذا يعني تغطية جميع الأفكار ذات الأهمية الرئيسية التي حددتها، وجميع الأفكار ذات الأهمية الثانوية اللازمة لدعم و / أو وضع هذه الأفكار الرئيسية.

لاحظ أن لا شيء يقال هنا عن عدد من الكلمات، لأنه غير ذي صلة. إذا كان يستغرق 500 كلمة لتكون "طالما لزم الأمر"، ثم 500 كلمة يجب أن تستخدم. إذا كان يأخذ 1500 كلمة، ثم وهذا هو كل الحق أيضا. النقطة المهمة هي أن كل ما يجب أن يكون في النص هو تماما هناك.

ثم ما المقصود ب "أقصر وقت ممكن"؟

مرة أخرى، هذا لا شيء له مع عدد من الكلمات. ولا جدوى من القول في البداية "لا يجب أن أكتب أكثر من 300 كلمة حول هذا الموضوع"، لأن 500 كلمة قد يكون الحد الأدنى اللازم.

"قصير قدر الإمكان" يعني البقاء في أقرب وقت ممكن إلى الحد الأدنى. ولكن ليس لأن الناس يفضلون النصوص القصيرة. في المصطلحات المجردة، لا تعني المصطلحات "طويلة" و "قصيرة" أي معنى. النقطة المهمة هي أن كل الكلمات التي تتجاوز الحد الأدنى تميل إلى تقليل الوضوح.

يجب ألا نكون جامدين حول هذا الموضوع. إذا كان يجري "طالما كان ذلك ضروريا" يمكن أن يتم في 500 كلمة ويمكنك استخدام 520، وهذا هو على الارجح مسألة نمط الفردية. لا يضر. ومع ذلك، إذا كنت تستخدم 650 كلمة، فمن المؤكد تقريبا أن النص لن يكون واضحا تماما - وأن القارئ سوف تصبح الخلط، بالملل أو المفقودة.

وباختصار، يعني الإيجاز ما يجب قوله في الحد الأدنى من الكلمات. الإيجاز:

• يساعد على الوضوح من خلال ضمان أفضل تنظيم للمعلومات.
• يحمل اهتمام القارئ من خلال توفير الحد الأقصى من المعلومات في الحد الأدنى من الوقت.

غالبا ما تحتاج الكتابة التجارية الجيدة إلى إقناع القارئ.

C. الكثافة

الكثافة هي مفهوم أقل مألوفة من الوضوح والإيجاز ولكنها مهمة بنفس القدر للكتابة التجارية الجيدة. في شكل رياضي، تتكون الكثافة من:

1. معلومات دقيقة
2. مرتبطة منطقيا

وبعبارة أخرى: D = بل

أهمية معلومات دقيقة

لنفترض أنك تدخل غرفة حيث يوجد نوعان الناس الآخرين ويقولون: "إنه حار جدا اليوم." واحد من هؤلاء الناس يأتي من هلسنكي. في ذهنه، يفسر "ساخن" ليعني حوالي 23 درجة مئوية. والآخر يأتي من الخرطوم؛ له، "الساخنة" يعني 45 درجة مئوية.

كنت في بداية سيئة نوعا ما لأن كل واحد لديه فكرة مختلفة تماما عن ما تريد أن تقوله. ولكن لنفترض أنك تقول: "إنه حار جدا اليوم؛ درجة الحرارة 28 درجة مئوية" الآن ليس هناك مجال للارتباك. كلاهما يعرف تماما تماما أنه من 28 درجة مئوية خارج وأنك تعتبر هذا أن تكون ساخنة جدا.

استخدام أكبر قدر ممكن من المعلومات الدقيقة في الكتابة التجارية يعطي الكاتب اثنين من المزايا الهامة:

1) التحكم في العقل

دعونا لا نخجل من مصطلح "السيطرة العقل"، لأن هذا هو بالضبط ما التفسير الجيد الكاتب يريد تحقيقه. انه يحتاج لعقل القارئ أن يذهب فقط حيث يوجهها وليس في أي مكان آخر.

لأنه يمكن تفسيرها بطرق غير معروفة، فإن المصطلحات الغامضة (ما يسمى بعبارة "باسل") مثل "حار" أو "بارد" أو "كبير" أو "صغير" أو "جيد" أو "سيء" أو غير ذلك .، السماح لعقل القارئ بالهرب من سيطرة الكاتب. الفاصل الزمني في بعض الأحيان ليس حرجا. ومع ذلك، فإن العديد من الكلمات ابن عرس في النص يؤدي حتما إلى ارتباك القارئ، والملل، وعدم الاهتمام.

2) ثقة القارئ

استخدام معلومات دقيقة يولد الثقة، مهمة لكتابة الأعمال لأنه يخبر القارئ أن الكاتب يعرف حقا ما يتحدث عنه.

ثقة القارئ مهمة في أي نوع من النصوص، ولكنها حاسمة في الجدل. إذا كنت تحاول الفوز نقطة، وآخر شيء تريده هو القارئ لتحدي البيانات الخاصة بك، ولكن هذا هو أول رد فعل الكتابة غير دقيقة سوف تثير. الكتابة الدقيقة تضمن أن المناقشة ستكون حول آثار المعلومات، ط. ه. ما هي الاستنتاجات التي ينبغي استخلاصها، وليس ما إذا كان كل شيء يحتاج إلى العودة لمزيد من التحقيق.

أهمية الربط المنطقي

البيانات الدقيقة (الحقائق) في حد ذاتها غير كافية في الكتابة التجارية. ولكي تكون ذات مغزى، يجب تنظيم البيانات إلنشاء المعلومات، i. ه. مساعدة القارئ على فهم.

هناك اختباران مهمان لتطبيقهما عند تحويل البيانات إلى معلومات:

1. الصلة

هل هناك حاجة إلى جزء معين من البيانات؟ وكما رأينا، فإن البيانات غير الضرورية تضر بالتفاهم وتضعف الثقة في نهاية المطاف.ولذلك، ينبغي إزالة أي بيانات لا تساعد على فهم أو تعزيز الثقة.

2. المفاهيم الخاطئة

يجب أن يكون الرابط المنطقي بين البيانات واضحا لمنع القارئ من التوصل إلى استنتاجات خاطئة. على سبيل المثال، قد يتم الخلط بين حالة معينة و حالة عامة؛ قد يبدو الائتمان للحصول على الإنجاز ينتمي إلى شخص واحد فقط عندما ينتمي حقا إلى مجموعة؛ قد يبدو أن سياسة الشركة تنطبق فقط في ظروف محددة جدا وليس في جميع الظروف، إلخ.

للتأكد من وجود ارتباط منطقي واضح، ضع قطعتين من البيانات أقرب إلى بعضها البعض ممكن في الكتابة عملك، ويفضل الحق بجانب بعضها البعض.

عندما يتم فصل البيانات على نطاق واسع، تكون علاقتها المنطقية مقنعة ومن غير المحتمل أن يقوم القارئ بإجراء الاتصال.

ماذا تريد؟ ماذا يريد القراء؟

كثيرا ما أطلب من الكتاب غير المحترفين ما يفكرون به عندما يجلسون على لوحة المفاتيح لتكوين نصهم. الجواب هو عادة شيء مثل، "كيف أريد أن تقديم المواد بلدي؟" "ما هي النبرة والأسلوب الذي يجب أن أستخدمه؟" "بأي ترتيب يجب أن أضع أفكاري الرئيسية؟" وما إلى ذلك وهلم جرا.

ومع ذلك، إذا كنت تبدأ مع الموقف الصحيح لكتابة الأعمال، أن لا أحد يريد أن يقرأ ما تكتبه، مهمتك الأولى ليست أي من هذه. قبل أي شيء آخر، يجب عليك العثور على الأسباب التي تدفع الأشخاص إلى قضاء وقتهم لقراءة ما تكتبه .

بشكل عام، لا يمكنك إجبار الناس على قراءة ما لا يريدون، حتى لو تم دفعهم للقيام بذلك.

على سبيل المثال، تنتج تقريرا يحدد الفرص لزيادة المبيعات والأرباح. ومع ذلك، إذا لم تكن مكتوبة بشكل جيد، حتى الناس الذين يجب أن يقرأها كجزء من عملهم من غير المرجح أن يعطيها اهتمامهم الكامل. من ناحية أخرى، إذا رأوا على الفور مصلحتهم الذاتية في قراءة ما كتبته، فإنها سوف تفعل ذلك بكل سرور وباهتمام كامل. في الواقع، ربما كنت لا يمكن أن تمنعهم من قراءتها!

هناك طرق مختلفة لتوليد مثل هذه الرغبة القوية في القراءة، اعتمادا على نوع من القراء ونوع المعلومات. أيا كان الجهاز الأنسب، والشيء الحاسم هو الاعتراف بالحاجة الماسة لاستخدامه. وإلى أن يتم الوفاء بهذه الحاجة، لا شيء آخر له أي أهمية.