كيفية التعامل مع الإجازات المرضية إساءة في مكان العمل

هل تجد أن موظفيك في عداد المفقودين في العمل على أساس أكثر تواترا خلال فصل الصيف وخلال مواسم العطلات؟ تظهر الدراسات أنك على حق. ويزداد غياب العاملين غير المجدولة، ووفقا لمختلف الدراسات الاستقصائية، فإن الوكالات الحكومية لديها أكبر عدد من حالات الغياب.

ووفقا لجنة التنسيق للإعلام، وهي الشركة التي تنتج المنتجات الالكترونية والمطبوعة عن الضرائب، القانونية، والأوراق المالية، والتأمين، والموارد البشرية، والرعاية الصحية، والأسواق التجارية الصغيرة، والتغيب عن العمل لم يكن مقررا أن تصل تكلفتها إلى ما متوسطه 602 $ لكل موظف، في عام.

لا تشمل هذه التكلفة التكاليف غير المباشرة مثل دفع ساعات العمل الإضافية للموظفين الآخرين، ومواعيد التوظيف، والمواعيد النهائية المفقودة، والمبيعات المفقودة، والمعنويات الغارقة، وانخفاض الإنتاجية. التكاليف غير المباشرة يمكن أن تضيف ما يصل إلى 25 في المئة إلى التكاليف المباشرة، وفقا ل أخبار استحقاقات الموظفين و أخبار الموارد البشرية .

في دراسة إحدى عشرة منظمة الاتصالات المستندة إلى الولايات المتحدة، 72 سنتا من كل دولار من التكاليف المتعلقة غياب الموظف تنبع من فقدان الإنتاجية، بدلا من التكاليف الصعبة، مثل الرعاية الصحية واستحقاقات العجز ( أعمال التأمين >، تموز / يوليه 2000).

الإجازة المرضية هي فائدة ضرورية لجميع الموظفين. وإذا لم يقدم صاحب العمل إجازة مرضية، فإنه سيعجل بالمشاكل الصحية وانتشار الأمراض، مما يخفض الإنتاجية والمعنويات.

على الرغم من الضغط على الحضور المثالي لتحسين خدمة العملاء وكفاءتهم، يحتاج الموظفون إلى برامج إجازة مرضية متكافئة للأمن والأداء العام بشكل عام.

ومع ذلك، تعاني بعض المنظمات من الإجازات المرضية، وإجازة الإجازات المرضية تترجم إلى الدولار المفقود.

يشير "نمط الإساءة" فيما يتعلق بالإجازة المرضية عادة إلى الموظفين الذين انتهكوا، على مدى فترة من الزمن، سياسة حضور المنظمة في مناسبات عديدة. من أجل بث ثقة الموظفين الذين يعانون من مشاكل الحضور، ويقول الخبراء القانونيين أفضل الرهان هو أن يكون لها سياسة مكتوبة بوضوح يحدد معايير المنظمة ومتطلبات الموظفين.

تأكد من أن هذا الانضباط - بما في ذلك الإنهاء - قد ينجم عن إساءة الإجازة المرضية المتكررة وسوء الاستخدام. الحفاظ على سياسة مرنة، لأنه من المستحيل تقريبا لسرد كل جريمة محتملة واحدة.

أمثلة على انتهاكات سياسة الحضور تشمل:

عدد الغياب، وعدد المرات القادمة في وقت متأخر، وعدد من المغادرين في وقت مبكر، وكلها تتجاوز تخصيص سياسة الحضور؛

عدم الحصول على إذن بالمغادرة مبكرا أو في وقت متأخر؛
عدم تقديم إشعار مسبق بالغياب متى أمكن ذلك؛
عدم الإبلاغ عن الغياب بشكل صحيح؛ و
عدم تقديم شهادة طبية عند الطلب.
تحديد ما إذا كان استغلال الموظفين لسياسات الإجازات والسبب في ذلك أمر مهم. ومثلما يحلل صاحب العمل دوران العمل، ينبغي أن تنظر المنظمة أيضا في اتجاهات إساءة الإجازات المرضية. هل استخدام الإجازات أعلى في قسم واحد أو تحت إشراف معين؟

هل ممارسات العمل أو السياسات التي تؤثر على الغياب؟ هل تؤدي أمراض الأطفال إلى إجازة الموظف؟ ويساعد إيجاد السبب الجذري لمشاكل الإجازات المرضية في معالجة المسائل الأساسية.

تختلف طرق مراقبة الإجازات المرضية من منظمة إلى أخرى، ولكن هناك بعض المبادئ التوجيهية المشتركة التي يمكن لجميع أصحاب العمل اتباعها.

وفيما يلي بعض النصائح حول كيفية إدارة حالات الإجازات المرضية.

التعرف على مشكلة إساءة استخدام الإجازات المرضية والتدخل المبكر قبل أن تتصاعد. ويحتاج المديرون إلى إنفاذ سياسات الإجازات المرضية واتخاذ الإجراءات المناسبة.

تعرف على سبب إساءة استخدام الموظف للإجازة. التحدث مع الموظفين الذين يسيئون الإجازة ومعرفة ما إذا كان سلوكهم ينبع من مشكلة شخصية. إذا وجدت أن ذلك لا، يوصي المشورة أو إحالتها إلى برنامج مساعدة موظفي المؤسسة الخاصة بك.
تعلم أن تقول "لا". يجب عدم السماح للموظفين بالابتعاد عن إساءة استخدام سياسات الإجازات. عندما تسمع طلبا سخيفا لإساءة استخدام الإجازة، قل "لا"
استخدم الإجراءات واللوائح والممارسات والمعرفة لصالح الإدارة وكذلك الموظف. يجب على المشرفين والمديرين العمل مع الموظفين. وظيفتهم الرئيسية هي التأكد من أن جميع الموظفين على بينة من سياسات الإجازات المرضية وكيفية استخدامها.
وثيقة كل شيء.
ليس لديك فقط للتعامل مع الإجازات المرضية إساءة - يمكنك تشجيع الإجازة المناسبة، أيضا.

* مورين سميث كاتبة مستقلة مقرها في مارلبورو العليا، ماريلاند. وهي حاصلة على درجة البكالوريوس في اللغة الإنجليزية من جامعة ميريلاند، كوليدج بارك. بالإضافة إلى الاستشارات الخاصة بالرابطة الدولية لإدارة شؤون الموظفين في الإسكندرية، فيرجينيا، ظهرت مقالات مورين أيضا في العديد من الصحف والمجلات والمواقع الإلكترونية. مورين هو مؤلف الخيال الطموح. يمكنك الوصول إلى مورين في مورين سميث.

مقالة مورين سميث

لتشجيع الموظفين على استخدام برامج الإجازات المرضية بشكل صحيح، تستخدم العديد من المنظمات حوافز نقدية أو فوائد أخرى. وفيما يلي إحصاءات حافزة من مسح جرد برنامج موظفي الموارد البشرية، الذي وضعته الرابطة الدولية لإدارة شؤون الموظفين. ومن بين 428 عضوا من أعضاء وكالة إبا الذين أجابوا، وجد الاستطلاع ما يلي:

58 في المائة إجازة مرضية مدفوعة الأجر عند التقاعد؛

45 في المئة تقدم نقدا / دفع إجازة مرضية غير مستخدمة.
33 في المئة تقدم إجازة مرضية / إجازة البنوك؛
11 في المائة تحويل إجازة مرضية إلى وقت العطلة؛
تسعة في المائة تحويل إجازة مرضية إلى التأمين عند التقاعد؛
ثلاثة في المائة تحويل إجازة مرضية للتأمين ضد العجز؛ و
اثنان في المئة تحويل إجازة مرضية لنفقات العافية.
هناك برامج يمكن أن تساعد في معالجة الإجازات المرضية. على سبيل المثال، طور مركز الموارد البشرية التابع ل إبا رزمتين تقدمان اقتراحات مهمة في المساعدة على الحد من الإجازات المرضية وتقديم نصائح عامة حول وضع سياسات سليمة.الحزمة الأولى -

الإجازات المرضية - تغطي السياسات والأفكار حول برامج مكافأة الحضور، وحوافز الإجازات المرضية، والاعتراف السنوي باستخدام الحد الأدنى من الإجازات المرضية. الرزمة الثانية -

سياسات الوقت المدفوع - توفر سياسات ونصائح نموذجية بشأن تطوير برامج بتو. تجمع هذه الإجازات الشاملة الإجازة المرضية، والوقت الشخصي، والإجازة في واحدة "ونيلياف". وبالنسبة لأرباب العمل، يمكن أن يعني ذلك خوفا أقل من الإيذاء بسبب الإجازات المرضية، وغالبا ما يعني ذلك بالنسبة للموظفين مزيدا من المرونة والسيطرة. قامت العديد من المنظمات بتنفيذ برامج وسياسات حافزة للإجازات المرضية لتثبيط التغيب عن العمل، ومكافأة الموظفين الذين يحتفظون بسجلات حضور ممتازة. على سبيل المثال، تقدم مقاطعة بروارد بولاية فلوريدا "يوم المكافأة"، حيث يحصل الموظفون المؤهلون على يوم واحد مقابل أي وقت مرضي لم يتم استخدامه خلال فترة ستة أشهر. تقدم مقاطعة كالفرت بولاية ماريلاند مكافأة حافزة، أي ما يعادل أجر يوم واحد، لأي موظف مؤهل يعمل بدوام كامل ويعمل في يوم العمل الأول في سنة مدفوعة الأجر، والذي يستخدم يومين أو أقل من الإجازة المرضية خلال سنة دفع. ملاحظة: ينبغي على أرباب العمل الذين ينظرون في وضع برنامج حافز للإجازات المرضية أن يكفلوا ألا ينتهك البرنامج قانون الإجازة الأسرية والطبية.

يشير منتقدو برامج حافز الإجازة المرضية إلى أن الحوافز تحاول رشوة الموظفين للعمل بطرق معينة، بدلا من جعلهم يريدون إظهار السلوكيات طوعا. وهناك اعتراض شائع آخر هو أن هذه البرامج تعاقب بشكل غير مباشر الموظفين الذين يجب أن يكونوا خارج العمل بصورة مشروعة. قد يستاء أولياء أمور الأطفال الصغار "المحسوبية" المتصورة التي تمنح لزملائهم من الأطفال الذين لا يحتاجون إلى إجازة مرضية لرعاية الأطفال المرضى.

ويؤكد بعض النقاد أيضا أن حوافز الحضور ترسل رسالة خاطئة عن الإجازة المرضية، والتي أصبحت ذات أهمية متزايدة في بيئة العمل عالية الإجهاد اليوم. إذا تم استخدام الإجازة المرضية لتبدو وكأنها سلوك خاطئ، فإن أرباب العمل يخاطرون بتشجيع الموظفين على إرهاق أنفسهم إلى حد المرض الحقيقي.

قد یشعر العاملون الذین یستخدمون الإجازة المرضیة بشکل شرعي بالضغط علیھم للإبلاغ عن العمل حتی عندما یکونون مصابین بأمراض خطیرة، مما قد یؤدي إلی أضرار صحیة کبیرة وزیادة تکالیف الرعایة الصحیة علی الخط.

أفضل طريقة لإنشاء برنامج حافز هي أولا، دراسة السياسات الحالية وأسلوب الإدارة، ثم محاولة تطوير أفكار لتجنب ومنع إساءة الاستخدام. فعلى سبيل المثال، اكتشف بعض أرباب العمل، بناء على تقييم داخلي، أن عدد المشرفين أقل من الموظف، يقل احتمال تعرضه لإجازة مرضية. ومن خلال التحقيق والاهتمام بسلوكيات الموظفين والإدارة، تتاح للمنظمات فرصة أكبر لتطوير برنامج حافز ناجح للإجازات.