تغطية ورقات وسجلات قيمة

تقوم العديد من الشركات بتخزين المستندات الهامة في أماكن عملها. ومن الأمثلة على ذلك عقود إيجار المباني، ووثائق التأمين، وتراخيص الأعمال، والسجلات الطبية للمرضى، وتصاريح البناء. مدة التأمين لهذه المستندات أوراق وسجلات قيمة .

مثل المباني والأثاث المكتبي، قد تتلف الأوراق القيمة أو تتلف بسبب حريق أو خطر آخر. هذه الوثائق مهمة، لذلك سوف تحتاج إلى استعادة أو إعادة إنتاجها.

استبدال هذه العناصر يمكن أن يكون وقتا طويلا ومكلفا. لحسن الحظ، يمكنك حماية عملك ضد هذه التكاليف من خلال شراء أوراق قيمة والتأمين السجلات.

معنى ورقات قيمة

المعنى الدقيق أوراق وسجلات قيمة قد تختلف من سياسة ملكية إلى أخرى. وتعرف بعض السياسات هذا المصطلح على وجه التحديد. ويمكن أن يتضمن التعريف وثائق أو سجلات مكتوبة أو مطبوعة أو مسجلة، بما في ذلك الكتب والخرائط والأفلام والرسومات والأفعال والرهون والمخطوطات.

توفر السياسات الأخرى وصفا واسعا للمصطلح بدلا من التعريف. على سبيل المثال، تنص سياسة الملكية إسو على أن أوراق قيمة تتضمن، على سبيل المثال لا الحصر، عناصر مثل كتب الحساب والأفعال والمخطوطات والملخصات والرسومات وأنظمة فهرس البطاقات. وبغض النظر عن الأوراق والسجلات القيمة موضحة في السياسة، فإن هذا المصطلح هو وليس الذي يهدف إلى تضمين الأموال والأوراق المالية.

ما هو المغطى؟

في إطار العديد من سياسات الملكية التجارية، يتم إدراج تكلفة استبدال أو استعادة المعلومات عن الأوراق والسجلات القيمة تحت الممتلكات غير المشمولة.

ومع ذلك، يمكن تغطية هذه التكاليف، على الأقل إلى حد ما، تحت قسم "ملحقات التغطية".

تنطبق تغطية الأوراق الثمينة على تكلفة استبدال أو استعادة المعلومات المفقودة على السجلات، سواء كانت موجودة أو لا توجد. على سبيل المثال، لنفترض أنك تريد توسيع مستودع تملكه.

يمكنك استئجار مهندس معماري لإنتاج رسومات من ثلاثة تكوينات ممكنة للمبنى الخاص بك. وكانت الرسومات في يدك لمدة أسبوع فقط عندما يتم تدميرها من قبل اعصار. لا أنت ولا المهندس المعماري لديه أي نسخ. لاستبدال الرسومات، يجب عليك دفع المهندس المعماري لإعادة إنشائها. وينبغي أن تغطي تكلفة استبدال الرسومات من قبل الخاص بك قيمة الأوراق والتأمين السجلات.

عندما يتم تدمير مستند، قد تكون قادرة على إعادة بنائه من وثائق أخرى لديك في متناول اليد. على سبيل المثال، لنفترض أن دفتر الأستاذ المحاسبي قد دمر بسبب الحريق. لحسن الحظ، كنت قادرا على إعادة بناء السجلات المحاسبية الخاصة بك باستخدام ملفات العميل وسجلات البائع. يجب أن يغطي التأمين الخاص بك للأوراق والسجلات تكلفة المواد الفارغة (دفتر الأستاذ المحاسبي الجديد) وتكلفة اليد العاملة لإعادة إنشاء البيانات المحاسبية.

لاحظ أن العديد من سياسات الملكية لا توفر تغطية جميع المخاطر للأوراق والسجلات القيمة. بدلا من ذلك، يتم تغطية هذه السجلات لمخاطر اسمه فقط. ومن الأمثلة على الأخطار التي تشملها عادة الحرائق، والبرق، والانفجار، والعواصف، والبرد، والانهيار.

ما الحد الذي تحتاجه؟

تخضع تغطية الأوراق والأوراق الثمينة لتدعيم.

في حالة حدوث خسارة، لن تدفع شركة التأمین الخاصة بك أکثر من التسویة المبینة في سیاستك. قد يكون هذا التسامي أقل من $ 2، 500. لحماية عملك ضد الخسائر، قد تحتاج لشراء تغطية إضافية.

عند اختيار حد معين، ضع في اعتبارك أنواع المستندات المعرضة للخطر. كم سيكلف استبدالها؟ سوف تحتاج إلى توظيف الموظفين المؤقتين؟ كم ساعة سوف يستغرق لإعادة إنتاج السجلات؟ سوف تحتاج إلى الحصول على أصول؟ هل يجب إعادة إنشاء العمل الأصلي (مثل الرسومات المعمارية المذكورة أعلاه)؟

قيمة أوراق التصديق

إذا كانت سياسة الممتلكات التجارية الخاصة بك لا تغطي الأوراق القيمة، يمكن تأمين هذه البنود من خلال تأييد. ويوفر التأييد عموما التغطية نفسها أو حتى أوسع مما هو مدرج في سياسة ملكية نموذجية. بعض التأشيرات تغطي أوراق قيمة على أساس المخاطر كافة وليس على أساس اسمه المخاطر.

أي أنها تغطي الأضرار التي لحقت بالممتلكات المغطاة الناجمة عن أي خطر غير مستبعد على وجه التحديد.

لا توجد تغطية للسجلات الإلكترونية

معظم السياسات (والتأييدات) التي تغطي أوراق قيمة تحدد على وجه التحديد أن لا تنطبق التغطية على الأوراق القيمة التي توجد كبيانات إلكترونية . وبعبارة أخرى، لا تعتبر الوثائق الإلكترونية ورقات قيمة.

يحتفظ العديد من الشركات بسجلات مهمة في شكل إلكتروني. ومما يؤسف له أن سياسات الملكية لا توفر عموما سوى تغطية ضئيلة جدا للضرر الذي يلحق بالبيانات الإلكترونية. يمكنك حماية شركتك من الخسائر التي تنطوي على الأضرار التي لحقت الملفات الإلكترونية الخاصة بك عن طريق شراء تغطية معالجة البيانات الإلكترونية.