إدارة الأحداث مقابل التخطيط: ما هو الفرق؟

تستضيف صناعة تخطيط الفعاليات العديد من عناوين الوظائف والوصف الوظيفي. مخطط الحدث. مخطط لقاء. منسق الحدث. مخطط الاتفاقية. مدير الحدث. يبدو أن القائمة لا نهاية لها. كما تنمو الصناعة، وكذلك قائمة الوظائف. في حين أن نمو الوظائف هو دائما شيء جيد، ومجموعة من وظائف تخطيط الحدث الحدث وإدارة الأحداث المهمة يمكن أن تكون مربكة لأولئك الذين بدأوا في هذه الصناعة.

ومن المحبط على حد سواء المهنيين محنك تواجه العملاء الذين يسيئون فهم الخدمات المقدمة.

"إدارة الأحداث" و "تخطيط الحدث" كثيرا ما يتم قذفها بالتبادل على الرغم من أنها أمرين مختلفين جدا. بكل بساطة، التخطيط والإدارة ليست هي نفسها. في حين أن مجموعات المهارات من هاتين الوظيفتين لا تتداخل، فهي وظيفتين متميزتين. فإنه يخلق مشاكل لأولئك الذين يتعاملون مع العملاء الذين يعتقدون خطأ أنهم بحاجة إلى مدير الحدث عندما ما يحتاجون إليه هو مخطط الحدث. وبالنسبة لأولئك العملاء الذين هم تحت الانطباع بأن جميع مديري الحدث أيضا التعامل مع تخطيط الحدث. لذلك دعونا مسح الارتباك لأنه من المهم أن أنت وعملائك لديهم نفس الفهم.

تخطيط الأحداث

لنبدأ بتخطيط الأحداث. الكلمة الرئيسية المنطوق هنا التخطيط . جميع الأحداث - من دش الزفاف للاحتفالات بعيد ميلاده لتجمعات الشركات الكبيرة - تبدأ مع خطة من نوع ما.

المناقشات الأولية مع العملاء بشأن أفكار الحدث والموضوعات والتواريخ المرغوبة وإرشادات الميزانية كلها جزء من عملية تخطيط الحدث.

يبدأ تخطيط الأحداث في البداية من المراحل المبكرة جدا للمفهوم ويستمر طوال الطريق حتى يحدث الحدث الفعلي. وبصراحة، لبضعة أسابيع بعد الحدث كمخططين الحدث التفاف التفاصيل والتعامل مع البنود المتابعة.

ينطوي تخطيط الأحداث على العمل عن كثب مع العميل لتصميم حدث يعكس رؤية العميل للتجمع ويلبي هدف الحدث. العملاء الذين استئجار مخطط الحدث استئجار شخص لتخطيط جميع جوانب الحدث، بما في ذلك التفاصيل ذات الصلة وعناصر العمل، ورؤية هذا الحدث حتى الانتهاء منه.

يمكن أن تشمل مسؤوليات تخطيط الأحداث على سبيل المثال لا الحصر:

• اختيار موضوع عام للحدث
• وضع ميزانية
• اختيار مكان
• التفاوض بشأن عقود الفنادق
• توظيف الموردين الخارجيين > قائمة الطعام
• استئجار قائمة طعام
• ترتيب المتكلمين أو الترفيه
• تنسيق النقل
• اختيار نظام الألوان
• تطوير دعوات
• التخطيط الحدث هو كل ما يذهب إلى تجميع الحدث .وتقع هذه الوظيفة تحت مظلة أكبر لإدارة الأحداث.

إدارة الأحداث

كل نوع من أنواع الحدث يتكون من أجزاء عديدة تناسب معا مثل قطع من اللغز. كل هذه القطع تأتي في نهاية المطاف معا لخلق حدث. الأحداث الناجحة كل هذه القطع ذات الصلة تأتي معا في الوقت المناسب والمكان المناسب، بسلاسة وكفاءة وفقا للخطة. وتسمى هذه العملية إدارة الحدث. هو، بعبارات بسيطة، وإدارة المشروع من الحدث نفسه.

تتضمن إدارة الأحداث إنشاء وتنسيق وإدارة جميع المكونات المختلفة للحدث بالإضافة إلى فرق الأشخاص المسؤولين عن كل جانب. قد تشمل بعض جوانب إدارة الحدث على سبيل المثال لا الحصر:

حجز موقع لحدث

• تنسيق الموردين الخارجيين
• وضع خطة لوقوف السيارات
• تصميم خطط الطوارئ الطارئة
• ضمان الامتثال للصحة و
• إدارة الموظفين المسؤولين عن كل وظيفة
• الإشراف على تنفيذ الحدث
• مراقبة الحدث
• حل حالات الحدث في الموقع
• مديرو الحدث ومخططي الفعاليات العمل معا

وظائف صعبة لأنه ليس فقط ترتبط ارتباطا وثيقا، والمسؤوليات غالبا ما تتداخل. قد يقدم مخططو الأحداث الفردية خدمات إدارة الأحداث، كما يمكن لمديري الأحداث تقديم تخطيط الأحداث.

كل هذا يتوقف على مخطط فردي أو فريق إدارة الحدث للشركات، مكان، والحدث نفسه.

من المهم فهم الاختلافات بين الاثنين وتحديد الخدمات التي ستقدمها. فمثلا؛ إذا كنت تقدم خدمات تخطيط الحدث لحدث واسع النطاق، سوف تعمل مع مدير الحدث الذي سوف تنسق الخدمات الخاصة بك مع تلك من مدير المطاعم، والفريق السمعي البصري، الخ تحديد دورك والخدمات التي سوف توفر وتواصل بوضوح هذه إلى العملاء المحتملين لتجنب أي التباس أثناء عملية التخطيط.