ما يجب معرفته حول هياكل حوكمة المشاريع

هل تعرف ما هي إدارة المشروع وما هو عليه؟ أو ماذا تفعل إذا كنت تعمل في بيئة حيث لا وجود لها؟ لنبدأ بتعريف.

حوكمة المشروع: تعريف

يشير مصطلح "الحوكمة" في مصطلحات إدارة المشروع إلى السياسات والعمليات والمعايير والإجراءات والإرشادات التي تحدد كيفية إدارة المشاريع وتشغيلها والتحكم فيها في مؤسستك.

يمكن أن تكون الحوكمة واسعة النطاق و "ثقيلة" مع الكثير من البيروقراطية، أو غير واضحة و "خفيفة" (وفي هذه الحالة ربما تكون غير فعالة).

يجب على المديرين أن يستهدفوا المستوى الصحيح من الحكم لبيئتهم وثقافتهم. إن التأكد من أن سياسات الحوكمة الخاصة بك مناسبة للغرض هو عامل رئيسي في ضمان فعاليتها.

تبدأ الحوكمة في القمة. وينبغي أن يكون مجلس إدارة الشركة ملتزما بفكرة الحكم السليم وأن تتم إدارة المشاريع بشكل سليم، في إطار مبادئ توجيهية محددة. ومن شأن هذا الموقف والمعايير المتوقعة أن يلتفت إلى مجالس المشاريع وقادة المشاريع (وفرق البرامج، حيثما وجدت).

لماذا مسائل حوكمة المشروع

راعي المشروع وأصحاب المصلحة الرئيسيين الآخرين يريدون أن يعرفوا أنك تنفق ميزانية المشروع بالطريقة الصحيحة. انهم يريدون أن نرى أنك تتبع التقدم المحرز في المشروع الخاص بك على نحو فعال والدخول في لإدارة المخاطر المشروع حسب الضرورة.

ولكن الأساس المنطقي للحكم الرشيد على المشاريع يذهب أبعد من ذلك.

يطلب الحوكمة من قبل العملاء، وخاصة في القطاع العام.

تطلب الحكومات والمنظمين (وفي بعض الحالات إنفاذ) معايير معينة لبعض المشاريع. فالحوكمة ليست مجرد قضية داخلية: فالكثير من الشركات العاملة في الأسواق المنظمة يجب أن تتبع التوجيه من التشريعات الخارجية، مثل ساربانيس أوكسلي. تشكل حوكمة المشروع جزءا صغيرا من القدرة على إثبات أن شركتك تعمل بشكل فعال وضمن التوجيهات واللوائح المحددة لصناعتك.

حوكمة المشاريع تساعدك أيضا على:

• تحسين عائد الاستثمار وتتبع تلك الاستثمارات بشكل فعال
• اكتساب شراء للمشاريع
• تجنب الأسباب الشائعة لعدم نجاح المشاريع
• التواصل بشكل أكثر فعالية
• إدخال معايير موحدة عبر المشاريع، مما يسهل مقارنة الأداء
• تقليل المخاطر
• تطوير وتحفيز الموظفين في بيئة منظمة

ما هي حوكمة المشروع تبدو

حتى الآن نحن نعرف ما هي إدارة المشروع، تبدو وكأنها على مشروع؟ في ما يلي أنواع الأنشطة التي تظهر الحوكمة في بيئة المشروع:

• هناك دورة منضبطة لإدارة حياة المشروع تتضمن نقاطا محددة للموافقة عليها.وهذه هي النقاط التي يناقش فيها جدوى المشروع ويتخذ قرار بشأن ما إذا كان ينبغي الاستمرار في العمل أم لا.
• المشاريع لديها حالة عمل واضحة، وحالات الأعمال لديها ما يكفي من المعلومات لتمكين فرق الإدارة لاتخاذ القرارات الصحيحة.
• يتم توثيق تلك القرارات وتوصيلها بشكل كاف.
• قام الأشخاص الذين يعملون في المشاريع بتحديد الأدوار والمسؤوليات.
• هناك ثقافة للتعلم المستمر تسمح لفرق المشروع بالتحسين المستمر ومناقشة الدروس المستفادة في بيئة خالية من اللوم.
• هناك عمليات وإجراءات تمكن فرق المشروع من مراجعة مشروعهم وطلب الدعم المستقل إذا لزم الأمر.
• يشارك أصحاب المصلحة ويثقون في العملية.
• تتكون فرق المشروع من أفراد ذوي خبرة ومؤهلين في الأدوار ذات الصلة.

ترتبط حوكمة المشاريع بهياكل الحوكمة في المنظمة بشكل عام. إذا كنت تعتقد أن الهدف الرئيسي من إدارة المشروع هو ضمان تنفيذ المشاريع بالطريقة الصحيحة، يمكنك أن ترى كيف يرتبط ذلك بالحوكمة المالية على مستوى الشركات وإدارة مخاطر الشركات وأكثر من ذلك.

يجب أن تتناسب إدارة المشروع بسلاسة مع العمليات التنظيمية الحالية. وبعبارة أخرى، لا تخلق عملية إدارة مالية جديدة عندما يكون لديك بالفعل واحد يعمل في مناطق أخرى! استخدام ما هو موجود حاليا و قرص العمليات المؤسسية لجعلها مناسبة للاستخدام في بيئة المشروع.

5 مجالات التركيز لحوكمة المشروع

عند البدء في النظر فيه، ستدرك أن حوكمة المشروع منتشرة من خلال جميع عناصر إدارة المشروع.

ومع ذلك، هناك بعض مجالات التركيز الرئيسية حيث الحوكمة ذات أهمية خاصة.

1. المنهجيات والعمليات: تساعدك على تقديم العمل بشكل موثوق ومستدام.
2. إدارة المعرفة: هذا أمر بالغ الأهمية للدروس المستفادة وضمان أن المنظمة تتعلم من تجربة المشروع. إدارة المعرفة أمر ضروري إذا كنت ترغب في التوقف عن ارتكاب نفس الأخطاء عدة مرات.
3. نضج إدارة المشروع: مع زيادة نضج إدارة المشاريع التنظيمية الخاصة بك، لذلك سوف قدرتك على تقديم بنجاح.
4. المستوى الأعلى شراء: يبدأ الالتزام بحوكمة المشروع في الأعلى. إذا کان لدیك دعم إداري، فسوف یتراجع ھذا من خلال جمیع مستویات الأعمال، وسوف یکون نھج الحکم أکثر استدامة.
5. الثقافة الداعمة: ثقافة الدعم، وليس اللوم، وضمان مديري المشاريع لديها البيئة المناسبة التي تزدهر. وستساعد ثقافة داعمة، يقودها مكتب إدارة المشاريع أو مدير المشروع، مديري المشاريع على بلوغ أهدافهم وأهداف المشروع.

ماذا تفعل إذا لم يكن هناك معيار مؤسسي

العديد من مديري المشاريع في المنظمات الصغيرة يجدون أنفسهم يديرون مشاريع في بيئة داعمة، وحيث يكون هناك شراء لمفهوم إدارة المشروع، ولكن من دون الرسمي الهياكل التنظيمية في مكان منها لتغذية قبالة.

في هذه الحالة - وهي ليست حصرية للمنظمات الصغيرة - عليك أن تصمم نموذج إدارة المشاريع من الصفر. إذا لم يكن هناك نهج إدارة المشروع الذي يمكنك خلع الرف وتناسب المشروع الخاص بك، سيكون لديك لبناء الخاصة بك.

هذا ليس صعبا كما قد يبدو!

ابدأ بإعداد الأساسيات:

• إنشاء وثيقة الأدوار والمسؤوليات
• تأكد من أن لديك راعي مشروع
• تأكد من أن لديك مجلس إدارة أو فريق توجيه وترتيب اجتماعات منتظمة تتخذها وقم بتوزيع دقائق
• إعداد عملية إدارة المخاطر
• إعداد عملية إدارة التغيير
• بناء النقاط في جدول المشروع الخاص بك حيث يمكنك التحقق من جدوى المشروع ضد الأهداف الأصلية لحالة الأعمال (نهاية كل مرحلة من مراحل هي النقطة الطبيعية لوضع هذه الشيكات).

في نهاية المطاف تقع على عاتق الجهة الراعية للمشروع ضمان وجود حوكمة كافية، ولكن يمكن لمديري المشاريع أيضا أن يلعبوا دورا نشطا في ذلك.

قد تكون الحوكمة واحدة من المواضيع الأكثر جفافا في إدارة المشاريع، ولكنها واحدة من أهم الموضوعات. إنها الطريقة التي تعرف بها فرق الإدارة العليا أنك تقوم بعمل جيد وتؤكد لهم أن المشروع يتكشف كما ينبغي. كما أنه يوفر الضوابط والتوازنات اللازمة للمديرين لمعرفة أن يتم إنفاق المال بطرق مناسبة ومتوافقة مع حالة الأعمال.