ما يعرفه مدير المشروع حول إنجاز العمل

يعد مدير المشروع من أهم الأدوار في عالم العمل الجماعي، بعد كل شيء، المشاريع في كل مكان في منظماتنا.

بحكم التعريف، المشروع هو كل العمل الذي نقوم به مرة واحدة. انها مؤقتة وفريدة من نوعها. نحن تطوير منتجات جديدة في المشاريع. نحن ننفذ برامج جديدة مثل تخطيط موارد المؤسسة للشركات أو برامج إدارة علاقات العملاء عبر فرق المشروع.

حتى عمل الابتكار وتطوير الاستراتيجية وتنفيذها تتم في شكل مشاريع.

الأفراد الذين يشغلون دور مدير المشروع في منظماتنا أمر ضروري لبقاء الشركة ونجاحها. فهي تسهل وتنسق وتؤدي إلى إنجاز العمل، وتقوم بذلك من خلال تطبيق العلم والفن.

--2>>

مديري المشاريع ذوي الخبرة بارعون في مساعدة المجموعات على اتخاذ أفكار معقدة - مواصفات المنتج أو متطلبات العملاء وكسر الأفكار إلى أجزاء قابلة للهضم من العمل. وهي تنسق موارد وتدفق العمل؛ فإنھم یدیرون المیزانیات ویبلغون عنھا، والأھم من ذلك أنھم یقودون أعضاء فریقھم وتوجیھھم من خلال قرارات صعبة ومشکلات صعبة.

أفضل مديري المشاريع هي موارد إنتاجية لا تقدر بثمن، والدروس التي يتعلمونها والمهارات التي يزرعونها قابلة للتطبيق بسهولة على كل واحد منا في حياتنا "لا يكفي ساعات في يوم واحد" الحياة العملية.

تسعة دروس حول الإنتاجية من عالم إدارة المشاريع:

1. الوقت الذي يقضيه التخطيط يدفع أرباحا. في عالمنا سريع الخطى، لدينا ميل واضح للإسراع في المبادرات دون أخذ الوقت للتوضيح والتخطيط. يدرك مدير المشروع أن الوقت المستثمرة في التخطيط المسبق يدفع الفريق مرة أخرى مع توفير الوقت في شكل تقليل النفايات وإعادة العمل في المستقبل.

في بلدي ماجستير في إدارة الأعمال دورات في إدارة المشاريع، يتم تأكيد هذه النقطة مرارا وتكرارا من قبل الطلاب، واصفا وجهة نظرهم الجديدة وجدت على فوائد الاستثمار وافرة وقت مقدما توضيح والتخطيط. كما تعلمت من والدي منذ فترة طويلة عند العمل على مشاريع تحسين المساكن، "قياس مرتين، وقطع مرة واحدة. "

2. ميثاق واضح لا تقدر بثمن. وثيقة الميثاق في إدارة المشروع هي على نحو فعال إعلان الولادة للمبادرة الجديدة. وهي تصف الغرض من المشروع ومعلمات التوقيت الرئيسية. وهو يحدد الأدوار الرئيسية، بما في ذلك: العميل، ومدير المشروع، وراعي المشروع وأعضاء الفريق الأساسي. ويمكن أن تتضمن الإصدارات الموسعة من الميثاق قائمة بأصحاب المصلحة الرئيسيين وتوقعات إضافية للمشروع. يتم تقاسم الوثيقة عبر المنظمة، وضمان أن الجميع يدرك أهمية هذه المبادرة والأفراد المعنيين.فهو يقلل من الإرباك والارتباك ويضع الأساس للتعاون الواسع النطاق.

يمكنك اعتماد مفهوم الميثاق لأي نشاط على فريقك كوسيلة لإعلام الجميع وتمكين أعضاء الفريق المسؤولين. أبقيه بسيطا وصوغ إعلان موجز يحدد المبادرة.

اشرح الغرض، وحدد المشاركين الرئيسيين واطلبوا دعم الجميع. وسيقدر فريقك مشاركة المعلومات الخاصة بك.

3. تعرف من الذي تم لمس مبادرتكم وإشراكهم! مدراء المشاريع ذوي الخبرة يدركون مدى أهمية تحديد والتعامل مع جميع الأطراف (أصحاب المصلحة) المتأثرين بمبادرة. ومن المرجح أن يكون أحد أصحاب المصلحة غير المطلعين من الأفراد غير المتعاونين. للمساعدة في تحديد أصحاب المصلحة، قم بإنشاء صورة أو رسم خريطة توضح كل الأشخاص المتأثرين بالمشروع أو المشاركين فيه. وهذا يشمل المديرين توفير الموارد والإدارات التي سيكون لها لتغيير العمليات بسبب مبادرتكم وبطبيعة الحال، وعملائك. وتؤدي مشاركة أصحاب المصلحة في الوقت المناسب وبشكل متسق إلى تقليل الالتباس وتحسين التعاون وتسريع حل المشاكل.

تطبيق الدروس من مديري المشاريع لإدارة أصحاب المصلحة مع البرامج والأنشطة الخاصة بك. رسم رسم تخطيطي للأفراد الذين تطرقت إليهم المبادرة وتلبية معهم للحصول على دعمهم ومدخلاتهم. تأكد من الاحتفاظ بها بشكل مناسب في حلقة الاتصال كما هو موضح في النقطة التاسعة أدناه.

4. فرق تصبح منتجة بشكل أسرع مع التدريب. مديري المشاريع بارعون في تشكيل فرق منتجة لمبادرات مؤقتة وفريدة من نوعها، في كثير من الأحيان مع الأفراد الذين لم يعملوا معا. فهم يفهمون تحديات تجميع المجموعة ونقلهم من مرحلة التشكيل إلى مرحلة الأداء، وهم يدربون فرقهم من خلال هذه التحديات. وهي تركز بشكل خاص على مساعدة الجميع على فهم أدوارهم وعلى وضع معايير للمناقشة والمناقشة واتخاذ القرار. وهي تقدم ردود فعل وافرة لأعضاء الفريق، وهي تعزز ثقافة المساءلة عن الأداء.

سواء كنت رائدة في وظيفة أو تجميع مجموعة عمل للتعامل مع مبادرة جديدة، لا تفترض أن فريقك سوف يصبح منتجا سريعا فقط لأنك أصدرت ميثاقا وتمكينهم من إنجاز العمل. وفي الواقع، تتشكل المجموعات بشكل أسرع وتتعلم أداءها عند توجيهها وتدريبها.

5. عمل تقييم المخاطر لا يتوقف أبدا. أفضل مدراء المشاريع يدركون أن جميع أعمالهم تتعلق بإدارة المخاطر. وهم لا يكلون في جميع مراحل المشروع في العمل مع فريقهم لتحديد المخاطر المحتملة ووضع استراتيجيات لتخفيف أو تجنب المخاطر.

دمج تقنيات تحديد المخاطر وتقييم المخاطر في عملك. تأكد من تحديد الأفراد المسؤولين عن تحديد المخاطر، ووضع خطة التخفيف لأكبر المخاوف. سواء كنت تعمل في المبيعات، ودعم العملاء أو العمليات، والتخطيط للمخاطر وإدارة المخاطر النشطة سيوفر الصداع والوقت والمال.

6. نهج واحد أو أداة لا تناسب الجميع. من الممارسات الرشيقة إلى المسارات الحرجة أو تقنيات إدارة المشاريع الحرجة، يعتمد النهج الصحيح على مجموعة متنوعة من العوامل، بما في ذلك: طبيعة المشروع؛ وخبرة أعضاء الفريق وتثقيفهم بشأن النهج المختلفة، والحصول على الموارد الداعمة. مديري المشاريع الكبرى اختيار النهج الذي يعتقد أفضل الخرائط للوضع والبيئة.

كما المديرين، ونحن غالبا ما تتعثر في روت على الاقتراب من عمل فرقنا. في الواقع، هناك مسارات متعددة لحل كل مشكلة. ويمكن تبسيط العمليات، واعتماد نهج جديدة أو تكنولوجيات جديدة. كن مرنا وشجع أعضاء فريقك على تحديد النهج المختلفة لعملهم وحل المشكلات. منحهم الاستقلال الذاتي لاعتماد النهج الذي يعتقدون أفضل يناسب الوضع.

7. يحدث التغيير، ولكن يجب أن تدار لتجنب الفوضى. كل مدير مشروع من ذوي الخبرة يفهم أن التغيير أمر لا مفر منه خلال أي مشروع معين. وبدلا من مقاومة التغيير، يطورون العمليات والأدوات اللازمة لتقييم التغييرات في الخطط السابقة والبت فيها والتواصل معها.

التغيير غير المنضبط للخطط السابقة يولد الفوضى والارتباك. اعتماد ممارسات مدير المشروع وإنشاء وتبادل عملية إدارة التغيير التي تسمح للناس لاقتراح الأفكار، والحصول على موافقة ومن ثم التواصل التغييرات.

8. القيادة هي صانع الفرق في أداء فريق المشروع . أقوى مديري المشاريع ارتداء القبعات متعددة، ودور القائد وربما كان أهم من كل شيء. فهم يفهمون أنهم مسؤولون عن توفير رؤية واضحة، وتحديد الاتجاه وتشكيل وتأطير البيئة اللازمة للفريق لتحقيق النجاح. ويضمنون وضع قيم واضحة للأداء والمساءلة وإنفاذها، ويستخدمون مهارات التدريب لتوجيه التعلم والتحسين المستمرين.

فمن السهل أن ننشغل في تيار لا نهاية لها من المهام أمامك وفريقك. تذكر أن فريقك يحتاج لك لقيادة، وليس القيام بعمل لهم. تأكد من الاقتراب كل يوم كفرصة لدعم وتوجيه ومدرب.

9. التواصل فقط في الحجم الصحيح والتردد . وعندما يتعلق الأمر بتوصيل المعلومات عن حالة المبادرة، يدرك مديري المشاريع الفعالون الحاجة إلى تكييف احتياجات أصحاب المصلحة الرئيسيين. الرئيس التنفيذي لا يريد مستوى التفاصيل المطلوبة من قبل مدير الجودة. ولا يحتاج أصحاب المصلحة البعيدين إلى تحديثات يومية.

العمل على تقييم احتياجات جمهورك الحقيقية للحصول على معلومات تفصيلية وتواتر وتخصيص التحديثات وفقا لذلك. سوف تولد حسن النية وتقليل الوقت المستغرق في توليد التقارير والتحديثات التي لا أحد يقرأ أو يحتاج.

خلاصة القول الآن:

هناك أكثر من عدد قليل من الدروس العظيمة على الإنتاجية والإدارة والقيادة للتعلم من مديري المشاريع الكبيرة. تطبيق الدروس بحكمة وسوف تحسين الإنتاجية الشخصية والأفراد الفريق والأداء.