لماذا يجب عليك الاستثمار في برامج إدارة وثائق البناء

تخيل مكتبك. T

س حقك ترى جبل صغير من الأوراق. في ذلك هناك عقود والفواتير وتحديثات المشروع، والتطبيقات، وأشكال ليد، و رفدس. لديهم جميعا بقعة محددة في خزانة الملفات الضخمة الخاصة بك، ولكن بعض يجب أن تكون وقعت، بعض يجب أن يتم مسحها في، والبعض يجب أن ترسل للعملاء.

باختصار، مكتبك هو فوضى.

هل هذا السيناريو يبدو مألوفا جدا؟ يعتبر الحمل الزائد للوثائق مشكلة شائعة لمديري البناء.

لحسن الحظ، برامج إدارة البناء توفر حلا ممتازا لهذه المشكلة الشائعة.

يحتوي برنامج إدارة التشييد على مجموعة فرعية ضخمة من خيارات إدارة الوثائق. هذه الحلول البرمجية يمكن أن تساعد المستخدمين بسرعة تحديد موقع وثائقهم ونماذج وتقليل مقدار الوقت الذي يقضيه في ملء الأوراق - تحرير الوقت للعمل مع العملاء والتركيز على وظائف البناء.

احصل على تنظيم

ربما أهم تينيت من برامج إدارة الوثائق هو قدرتها على تنظيم الملفات. لا مزيد من السرقة من خلال خزائن الملفات أو أكوام من الورق على مكتبك مجرد سد العجز في المستند الذي تبحث عنه في محرك البحث في البرنامج لتحديد موقع الملف الخاص بك على الفور.

البرنامج سوف يسمح لك أيضا بتحميل الملفات الموجودة لديك، لذلك ليس هناك تقسيم غريب بين الملفات والملفات المادية الماضية في حل البرنامج الخاص بك. وبالنسبة لكثير من التطبيقات، يمكنك الوصول إلى هذه الوثائق على السحابة والعثور على الأوراق الخاصة بك على الذهاب.

بعض الأمثلة على أنظمة المنظمة المتميزة تشمل أكونيكس و فيوبوينت. استغرق أكونيكس بعد خوارزمية بحث غوغل بحيث يمكن للمستخدمين العثور بسرعة على أي وثيقة يبحثون عنها. يستخدم فيوبوينت خوارزمية مماثلة ويمكن أيضا البحث وفهرسة رسائل البريد الإلكتروني أوتلوك التي يتم إرفاقها فيستا.

تعاون أفضل

إذا اخترت خدمة إدارة مستندات البناء المستندة إلى السحابة، فستجد أنك ستنتهي من أعمالك بسرعة و مع مزيد من الكفاءة.

المفتاح؟

البرنامج يجعل من الاسهل للعمل مع فريقك.

الكثير من شركات برمجيات إدارة وثائق البناء تقدم خيارات تعاون مبتكرة وبديهية. على سبيل المثال، تسمح أداة إدارة وثائق مشروع البناء في بروكور للمديرين بتفويض أذونات مختلفة لكل مستخدم. بينما بروكور مخازن الإصدارات السابقة من ملف، فإنه يتأكد أيضا أن المحتوى المشترك هو دائما على نفس المشروع بحيث لا المستخدمين تحرير بطريق الخطأ النسخة الخاطئة. وبما أنه يعمل على باد، اي فون، والروبوت بالإضافة إلى جهاز الكمبيوتر، يمكن لفريقك الوصول دائما هذه المعلومات على الذهاب.

توفير المال

هناك العديد من الطرق الواضحة إدارة الوثائق البناء يمكن أن ينقذ المال مكتبك.لا تحتاج إلى الاستثمار بقدر ما في الحبر والورق والتصوير، ووحدات الإيداع. ولكن برنامج إدارة وثائق البناء يمكن أيضا أن ينقذ شركتك آلاف في السنة في المخاض. تقارير فندق التنفيذي أنه مع برامج إدارة الوثائق، يمكن للشركات توفير 000 5 دولار سنويا من خفض مهام الإيداع، وهذه الوفورات لا تتوقف مع الفنادق، فإنه يمتد إلى أي عمل مع احتياجات إدارة الوثائق الكبيرة.

يمكن لبرنامج إدارة الوثائق أيضا أن يخلص شركتك من تكلفة العثور على المستندات المفقودة. وتقدر شركة واحدة لتصوير المستندات أنه يتراوح بين 120 و 250 دولارا لإعادة إنشاء وثيقة مفقودة أو مفقودة.