الكتابة للأعمال - الإدارة والقيادة

الغرض من كتابة الأعمال هو نقل المعلومات إلى شخص آخر أو طلب معلومات منها. لكي تكون الكتابة فعالة للعمل، يجب أن تكون كاملة وموجزة ودقيقة. يجب كتابة نصك بطريقة تجعل القارئ قادرا على فهم ما تقوله أو تسأله بسهولة.

وهناك الكثير من الكتابة للعمل هو قذرة، سيئة كتابة، غير منظمة، متناثرة مع المصطلحات، وغير مكتملة.

غالبا ما تكون طويلة جدا أو قصيرة جدا. كل هذه الصفات تسهم في الكتابة غير فعالة الأعمال.

سواء كنت تكتب مقترح مبيعات أو بريدا إلكترونيا إلى رئيسك أو دليل تعليمي لحزمة برامج، فهناك بعض الخطوات التي يجب اتباعها لتكون فعالة. اتبع الخطوات الخمس التالية:

- نظري موادك

1. ضع في اعتبارك جمهورك
2. اكتب أفكارك
3. أضغط على مادتك
4. عدل موادك
5. أورغانيزاتيون إس كي

ر تنظيم المواد الخاصة بك أنها لن تتدفق بشكل جيد، وسوف لا معنى له. الكتابة بسيطة أو معقدة. عند كتابة بريد إلكتروني يعلن اجتماع الموظفين، هذا هو بسيط مثل جمع أفكارك. من ناحية أخرى، ربما تحتاج إلى تطوير مخطط معقد مقدما من المواد النهائية إذا كنت تكتب نتائج تجربة صيدلانية رائدة. مهما كانت المهمة، دون المستوى المناسب من التنظيم (حتى تنظيم أفكارك)، قد لا تشمل كل ما تحتاجه أو تفشل في إعطاء أهمية لأهم الموضوعات.

يؤدي الحذف أو التركيز غير الصحيح إلى جعل نشاطك التجاري أقل وضوحا.

تعرف على جمهورك

قبل البدء في الكتابة، فكر في الجمهور المستهدف. على سبيل المثال، قد يكون عرض تقديمي حول برنامج الشركة الجديد 401 (k) نفس المخطط عند منحك إلى المدير المالي وكذلك الموظفين، ولكن مستوى التفاصيل التي ستشملها سيختلف.

تحتاج أيضا إلى النظر في لهجة. سوف البريد الإلكتروني السريع لفريقك، وتذكيرهم من بيكنيك الشركة السنوي، لن يكون لهجة نفسها كما ميسيف الخاص بك عن التقرير السنوي لشركتك.

تذكر أيضا أنك ستتواصل بشكل أكثر فعالية مع جمهورك إذا ركزت على ما تريد أن تسمعه بدلا من التركيز على ما ستقوله.

كلمة عن الكتابة الجيدة

كتاب جيد لديهم أنماط مختلفة من الكتابة. يفضل البعض كتابة كل شيء ثم العودة والتحرير. البعض الآخر يفضلون تحرير لأنها تذهب على طول. أحيانا يختلف أسلوبهم المفضل تبعا لما يكتبونه.

كما تكتب (أو عند تحرير) تكون على بينة من طول. يجب عليك استخدام كلمات كافية لجعل المعنى الخاص بك واضحة، ولكن لا تستخدم الكلمات غير الضرورية فقط لجعله منمق. الكتابة التجارية تحتاج إلى أن تكون واضحة وموجزة، وليس مطول والمزهرة.تذكر، لا أحد في الأعمال التجارية لديها الوقت لقراءة أي أكثر من اللازم.

من ناحية أخرى، لا تجعل قطعة الخاص بك قصيرة جدا. يجب عليك كتابة ما يكفي بحيث المعنى الخاص بك هو واضح ولن يساء فهمها. تخيل إذا كانت قطعة من المعدات في المستودع وصفت "مستعملة ولكنها جيدة". ولن يكون من الواضح ما إذا كان ذلك يعني أن قطعة المعدات قد استخدمت كثيرا، أو أن قطعة المعدات لم تعد جديدة ولكنها لا تزال وظيفية.

بعض الكلمات الإضافية كانت ستجعل المعنى واضحا. أيضا، تجنب استخدام المصطلحات أو الاختصارات لأنها يمكن أن تعني أشياء مختلفة للقراء مختلفة. بغض النظر عن أسلوب الكتابة الخاصة بك، كل الكتاب بحاجة إلى تدقيق وتحرير جميع المواد المكتوبة، حتى رسائل البريد الإلكتروني.

التدقيق والتحرير

بغض النظر عن أسلوب الكتابة، يحتاج جميع الكتاب إلى تدقيق وتحرير جميع المواد المكتوبة، حتى رسائل البريد الإلكتروني. بعد الانتهاء من الكتابة، قم بمراجعة عملك. قد تحتاج بعد ذلك إلى تحريره. التدقيق هو إعادة قراءة ما كتبته للتأكد من كل الكلمات في رأسك جعلت بشكل صحيح على الورق. لأن أدمغتنا تعمل بشكل أسرع من أصابعنا، يمكنك حذف الكلمات، وترك قبالة نهاية، أو استخدام مجنون خاطئ (ه. ز، "هناك" بدلا من "هم"). يؤدي تدقيق النصوص إلى تسجيل هذه الأخطاء. ومن الواضح أن التدقيق اللغوي في رسالة إلكترونية من سطر واحد أمر سهل وممتع فقط على ذلك أثناء الكتابة قد يكون كافيا.

ومع ذلك، إذا كنت تكتب دليل تعليمي، فإن التدقيق اللغوي سيكون أكثر تعقيدا ويستغرق وقتا أطول.

بعد أن قمت بتدقيق المواد الخاصة بك، حان الوقت لتعديل. في بعض الأحيان يمكن أن يتم التدقيق اللغوي والتحرير في وقت واحد، ولكن أكثر فعالية عندما يتم ذلك بالتتابع.

السبب الذي تقوم بتحريره هو إصلاح أو تغيير ما كتبته من أجل جعل الصوت المادي (وقراءة) أفضل. عند الكتابة للعمل، وهذا يعني تحديد الأخطاء وجعل النص واضحة وموجزة ممكن.

أنت لا تكتب رواية

عندما تكتب لأعمالك فإنك لا تكتب "الرواية الأمريكية العظيمة" التالية. يجب أن تكون كتاباتك وصفية حسب الضرورة، ولكنك لست بحاجة إلى رسم صور حية باستخدام كلمات كثيرة من كلمات وأرقام كبيرة. إذا كنت تعني "البيوت الزجاجية"، لا تكتب "المنازل الزجاجية"، وكتب "بيوت الزجاج".