10 أشياء يجب على كل مدير برنامج جديد أن يعرف

لذلك كنت قد حصلت للتو على أول وظيفة إدارة البرنامج؟ أو كنت تريد أن تعرف إذا جعل القفزة لإدارة البرنامج هو الاختيار الوظيفي الذي يجب أن تجعل؟ تهانينا، أنت في المكان الصحيح!

إدارة البرنامج هو اختيار وظيفي مجزية ومتقدمة الأجر. ولكن يمكن أن يكون دورا تحديا أيضا.

إليك 10 أشياء يجب أن يدركها كل مدير برنامج جديد قبل بدء الدور.

1. إدارة البرنامج ليست هي نفسها إدارة المشاريع

ومن المقبول عموما إدارة المشروع أن يكون كل شيء عن تخطيط العمل، وتنظيم المهام والموارد، والسيطرة على العملية وتحقيق هدف محدد.

سواء كان ذلك فتح مكتب جديد، وإطلاق التطبيق الجديد أو بناء الملعب الأولمبي، والمشاريع لديها بداية محددة، منتصف ونهاية ومجموعة واضحة من الأهداف.

البرامج مختلفة بعض الشيء. لا تزال تحتاج إلى أن يكون الناس تنظيم المهام، وإدارة الموارد، والعمل من خلال العمليات وهلم جرا، ولكنهم يقدمون تقريرا لك مدير البرنامج. هناك أقل بكثير من الوقوع قبالة المهام كاملة على خطة المشروع ولكن الكثير أكثر استراتيجية والعمل بناء العلاقة.

إدارة البرنامج هي حول الحفاظ على التغيير التحويلي كله على المسار الصحيح لتقديم شيء ذي قيمة للمنظمة مع مرور الوقت. دون شخص يتصرف كمدير برنامج، كل ما لديك هو سلسلة من المشاريع التي تقدم في أوقات عشوائية ودون أي موضوع موحد. مدير البرنامج هو الشخص الذي يجمع كل ذلك معا.

2. هناك عدم اليقين … التعامل معها

البرامج غير مؤكدة بطبيعتها. في حين أنك قد تعرف ما هي الصورة الكبيرة، انها مجرد بيان الرؤية عند بدء تشغيل.

المسار الدقيق لكيفية الوصول إلى هناك والمشاريع التي ستكون مطلوبة على مدى السنوات الخمس المقبلة … حسنا، هذا شيء لديك للعمل بها كما تذهب.

عليك أن تبدأ مع التخطيط المفصل لما تعرفه، وبناء صورة لكيفية التعامل مع بقية منه كما تقترب. توسيع تدريجيا التخطيط وآفاق التسليم حتى لا يمكنك الذهاب إلى أبعد من ذلك.

حجب الوقت على فترات منتظمة لتخطيط الخطوات التالية. يمكنك أيضا استخدام هذه الفرصة لضمان أنك لا تزال على الطريق الصحيح لتقديم قيمة الأعمال.

3. احترس من الإرهاق

في حين أن المشروع قد يكون أكثر من سنة أو نحو ذلك، يمكن أن تمتد البرامج على وعلى. إن أعمال إزالة األسلحة النووية في موقع سيلافيلد في المملكة المتحدة تتضمن مراحل إنجاز تصل إلى عام 2025 وما بعده، على سبيل المثال.

يحتاج مديرو البرامج إلى حماية فريقهم من الإرهاق. لا يمكنك العمل بسرعة قصوى لهذا الطول من الوقت، لذلك تأكد من حصول الموظفين على وقت كاف. وينبغي أن يكون ذلك على حد سواء فترات من الوقت أكثر هدوءا في العمل مع عدد أقل من المنجزات والوقت الكافي بعيدا عن المكتب للعطلات.

إدارة الإجازات المرضية عن كثب، ومشاهدة تقارير العمل الإضافي الخاص بك وتكون في حالة تأهب لحقيقة أن رفاهية فريقك هو الأهم إذا كنت ترغب في خفض الاستنزاف والحفاظ على الموهوبين الناس لحياة البرنامج.

4. تحتاج إلى إدارة باس

عندما كنت تقديم برنامج يحتوي على تاريخ الانتهاء البعيدة، تحتاج إلى إدارة وتيرة العمل. من الصعب الحفاظ على الزخم على مدى سنوات عديدة، لذلك دورك كمدير برنامج هو التوفيق بين الأولويات والمشاريع بحيث يكون هناك مخرجات قابلة للقياس يتم تسليمها بانتظام.

خلط انتصارات سريعة والتقدم المطرد نحو أهداف الصورة أكبر. وهذا يساعد الفريق على رؤية أنك تتحرك إلى الأمام ويضمن أن هناك بعض قصص النجاح على المدى القصير للمشاركة للحفاظ على الدافع عالية. وأخيرا، فإنه يساعد المستثمرين وفريق الإدارة التنفيذية نرى أن هناك تقدما يجري تحقيقه.

5. تدريب فريقك للنجاح

غالبا ما تقدم البرامج شيئا جديدا أو فريدا أو تحويليا للمنظمة. واحدة من تحديات العمل على تلك الأنواع من المبادرة هو أنك ربما لا يكون لديك المهارات في المنزل لتكون قادرة على استكمال جميع المهام والمشاريع المطلوبة.

هذا موافق، ويتوقع. عملك كمدير برنامج جديد هو التأكد من أنه يمكنك أوبسكيل وإعادة تدريب وتطوير الناس لديك بحيث معا يمكنك معالجة جميع الاحتياجات من الموارد.

قد تكون هناك بعض المناطق حيث تحتاج فقط إلى مورد معين لفترة محدودة. على سبيل المثال، أنت لن تدرب أحد موظفيك في كيفية أن يكون سائق الشوكة رفع الشوكة إذا كان هذا هو المهارة التي تحتاجها لمدة أسبوع واحد فقط، وتفريغ تسليم شيء ما. ولكن إذا كنت تقوم بتحويل الطريقة التي تدار بها الشركة على شبكة الإنترنت تدار، فإنه من المحتمل أن يكون من المفيد أن يكون مهارات تطوير الموقع في المنزل جنبا إلى جنب مع بعض الخبرة حول وسائل الاعلام الاجتماعية أو محرك البحث الأمثل. هذه هي المهارات التي سوف تعتمد على الأعمال على المدى الطويل.

اتخاذ القرار بشأن أي من هذه تحتاج إلى أن تكون جزءا لا يتجزأ من الفريق والتي ينبغي الاستعانة بمصادر خارجية. ثم التأكد من البرنامج الخاص بك يمكن أن يحقق التدريب والتوظيف المهام المطلوبة لتكون على استعداد لإدارة النواتج كما يسلم كل مشروع.

6. الحوكمة أكثر تعقيدا

إذا كنت قد تأتي من خلفية إدارة المشروع فإن الحكم لن يكون مفاجأة لك. إنها الطريقة التي يتم بها تنظيم هياكل المشاريع والبرامج والتحكم فيها لضمان اتخاذ القرار بالطريقة الصحيحة وإشراك الأشخاص المناسبين. ومن المهم جدا ضمان تقدم العمل بطريقة تتناسب مع الحالة العامة للأعمال التجارية، كما أنه يساعد على إبقاء الناس مسؤولين.

الحوكمة هي أيضا الطريقة التي يمكن لمكتب إدارة المشاريع وكبار التنفيذيين ضمان أن البرنامج يسير على الطريق الصحيح لتقديم الفوائد - ويوفر وسيلة رسمية لإغلاق المشاريع أو برنامج كامل إذا كان يمكن أن تبين أن تلك الفوائد لن يتحقق.

الحوكمة أكثر تعقيدا في بيئة برنامجية أكثر منها في بيئة المشروع.ومجالس المشاريع والمجموعات التوجيهية عادة ما تكون لها عضوية على مستوى التنفيذ. وهذا أمر متوقع لأن النتيجة النهائية من برنامج هو عادة تحويل الأعمال التجارية.

كما أن للبرامج تأثير على العمل كالمعتاد والعمليات اليومية للمنظمة، وبالتالي فإن الاستثمار عادة ما يكون كبيرا، مع تأثير P & L. ويتطلب ذلك أيضا مستوى أعلى من الإشراف من مشروع رأسمالي.

تبسيط إدارة البرنامج لبرنامجك من خلال ضمان أن يكون لديك الأشخاص المناسبين في أدوار صنع القرار ومن خلال وجود مسؤوليات واضحة للشعب في الفريق.

7. التخطيط أكثر صعوبة …

التخطيط لبرنامج أصعب من التخطيط لمشروع لأن هناك أجزاء متحركة أكثر بكثير، ولكن هل يمكن أن يجادل أنه أكثر متعة أيضا!

عادة ما يقوم مديرو المشاريع الذين يشاركون في البرنامج بوضع خطط مشاريعهم معا. ثم يجتمع فريق إدارة البرنامج وتحت إشرافك مدير البرنامج، يتم دمج الخطط.

هذا سهل القول، ولكن ليس من السهل القيام به. وهو يتطلب تحديد التبعيات بين المشاريع ومهام المشروع. فإنه يجبر لك أن ننظر في متطلبات الموارد للبرنامج بأكمله ولتوازن الأنشطة في جميع أنحاء لتناسب توافر الأشخاص الرئيسيين. وانها ليست مهمة لمرة واحدة أيضا.

بمجرد وضع خطة البرنامج المتكاملة معا يمكنك تتبع ذلك في مخطط جانت أو أداة البرمجيات الأخرى. كما مديرو المشاريع الخاصة بك تتبع مشاريعهم في الوقت الحقيقي سيكون لديك لإجراء تعديلات على خطة البرنامج، والحفاظ على الجميع على علم بالتغييرات وهجاء ما يعنيه هذا لمنطقتهم من العمل.

8 …. ولكن ليس لديك لتخطيط كل خط

كمدير برنامج كنت تعتمد على مديري المشاريع الخاصة بك للقيام التخطيط المفصل. فمن غير العملي أو المرغوب فيه بالنسبة لك أن تتبع خطة مع الآلاف والآلاف من المهام.

أنت بحاجة إلى عرض ملفوف على مستوى عال للمشاريع مع تفاصيل كافية لتظهر لك ما إذا كان هناك شيء سيكون له تأثير على مستوى البرنامج.

أسهل طريقة للقيام بذلك هي مع تطبيقات برامج مخصصة (هذه 10 البرامج والبرمجيات البرامج ثبت ثبت هي مكان جيد للبدء). في محاولة لإدارة البرنامج الخاص بك عدة ملايين من الدولارات على جدول البيانات لن يكون سهلا.

9. تحتاج إلى تحسين تفويضك

ومع ذلك أنت جيد في التفويض، ويجري في دور إدارة البرنامج يعني أنك بحاجة للحصول على أفضل في ذلك.

والخبر السار هو أنه يجب أن يكون لديك فريق من مديري المشاريع، وربما يكون لديك مكتب مخصص لإدارة البرامج لدعم التغيير التحويلي الخاص بك.

الأخبار السيئة هي أنك قد لا!

هناك الكثير من العمل الذي يجب القيام به على برنامج، وإعداده لضمان أن تتحرك جميع الأجزاء المتحركة معا في الوقت المناسب هو جهد كبير. لا يمكنك أن تفعل ذلك وحدها، ويجب أن لا تحاول. العمل كم من الوقت تحتاج إلى القيام به بدء البرنامج ومن ثم ضمان أن يكون لديك فريق في مكان لدعمك.

إذا لم يكن لديك أي شخص في مكتب إدارة البرامج، فاطلب من أحد الأشخاص أن ينتدب إلى فريق إدارة البرنامج. هناك الكثير للقيام به: شخص في دور تنسيق المشروع سيكون في وضع تماما لتقديم التنسيق المطلوب على مستوى البرنامج، وتحرير لكم حتى الانخراط في المهام الاستراتيجية.

10. لا تخافوا من النزاع

هناك الكثير من الخيوط إلى البرامج. من المشاريع التي يصعب أصحاب المصلحة إلى مواعيد نهائية لا يمكن تحقيقها، كل يوم سوف تعطيك فرص للصراع. احترس من الأشياء التي تعطل أداء المشروع وتكون على استعداد للتدخل عند الحاجة لوقف حالة الصراع قبل أن يبدأ.

أي من هذه الأشياء العشرة جاءت مفاجأة لك؟ تبادل أفكارك حول إدارة البرنامج على المفضلة لديك قناة وسائل الاعلام الاجتماعية!