إجراء مناقشات في مكان العمل الصعب

تحدي المحادثات هي شريان الحياة لتحسين الأداء وحل المشاكل للمديرين على جميع المستويات . ولسوء الحظ، فإن الكثير من المديرين يؤخرون إجراء هذه المحادثات خوفا من الانتقام أو لأنهم يعتقدون أن الحوار سيعرض علاقتهم مع الطرف الآخر للخطر. فمن الضروري السيطرة على تلك المشاعر وأفضل طريقة لتطوير الثقة لتقديم محادثات صعبة هو اتباع عملية منظمة.

في مشاركة سابقة، أوضحت نصائح لمساعدتك على التخطيط للنجاح مع المحادثة الصعبة التالية. في هذا المنصب، أقدم إرشادات حول إشراك المحادثة وإدارتها.

10 نصائح لتحسين الراحة مع المحادثات الصعبة:

1. القيام بأعمال التخطيط. الرجوع ومراجعة الإرشادات في أول مشاركة في هذه السلسلة. إن ملاحظتك للسلوكيات المعنية، وقدرتك على ربط تلك السلوكيات بالأنشطة التجارية ضرورية. معرفة المكان الذي تريد المحادثة للذهاب. صحيح ردود الفعل الماجستير تطوير الانضباط لكتابة وممارسة فتحت المحادثة المخطط لها. التخطيط المسبق يمنع الأداء رديء!

2. التوقيت في الوقت المناسب أمر ضروري. إذا كنت قد تلقيت أي وقت مضى مراجعة الأداء السنوي التي تضمنت انتقادا لشيء زعم أنه فعلت أو لم تفعل قبل بضعة أشهر، أنت تعرف كيف لا قيمة لها ردود الفعل لا معنى له. ومن عملك كمدير لضمان أن ردود الفعل السلوكية، وتركز على الأعمال، وفي الوقت المناسب.

شريكي في كتابي الأول، دروس عملية في القيادة، اقترح أن قيمة ردود الفعل البناءة انخفضت بنسبة 50٪ كل يوم كنت تأخر إعطاءه.

إذا كانت المشاعر ساخنة، دع الأمور تبرد قليلا. في حين أنني انتهيت للتو من تقديم لكم في الوقت المناسب ردود الفعل - أقرب إلى الحادث ممكن - إذا كانت الأمور ساخنة، واتخاذ يوم للسماح لهم يبرد قليلا.

فقط لا تدعها تبقى لفترة طويلة جدا.

3. اختر الإعداد . إذا كان موضوعك الصعب يحتمل أن يكون محرجا أو تتوقع استجابة عاطفية، تجنب إعدادات المكتب المفتوح أو قاعات المؤتمرات مع النوافذ الزجاجية. لا تخطئ على الجانب الآخر عن طريق اختيار الإعداد المصممة للتخويف. إعداد محايد، خاص هو الأفضل لإجراء محادثات أكثر صعوبة. إذا كنت خائفا من التداعيات الجسدية، استشر ممثل H. R. الذي قد يقرر أن يكون حاضرا معك.

4. إعداد الموقف الخاص بك. من الضروري الدخول في هذه المناقشات مع الشعور بالثقة والسلوك الذي يظهر لك الهدوء والالتزام بنتيجة إيجابية. لهجة الصوت، لغة الجسد، والاتصال العين كلها مهمة. تذكر أن هذه المحادثة مهمة لنشاطك التجاري وفريقك والجلوس الفردي معك.إدارة نفسك لتصوير المستوى الصحيح من العزم مع المستوى المناسب للقلق لرعاية الطرف الآخر.

5. استخدم الجملة الافتتاحية التي أعدتها في جلسة التخطيط . تحدد الفتحات الجيدة السلوك وتربطه بأثر النشاط التجاري، وتشير إلى الحاجة إلى التغيير. لا تشعر بالضطر إلى التفاف عليه في الثناء. في حين أن بعض الممارسين ردود الفعل نقدر "ساندويتشينغ" ردود فعل بناءة مع إيجابية، يعتقد كثيرون هذا ببساطة الخلط بين الرسالة.

وبطبيعة الحال، يجب أن تعطي ردود فعل إيجابية - عندما حصل في وقت مبكر، وغالبا.

6. لا تفقد السيطرة على المحادثة. أكثر من عدد قليل من المديرين ذوي النوايا الحسنة وجدوا أنفسهم رأسا على عقب في هذه المحادثات. إذا كان المشارك يستجيب لبيانك الافتتاحي مع شيء مثل "حسنا، كنت قد فعلت ذلك إذا كنت مدير أفضل"، لا تحصل على الدفاع والسماح للمحادثة تتحول إلى حجة على أدائك. قد يكون الرد المعقول، "جون، هذه المحادثة هي عن السلوك الذي وصفته وتأثيره على أعمالنا، وليس عن أدائي. "

7. لا تنحرف عن طريق محطات المياه. لقد كان كل من الرجال والنساء يبكون أمامي، وفي حين أنه غير مريح، غالبا ما تكون طريقة الفرد للرد على التوتر. تكون مستعدة مع الأنسجة.

خصص الوقت اللازم لتكوينها. إذا لزم الأمر، تأخذ استراحة قصيرة. يمكنك أن تكون متعاطفة مع الوضع، فقط لا تدع الدموع تخرج عن التركيز على الحصول على القرار الصحيح.

8. قم بتشجيع الحوار . أفضل ردود الفعل والمحادثات التي تركز على السلوك هي المناقشات، وليس المونولوجات. سوف يمنحك الطرف الآخر فتحات لإجراء مناقشة عند الاقتضاء. دقق لتأكيد الفهم وطلب أفكار حول تعزيز أو تغيير السلوك المعني. كما تعلمون أنها تعمل عندما يقدم الطرف المتلقي أفكارا بشأن التحسينات الخاصة به.

9. تذكر أن تعمل على اتجاهك المخطط للمحادثة. إذا كان السلوك هو مهارة أو المعرفة ذات الصلة واحد، وتأتي على استعداد مع أفكار للتدريب. إذا كان التدريب لتعزيز الثقة أو تشجيع الفرد على اتخاذ الخطوة التالية، وضعت على قبعة التدريب الخاص بك. إذا كان الموضوع يركز على سلوك غير مقبول، فكرر التأثير التجاري للسلوك وقدم نصيحة واضحة بشأن تجنب ذلك في المستقبل. وعند التعامل مع أصعب موضوعات الأداء أو السلوك، يجب أن تكون هناك آثار على عدم الامتثال.

10. بناء خطة عمل معا. بمجرد أن تكتسب وضوح حول هذه المسألة، العمل معا لتحديد الطريق إلى الأمام. اتفق على خطة عمل وحدد موعدا واضحا لمتابعة ومناقشة التقدم المحرز.

الخط السفلي الآن:

في مشاركتي الأصلية، شاركت سرا أن معظم المديرين في حالة تأخر في إجراء ما يعتبرونه سيكون محادثة صعبة. والسر الآخر هو أن معظم الناس يريدون ردود الفعل وترغب في تحسين. في الاستطلاع بعد الاستطلاع في ورشتي، الأفراد يعبرون بأغلبية ساحقة عن رغبتهم في أن يمنحهم مديروهم المزيد من التغذية الراجعة - البناءة والإيجابية على السواء. بدلا من تأخير هذا الأداء، والوظيفي، وتعزيز الأعمال المناقشات، خطة للنجاح واستخدام العملية والنصائح أعلاه لمساعدتك على تعزيز الأداء الخاص بك مع هذه الأداة الإدارية الهامة.