نصائح إدارة ملفات الكمبيوتر الرقمية

تتبع الوثائق الإلكترونية الخاصة بك يمكن أن يكون مجرد روتيني في عالم "السلكية" اليوم.

بالإضافة إلى تخزين المستندات محليا على أجهزة الكمبيوتر المكتبية أو أجهزة الكمبيوتر المحمولة أو الأجهزة المحمولة، فإن المزيد والمزيد من الشركات تستخدم السحابة لتطبيقات الأعمال الأساسية وتخزين الملفات. (انظر لماذا الحوسبة السحابية مثالية للشركات الصغيرة و 5 عيوب الحوسبة السحابية.)

مزيد من تعقيد قضية التخزين هو الحاجة إلى العديد من الشركات لتبادل الوثائق بين الموظفين - داخل المكتب وعادة ما يتم ذلك باستخدام خادم الملفات أو شبكة مرفق جهاز التخزين (ناس).

إذا كان الدخول إلى الجوال مشتركا، فيمكن تخزين المستندات في السحاب ومشاركتها بتعيين أذونات الدخول.

المنظمة هي المفتاح

أينما كانت الوثائق مخزنة من المهم الاحتفاظ بها منظمة ومحدثة. الهدف من إدارة الملفات الإلكترونية هو التأكد من أنه يمكنك أن تجد ما كنت تبحث عنه، حتى لو كنت تبحث عنه بعد سنوات من إنشائها.

كان معظم رجال الأعمال في وقت أو آخر في موقف محرج من وجود مكالمة العملاء وعدم القدرة على تحديد بسرعة الفاتورة ذات الصلة أو وثائق العملاء الهامة الأخرى. على حد سواء مزعج هو الهرولة حول في نهاية العام في محاولة للعثور على وثائق تتعلق حسابات الشركة للمحاسب أو حتى أسوأ من ذلك، والرجل.

إن التنظيم السليم للوثائق الإلكترونية أمر بالغ الأهمية بشكل خاص في بيئة مشتركة - إذا كان أحد موظفيك غائبا (بشكل مؤقت أو دائم!) يجب أن تكون قادرا على تحديد موقع بسهولة لأي وثائق تم إنشاؤها أو إدارتها من قبل هذا الشخص.

(لاحظ أن الخسارة المحتملة لقضايا البيانات مع الموظفين الساخطين والمغادرين هي سبب آخر لحماية بيانات نشاطك التجاري، انظر 6 قواعد حماية بيانات الأعمال).

ستساعدك نصائح إدارة الملفات هذه في الحفاظ على إمكانية الوصول إلى ملفاتك:

1. استخدام مجلدات التثبيت الافتراضية لملفات البرنامج.

استخدم مواقع الملفات الافتراضية عند تثبيت برامج التطبيقات.

تحت ويندوز، من خلال ملفات برنامج تطبيق الاتفاقية تقع تحت (محرك الرسالة:) -> دليل ملفات البرنامج. إن تثبيت التطبيقات في أماكن أخرى أمر مربك وغير ضروري.

2. مكان واحد لجميع الوثائق.

ضع جميع المستندات ضمن مجلد "روت" واحد. لمستخدم واحد في بيئة ويندوز الموقع الافتراضي هو مجلد المستندات.

في بيئة مشاركة الملفات حاول أن تفعل الشيء نفسه - إنشاء مجلد الجذر واحد (تسمى "المستندات المشتركة" على سبيل المثال) وتخزين كافة المستندات في المجلدات الفرعية داخل المجلد الجذر. وجود موقع واحد لجميع الوثائق يجعل من السهل العثور على الأشياء وتشغيل النسخ الاحتياطي والمحفوظات.

3. إنشاء مجلدات في تسلسل هرمي منطقي.

هذه هي أدراج خزانة ملفات الكمبيوتر، إذا جاز التعبير. استخدام لغة بسيطة لتسمية المجلدات الخاصة بك. كنت لا تريد أن تبحث في هذه القائمة من المجلدات في المستقبل، ويتساءل ما "تفك" أو أي اختصار آخر للاهتمام اخترعت يعني.

4. مجلدات نيست داخل المجلدات.

إنشاء مجلدات أخرى ضمن هذه المجلدات الرئيسية حسب الحاجة. على سبيل المثال، قد يحتوي مجلد يسمى "الفواتير" على مجلدات تسمى "2013" و "2012" و "2011". قد يتضمن مجلد اسمه للعميل المجلدات "كوستوميرداتا" و "كوريسبوندنس".

والهدف هو أن يكون كل ملف في مجلد بدلا من وجود مجموعة من الملفات اليتيمة المدرجة.

لا، مع ذلك، إنشاء بنية مجلدات معقدة عميقة الطبقات - حيثما أمكن استخدام أسماء الملفات الوصفية بدلا من ذلك.

5. اتبع اصطلاحات تسمية الملفات.

بعض أنظمة التشغيل (مثل أونيكس) لا تسمح بمسافات في أسماء الملفات أو المجلدات، لذلك تجنب ذلك إذا كانت بيئة الحوسبة الخاصة بك مختلطة - بدلا من ذلك استخدم الشرطات السفلية كمحدد (على سبيل المثال Doe_John_Proposal دوك.) أحرف أخرى مثل / ؟ : * | "^ كما يحظر في أسماء الملفات أو المجلدات تحت ويندوز.

استخدام أسماء ملفات وصفية لسهولة تحديد واسترجاع ولكن لا تذهب - أسماء ملف / مسار لها حدود طول التي تختلف بين أنظمة التشغيل تحت ويندوز الحد الأقصى الكامل

استخدم الاختصارات الشائعة حيثما كان ذلك ممكنا.

6. تكون محددة.

إعطاء ملفات منطقية، أسماء محددة وتشمل التواريخ في أسماء الملفات إذا كان ذلك ممكنا، والهدف عند تسمية الملفات هو أن تكون قادرة على معرفة ما هو الملف عن دون الحاجة إلى فتحه والبحث، لذلك إذا كان المستند هو رسالة إلى عميل يذكره أن الدفع قد فات موعده، مثل "overdue_20120115"، بدلا من شيء مثل "بريد إلكتروني"، كيف يمكنك أن تعرف من هو الرسالة دون فتحه؟

إذا كنت تشارك الملفات عبر البريد الإلكتروني أو الأجهزة المحمولة قد ترغب في أن يتضمن اسم الملف أكثر تحديدا المعلومات، منذ إنفورما المجلد لن يتم تضمين تيون مع الملف المشترك. على سبيل المثال، إذا كان المستند موجودا في ماي دوكومينتس إنفواسز 2014 كوستوميرس Doe_John_20140416. وثيقة ومشتركة أو عبر البريد الالكتروني كل المتلقي سوف نرى هو Doe_John_20140416. وثيقة قد لا تكون قادرة على معرفة أن الملف هو فاتورة العملاء دون فتحه.

7. ملف كما تذهب.

أفضل وقت لتقديم مستند عند إنشائه لأول مرة. حتى تحصل في العادة من استخدام مربع الحوار "حفظ باسم" لتقديم المستند الخاص بك وكذلك اسمه، ووضعه في المكان المناسب في المقام الأول.

8. طلب الملفات الخاصة بك لراحتك.

إذا كان هناك مجلدات أو ملفات تستخدمها كثيرا، فأجبروها على الجزء العلوي من قائمة الملفات من خلال إعادة تسميتها مع! أو آ في بداية اسم الملف.

9. قم بلف ملفاتك بانتظام.

أحيانا ما هو القديم كما هو واضح في مثال المجلد المسمى "الفواتير" أعلاه.إذا لم يكن كذلك، حافظ على المجلدات الخاصة بك مرتبا عن طريق مسح الملفات القديمة.

هل لا حذف الملفات التجارية ذات الصلة إلا إذا كنت متأكدا تماما أنك لن تحتاج الملف مرة أخرى. بدلا من ذلك، في مجموعتك الرئيسية من المجلدات تحت المجلد الجذر الخاص بك، إنشاء مجلد يسمى "قديم" أو "غير نشط" ونقل الملفات القديمة في ذلك عندما تأتي عبر لهم.

10. قم بعمل نسخة احتياطية من ملفاتك بشكل منتظم.

سواء كنت تقوم بنسخ ملفاتك على محرك أقراص آخر أو على شريط، فمن المهم إعداد ومتابعة نظام النسخ الاحتياطي العادي. راجع 3 خطوات لنظام النسخ الاحتياطي الناجح.

إدارة الملفات الجيدة تجعل العثور على ما تريده سهلة

يجب أن تكون إدارة الوثائق الإلكترونية جزءا من استراتيجية إدارة الوثائق الشاملة لنشاطك التجاري. يجب أن تتضمن الخطة الصحيحة لإدارة الوثائق جميع جوانب التعامل مع المستندات، بما في ذلك التخزين والاسترجاع والنسخ الاحتياطي والأمن.

وظيفة البحث هو شيء رائع لكنه لن تتطابق بسهولة أن تكون قادرة على الذهاب مباشرة إلى مجلد أو ملف. إذا كنت تتبع هذه النصائح إدارة الملفات باستمرار، حتى لو كنت لا تعرف أين هو شيء، أنت تعرف أين ينبغي أن يكون - ميزة كبيرة عندما يتعلق الأمر إلى العثور على ما كنت تبحث عنه. سوف ممارسات إدارة الملفات جيدة توفير الوقت عملك والمال.