5 طرق لتجنب المشاكل القانونية مع المتطوعين

المتطوعون كبيرون ولا بد لهم من العمل الخيري. ولكن، إذا ساءت الأمور مع متطوع، فإنه يمكن أن تفسر أخبار سيئة لمنظمتك.

على سبيل المثال، ماذا لو كان المتطوع لديه حادث أثناء خدمتك؟ ماذا لو كان المتطوع يكسر القانون أو يضر بشخص آخر؟ يمكن أن تكون مؤسستك مسؤولة.

فيما يلي خمس طرق لجعلها أقل احتمالا لأن تواجه مشكلات مع المتطوعين.

قد تبدو بعض هذه الأمور مرهقة، ولكن تأخذ الوقت اللازم للقيام بذلك بشكل صحيح وحماية كل من مؤسستك والمتطوعين.

1. وضع سياسات وإجراءات تطوعية.
استشر محاميا أو متطوعا متخصصا للتأكد من أنها كافية. وينبغي أن تحدد السياسات الواجبات التطوعية وأن تعالج قضايا مثل التمييز والتحرش وغير ذلك من السلوكيات غير القانونية.

من خلال حظر صريح للسلوك السيئ، قد تكون مؤسستك محمية من المسؤولية. احرص أيضا على إدراج الحماية للمتطوع من سوء المعاملة من قبل المنظمة وموظفيها.

2. اكتب وصف وظيفي لجميع المناصب التطوعية.
كن صريحا بشأن توقعات المتطوع وما يمكنه أو لا يستطيع فعله. توضيح أي خطر محتمل على المتطوعين وطلب الإفراج عن توقيع من المسؤولية. قد يساعد وصف وظيفي دقيق وموجز في حماية المنظمة من المسؤولية إذا تجاوز المتطوع ما هو مسموح لها به.

- <->

وفيما يلي بعض الأشياء التي يجب تضمينها في الوصف الوظيفي:

• هدف مؤسستك غير الربحية
• التدريب المطلوب لهذا المنصب
• الواجبات المتوقعة من المتطوع
• الوقت اللازم للقيام به المهمة
• الموقع الذي سيقوم فيه المتطوع بالعمل

3. اطلب من كل متطوع ملء طلب.

في معظم الأحيان، فإنه يدفع لطلب التطبيق.

ومع ذلك، في بعض الأحيان مع المشاريع الجماعية التي تنطوي على "دعوة الماشية" للمتطوعين، يمكنك ببساطة أن المتطوعين ملء التنازل الذي يطلق المنظمة من المسؤولية.

وتعقيد التطبيق يعتمد على الموقف. إذا كان المتطوع يعمل مع الناس الضعفاء مثل الأطفال أو كبار السن، يجب أن يكون شريط أعلى. أما بالنسبة للمهام البسيطة التي تنطوي على خطر ضئيل على أي شخص، فإن تطبيق أقصر سيكون مناسبا. كن حذرا لديك تطبيقات مختلفة للوظائف المختلفة. ليس هناك معنى في تثبيط بعض المتطوعين بشكل طويل إذا لم يكن ذلك ضروريا.
وفيما يلي بعض الأشياء التي يجب تضمينها في أحد التطبيقات، حيثما كان ذلك مناسبا:

• المعلومات الشخصية مثل العنوان ورقم الهاتف وعنوان البريد الإلكتروني أو الشخص الذي يمكن الاتصال به في حالة المرض أو الحادث، أو رخصة القيادة، أو إثبات التأمين الشخصي، إلخ
• المؤهلات، عند الضرورة إلى الوظيفة، مثل المهارات الخاصة، أو التحصيل التعليمي.
• المراجع التي يمكن أن تشهد على حسن شخصية مقدم الطلب أو أخلاقيات العمل. قد تكون المراجع من أحد أفراد المجتمع، أو منظمة غير ربحية أخرى حيث تطوع مقدم الطلب، أو صاحب العمل.
• إذن كتابي لإجراء فحص الخلفية، ضروري إذا كان المتطوعون سوف يعملون مع الأطفال أو غيرهم من السكان المعرضين للخطر
• التنازل عن السرية حتى تتمكن من جمع المعلومات التي تحتاج إليها وتقاسمها بشكل مناسب.

4. إجراء الفحص المناسب.

كن حذرا هنا. الفحص مهم بشكل خاص للمتطوعين الذين قد يكونون على اتصال مع الناس الضعفاء، أو الذين لديهم لدفع أثناء القيام بعملهم التطوعي أو الانخراط في أنواع أخرى من العمل الخطير.
ومع ذلك، فإن 31 في المائة من المنظمات غير الربحية لا تقوم بفحص المتطوعين وفقا لدراسة واحدة. المنظمات غير الربحية غالبا ما يعتقدون أنها يمكن أن الشرطة متطوعيهم أنفسهم وإهمال لإجراء فحص الخلفية المناسبة. ولكن هذا يمكن أن يترك المنظمة مفتوحة للمسؤولية. فكر في الفحص كجزء من إجراءات السلامة وإدارة المخاطر.
يجب أن يكون الفحص دائما محترما ويحمي خصوصية المتطوعين قدر الإمكان. الحصول على موافقة خطية للفحص قبل المتابعة.

الشاشة أيضا من وقت لآخر كاجراء وقائي.
يمكن أن يكون الفحص بسيطا كمقابلة شخصية، أو يمكن أن يتضمن:

• فحوص خلفية جنائية
• سجلات وتراخيص القيادة
• تأكيد التأمين
• فحص للأوضاع الصحية أو طلب إثبات بعض اللقاحات
• التحقق من أوراق الاعتماد مثل شهادة التدريس أو تقييم المهارات الخاصة

5. توفير التدريب والإدارة ممتازة.
لم تقم أبدا بتفريغ المتطوعين دون تدريب كاف. المتطوعون نقدر تدريبهم، حتى يعرفون ما يجب القيام به ومتى. تدريب في مجموعات أو واحد على واحد. تطوير المواد المكتوبة التي يمكن للمتطوع اتخاذها معهم، وتدريبهم على مهامهم المحددة. تعيين المتطوع لشخص موظف للرقابة.
يمكن أن يتضمن التدريب ما يلي:

• مدونة قواعد سلوك مؤسستك
• كيفية التصرف عند تمثيل المؤسسة
• كيفية التعرف على إساءة الاستخدام والإبلاغ عنها
• كيفية الحفاظ على سرية المؤسسة والأشخاص الذين تخدمهم
• ما الذي تتوقعه على وجه التحديد من المتطوع
• كيفية الإبلاغ عن أي مشاكل
• المسؤول عن كيفية الوصول إليهم

وأخيرا، كن مستعدا لإقالة المتطوع في حالة انتهاكه لأي من القواعد من الصعب الحصول على جنبا إلى جنب مع، لا يمكن الاعتماد عليها، أو مسيئة بأي شكل من الأشكال. وضع إجراءات مكتوبة للموظفين إذا كان يجب أن تسمح للمتطوع الذهاب.
قم دائما بإبلاغ المتطوع عن سبب السماح لك بالذهاب، ثم توثيق الفصل، تماما كما تفعل مع الموظف المدفوع. وسيساعدك وجود إجراء، وتتبعه، وتسجيل الإجراء، على أن يقرر المتطوع تقديم شكوى إلى الإدارة العليا أو محاولة العودة إليك.
لا تنسى أن يكون لديك سياسات لموظفيك تغطي كيفية التعامل مع المتطوعين.صف ما هي المضايقات وكيفية تجنبها. إعداد إجراءات التظلم التي يمكن للمتطوعين استخدامها للإبلاغ عن أي إساءة.

المتطوعون يريدون أن يفعلوا الخير وتقدر عند منظمة مستعدة للعمل معهم. إنهم يريدون سياسات جيدة في مكانهم وأن يكون لديهم التدريب المناسب والإدارة. يتطلب الحفاظ على المتطوعين ليس فقط الامتنان من جانبكم ولكن أيضا نهج منظم الذي يحمي كل من المتطوعين والمنظمات غير الربحية الخاصة بك.

الموارد الموصى بها:

المتطوعون: موازنة المخاطر والمكافآت (مجموعة تحالف التأمينات غير الربحية)

التطوع - من إنيرجيز، مركز الخبرات المتطوعين.