كيفية تحقيق أقصى استفادة من اجتماعاتك الفردية

إذا كنت مديرا، فربما كنت على علم بأنك من المفترض أن تعقد اجتماعات فردية مع كل موظف من موظفيك. وهذا أمر واضح. ولكن ماذا على الأرض هل من المفترض أن تفعل في هذه الاجتماعات؟ كيف تتأكد من أنها منتجة وجديرة بالاهتمام، بدلا من الاعتماد على علامة اختيار واحدة فقط على قائمة الإدارة الخاصة بك؟

إليك سبع طرق لتحقيق أقصى استفادة من اجتماعاتك الفردية مع الموظفين.

1. تقدم الهدف

بالإضافة إلى الاجتماعات الفردية العادية، يجب أن يكون لديك أهداف الأداء السنوية. إن تخطيط تطوير الأداء ليس مجرد تجاوز النجاحات والفشل في العام الماضي؛ هو تحديد الأهداف والغايات لهذا العام. سوف تشير إلى هذه الأهداف على مدار العام.

في كل مرة تلتقي فيها مع موظفيك، سوف نلقي نظرة على هذه الأهداف ونرى كيف أنها تتقدم نحو تحقيقها. سوف موظفيك يعرفون دائما ما هو متوقع منهم، وعليك أن تعرف دائما حيث يقفون النسبية إلى التقدم اللازم.

2. تغيير الأهداف

قد يبدو هذا على عكس النقطة المذكورة أعلاه، ولكن الأهداف التي تم تحديدها في ديسمبر كانون الاول لا معنى لها دائما في يوليو تموز. الشركات إعادة تنظيم والعملاء ترك مؤسستك، والعملاء الجدد الانضمام. الموظفين إنهاء، واستبدال يتم تعيين. وتقتل المشاريع، وتضاف مشاريع جديدة. وبعبارة أخرى، لا تتردد في إجراء تغييرات على الخطط الأصلية.

عند الجلوس مع الموظفين والنظر في الأهداف وهدف واحد لا معنى له، رميها. لا ذنب. التخلص منه وإضافة واحدة جديدة، إذا كان ذلك مناسبا. الآن، إذا كان الهدف لم يعد منطقيا لأن الموظف الخاص بك تحقيق الهدف، ثم تهنئها وأخذها من القائمة.

3. اسأل عن الدعم المطلوب

اجتماع واحد على واحد هو الوقت المثالي لطرح الموظف حيث تحتاج إلى مساعدة.

قد يحتاج مشروع معقد إلى مزيد من القوى العاملة. قد تكون تعمل مع زميل في العمل الذي هو الفتوة ورعشة. لقد اكتشفت للتو أنها حامل وستحتاج إلى إجازة لتعيينات الطبيب. ولكن، فقي بعناية، لا تسأل عن الاحتياجات إذا كنت تريد تجاهلها بمجرد تحديدها.

لا تأخذ طلب المساعدة كعلامة على أن الموظف غير قادر على أداء وظيفتها. كل شخص يحتاج إلى مساعدة، وأنه من الأفضل أن تقوم بإنشاء بيئة داعمة مفتوحة بدلا من الانتظار حتى يكون هناك كارثة التي لديك لقضاء عطلة نهاية الأسبوع الخاص بك تحديد.

4. التخطيط الوظيفي

في حين أن تركيزك على إنجاز المهمة اليوم، فإن موظفيك يشعرون بالقلق إزاء مستقبلهم. وفي حين أن هذا ليس محور تركيز كل واحد في اجتماع واحد، فإن التخطيط الوظيفي جزء هام من الاجتماعات العادية. هذا هو لصالحك وكذلك فائدة الموظف الخاص بك.

كنت تريد أن تعرف أين تريد أن تذهب، وسوف تحتاج إلى مساعدتها على طول هذا الطريق. لماذا ا؟ لأن أفضل شيء يمكنك القيام به لشركتك هو المساعدة على الاحتفاظ أفضل الموظفين. وهذا يشمل النمو الوظيفي - عدد قليل جدا من الناس يريدون البقاء في نفس الوظيفة إلى الأبد.

لذلك، تحدث عن ما يجب على الموظف القيام به وتعلم لكسب ترقية أو الاستعداد لنقل إلى نوع مختلف من العمل.

5. الثناء

الجميع يريد أن يسمع عندما تكون ناجحة. في حين أن أفضل وقت للثناء على الموظف هو في هذه اللحظة، ("مهلا، عرضا كبيرا!" أو "رأيت فقط كنت التعامل مع هذا العميل البغيض تماما، وظيفة رهيبة!") مديري ليست في كل مكان في كل مرة.

تأكد من ثناء موظفيك على إنجازاتهم. إبقاء عينيك وآذان مفتوحة للتقارير عن العمل الجيد. إذا قال شخص آخر، "مهلا، جين فعلت وظيفة رهيبة أمس"، وكتابة عليه وتقديمه معها في واحد على واحد. (هذا هو أيضا وثائق كبيرة أن يكون لأداء أدائك على أساس تسويات الرواتب.)

6. تصحيح

جنبا إلى جنب مع الثناء، تحتاج التصحيحات أن يحدث. مثل الثناء، ومعظم هذه التغذية المرتدة هو أكثر فعالية عندما تعطى في لحظة، إذا كان ذلك مناسبا. ما لم يكن الوضع ملحا وخطرا، تحتاج إلى تقديم التصحيحات من القطاع الخاص.

(لا بأس أن تصرخ في أحد الموظفين للحصول على طفاية حريق لإخماد حريق تسجيل النقدية، ولكن ليس من الجيد أن تصرخ لدى الموظف أمام العملاء وغيرهم من الموظفين لأن درج النقود كان قصير.) > الاجتماعات الفردية هي الوقت المناسب للجلوس وتقديم التصحيحات والمشورة.

التصحيحات التي تقدمها يمكن أن تتراوح بين متطلبات من الصعب إرضاءه ("لدينا معيار الشركة لاستخدام تايمز نيو رومان للتقارير، يرجى تغيير التقارير الخاصة بك")، إلى السمات الشخصية التي تسبب مشاكل ("لقد لاحظت أنك انتقد إذا كان لديك مخاوف بشأن زميل في العمل، يرجى إحضارها إلي، وسأقوم بمعالجتها، مهمتك هي أن تفعل X و Y و Z. لا تقلق نفسك بعمل جين.)

يجب أن تكون الانتقادات دائما بدلا من تقديم العقاب - على الأقل في البداية. لا ينبغي أن يتوقع مدير الكمال. ومع ذلك، هناك بعض الإجراءات التي قد تحتاج إلى "العقاب. "إذا كان الموظف متأخرا بشكل مزمن، قد تحتاج إلى إنشاء خطة لتحسين الأداء. إذا كان الموظف يضايق موظفين آخرين، قد تحتاج إلى وضع الكتابة في ملف موظفيها ومرافقة هذا الإجراء التأديبي مع تقديم المشورة المكثفة.

العادية واحد على اساسا تسمح لك لمواكبة هذه الحالات حتى لا يحصل شيء من اليد. على سبيل المثال، لن يكون لديك في أي وقت مضى مكانة الفتوة في مكان العمل لأنك قد صححت المشاكل في أول علامة عليها، وإذا لم تعمل التصحيحات، فإنك توثق حالة قوية لإنهاء العمل.

7. تعيينات جديدة

في حين أنك لا تنتظر اجتماعا واحدا لتعيين مهمة جديدة أو هدف موظف، فإنه غالبا ما يكون أفضل مكان لمناقشة مشروع جديد. فهو يوفر لك الوقت لتقديم المشروع بأكمله وموظفك لطرح الأسئلة بحيث عندما تغادر مكتبك، وقالت انها على استعداد للذهاب.

ويمكنها أيضا طرح مخاوف وأفكار قد تجعل المشروع يعمل بشكل أكثر سلاسة. كما أنها تحتاج إلى فهم مقدار السلطة والاستقلالية التي يمكن أن تمارسها في اتخاذ القرار. وأخيرا، يحتاج الموظف إلى خلق معك المسار الحرج الذي يحدد الأوقات التي سوف تحتاج ردود الفعل حول التقدم المحرز خلال واحد الخاص بك على اجتماعات واحدة.

كيف غالبا ما تعقد اجتماعا واحدا؟

لا توجد إجابة واحدة تغطي جميع الحالات الطارئة. ذلك يعتمد على عدد الموظفين لديك، ما نوع العمل الذي تقوم به، وكم الدعم موظفيك في حاجة، والجدول الزمني الخاص بك. في بعض الأحيان، 15 دقيقة من واحد على واحد مرة، مرة واحدة في الشهر، كافية للحفاظ على رأس كل شيء.

في بعض الأحيان قد تحتاج إلى ساعة في الأسبوع لتحقيق الأهداف السبعة المذكورة أعلاه. إذا كنت حديث العهد بالاجتماعات الفردية، فابدأ مع كل أسبوع آخر لمدة نصف ساعة وضبطه لأعلى أو لأسفل حسب الحاجة. لا تحتاج إلى جدولة نفس الوقت من الوقت لكل موظف، على الرغم من أنك سترغب في التأكد من أنك لا تفضل أحد الموظفين على موظف آخر.

عندما تحصل في العادة من المواعيد العادية مع تقاريرك المباشرة، ستجد أن القسم الخاص بك يعمل بشكل أكثر سلاسة. سوف موظفيك يعرفون ما يحتاجون إلى القيام به وعليك أن تعرف ما عليك القيام به لمساعدتهم.

وإذا لم تكن قد عقدت بالفعل، حدد موعدا واحدا مع رئيسك بشكل دوري. سوف تستفيد من هذا الوقت وجهه مع رئيسك، تماما مثل موظفيك تستفيد من الوقت الذي يقضون واحد على واحد معك.